Confira o checklist para planejar um projeto de digitalização!

Em um mundo cada vez mais digital, transformar o acervo físico de uma empresa em documentos digitais não é mais uma opção, mas uma necessidade estratégica. No entanto, iniciar um projeto de digitalização com sucesso vai muito além de simplesmente comprar um scanner e começar a trabalhar. A jornada da digitalização é complexa e exige um planejamento meticuloso. Se for mal executado, pode resultar em grandes custos, perda de tempo e, pior, documentos digitais inúteis, inacessíveis ou incompletos. Por isso, entenda a dimensão da tarefa de projeto de digitalização neste artigo da Destaque.

Qual a importância de um projeto de digitalização?

O grande erro que muitas empresas cometem é subestimar o escopo de um projeto de digitalização. O processo não é puramente técnico; é um projeto de gestão de informação que envolve logística, padronização, tecnologia e, crucialmente, indexação.

O fator do volume e da logística

Dependendo do porte da empresa e do tempo de mercado, o acervo de documentos físicos pode ser enorme. Lidar com esse volume exige uma logística interna complexa. É preciso definir quais documentos devem ser priorizados para a digitalização. Assim, defina quais são os mais urgentes ou sensíveis e quais podem ser descartados (após avaliação legal e arquivística).

A complexidade da transformação digital

O projeto de digitalização é um componente do processo mais amplo de transformação digital. Ela requer um roteiro (roadmap) de implementação. A digitalização deve estar alinhada aos objetivos estratégicos do negócio. Sem um plano bem definido de como os novos arquivos digitais serão usados e integrados aos processos de trabalho (como ERP, CRM ou sistemas de compliance, o processo corre o risco de ser um esforço isolado e sem valor a longo prazo.

Como prosseguir com um projeto de digitalização para a empresa?

Para garantir que o seu esforço não seja desperdiçado e que o documento digital se torne um ativo útil e pesquisável, é fundamental seguir um roteiro detalhado. Algumas recomendações envolvem:

1- Definição clara de objetivos e escopo

Esta é a fase inicial e, em contrapartida, a mais estratégica. É preciso definir quais coleções de documentos (ativos ou inativos) serão digitalizadas e por qual motivo.

Algumas equipes internas, sem expertise arquivística, podem ter problemas para identificar e segregar corretamente os documentos conforme suas classes e temporalidade (ciclo de vida). Contudo, é vital fazer o treinamento e organização corretos para evitar digitalizar informações obsoletas ou dispensáveis.

2- Organização e preparação do acervo físico

Antes de o scanner entrar em ação, o acervo precisa ser preparado. A preparação pode incluir a separação, higienização, desdobra, retirada de clipes e grampos e o reparo de documentos danificados ou rasgados.

Essa etapa exige que o documento seja manuseado com cuidado extremo para não comprometer a integridade e a qualidade da imagem digital. A velocidade e a precisão nesse manuseio impactam diretamente a cronologia de todo o projeto de digitalização.

3- Definição de padrões técnicos e de qualidade

Não basta que a imagem seja legível. Ela deve seguir padrões técnicos que garantam a longevidade e a utilidade do arquivo. É preciso definir o formato de arquivo (ex: PDF/A para arquivamento), a resolução (DPI) mínima, o tipo de compressão e a escolha entre cor, escala de cinza ou preto e branco.

Lembre-se: um erro na definição do DPI ou na escolha do formato pode inviabilizar o uso do documento em sistemas de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), ou torná-lo inviável para uso legal. Assim, surgiria a necessidade de refazer o trabalho posteriormente.

4- Indexação e classificação: o fator mais crítico

A indexação é a etapa mais importante do projeto de digitalização para a usabilidade futura. Ela consiste em criar metadados (palavras-chave, datas, nomes, categorias) que permitirão a busca e a recuperação rápida e precisa de cada documento no sistema. Um projeto de digitalização só é realmente bem-sucedido se os documentos puderem ser encontrados quando necessário.

Desse modo, esta é uma tarefa que exige precisão e conhecimento sobre as classes de informação da empresa. Uma indexação incorreta ou incompleta torna o documento digital, na prática, tão difícil de encontrar quanto o documento físico. A indexação exige rigor e processos validados para garantir que todos os documentos sejam classificados de forma uniforme.

5- Escolha da tecnologia e infraestrutura

É preciso selecionar os scanners adequados (que suportem o volume e o tipo de papel), o software de captura de imagens, a solução de OCR e, principalmente, o Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED ou ECM) para armazenamento e acesso seguro.

Contudo, adquirir scanners profissionais e licenças de software de gerenciamento representa um alto custo de investimento inicial. Além disso, a equipe de TI precisa ter expertise para integrar essas soluções ao sistema existente e garantir o armazenamento seguro na nuvem ou em servidores internos.

6- Controle de qualidade e validação

Após a digitalização e a indexação, o controle de qualidade deve ser rigoroso. É preciso verificar se todos os documentos foram digitalizados, se a imagem está limpa e completa (sem cortes) e se os metadados de indexação foram aplicados corretamente.

Essa fiscalização da qualidade em alto volume requer atenção constante. O custo de oportunidade em usar colaboradores internos para esta função de auditoria é alto, pois desvia a atenção de suas funções primárias.

Quais as principais dificuldades do projeto de digitalização para a gestão interna da empresa?

A maior complexidade de um projeto de digitalização não reside na tecnologia em si, mas na gestão do processo e dos recursos humanos. 

Realizar todo o processo in-house implica:

• alto custo de investimento: compra e manutenção de scanners de alta performance e licenças de software;
• desvio de foco: deslocar colaboradores de suas funções primárias (como backoffice ou financeiro) para realizar tarefas minuciosas e repetitivas, como preparação e controle de qualidade;
• expertise limitada: a equipe interna raramente possui a expertise arquivística e técnica necessária para definir padrões de indexação, que é o fator que define o sucesso do projeto de digitalização. Um erro de indexação hoje pode custar horas de busca e prejuízo financeiro no futuro.

Em contrapartida, as empresas especializadas em gestão e digitalização de documentos já possuem a infraestrutura, o know-how processual e equipes treinadas para manusear e indexar documentos com a precisão exigida pela auditoria e pela conformidade legal.

Qual a vantagem de terceirizar o projeto de digitalização?

Diante da complexidade logística, técnica e humana, confiar o projeto de digitalização a uma empresa parceira é a decisão mais estratégica e segura. Um parceiro especializado oferece:

• velocidade e eficiência: processos otimizados e equipamentos dedicados para lidar com grandes volumes;
• expertise técnica: garantia de que a indexação, a classificação e a qualidade técnica da imagem final estejam corretas, evitando o retrabalho;
• redução de risco: minimiza o risco de falha do projeto e o alto custo de capital que seria exigido para criar a infraestrutura interna.

O sucesso da transformação digital e a usabilidade dos seus documentos dependem de um projeto de digitalização que combine planejamento rigoroso com execução precisa. Se a sua empresa busca transformar grandes volumes de acervo em ativos digitais acessíveis, seguros e em conformidade com as exigências legais. Isso, sem comprometer seus recursos internos, a melhor opção é procurar um especialista.

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