Já notou desordem, acúmulo desnecessário ou dificuldade de localização de arquivos? Algumas atitudes, como, por exemplo, a organização de arquivos físicos e digitais, quando não estruturada de forma correta, pode acarretar prejuízos que vão desde a perda de tempo a problemas financeiros. Por isso, é importante notar indícios de problemas e tomar medidas de acordo!
Todos os anos, cresce exponencialmente a quantidade de dados em diferentes formatos que passam pelas empresas, o que torna a área responsável por gerenciar esses documentos altamente estratégica para o sucesso do negócio. Assim, a gestão de documentos permite a captura fácil e ágil, além de melhor conservação, segurança, ordem, pesquisa correta e praticidade.
A seguir, a Destaque indica os principais sinais de que a organização de arquivos físicos da sua empresa está ineficiente. Veja!
É importante saber que organizar, não significa apenas agrupar, separar e colocar em caixas aquilo que se deseja armazenar. É preciso conhecer os conceitos básicos da gestão documental, além de criar padrões inteligentes, regras e condições capazes de facilitar ao máximo a localização e o acesso aos elementos. O segredo é não hesitar em combinar diferentes ferramentas de organização de documentos e não depender apenas dos métodos atuais.
No entanto, algumas vezes, pode ser que a gestão de documentos de uma empresa não seja suficiente, acarretando, assim, em erros. Sabendo disso, é importante ficar atento a sinais de problemas e ineficiência e buscar, a partir disso, melhorar a organização de arquivos físicos.
Abaixo, apresentamos alguns desses sinais. Confira!
O destaque inicial nesta lista aponta diretamente para a ausência de um Manual de Gestão de Arquivos, elemento fundamental na administração de arquivos físicos. Este manual é uma compilação de procedimentos e operações técnicas abrangendo a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de todos os documentos, independentemente da fase em que se encontram. A falta desse guia de referência deixa os colaboradores sem critérios claros para arquivamento, resultando em conflitos e perda de eficiência na busca por informações.
Ao implementar o Manual de Gestão de Arquivos, a empresa ganha controle total sobre sua documentação, tanto na produção quanto no recebimento. Isso:
Existe um recurso chamado indexação. Apesar do nome complexo, nada mais é que uma maneira eficiente de organizar e encontrar um documento. Indexar é representar um documento com palavras referentes ao seu assunto. Ao realizar a indexação, o documento passa por uma análise, e termos relevantes são extraídos para identificação durante futuras buscas. Essa atividade consiste em arquivar o documento de forma aprimorada, visando facilitar sua localização posterior.
Essencialmente, a indexação transforma o conteúdo do documento em palavras-chave que otimizam a recuperação de informações. Contribui significativamente para a organização e agilidade no acesso a documentos específicos.
Ainda hoje, existem muitos documentos que precisam ser físicos. No entanto, quando não armazenados em condições adequadas, podem sofrer danos irreparáveis. Por isso, digitalizar um arquivo ou manter a versão digital se torna importante.
Contendo as informações importantes no ambiente de servidores, é possível protegê-las com backups diários. Assim, mesmo que ocorra um incidente, pode-se restaurá-los rapidamente, caso necessário.
Além disso, há possibilidade de acessar os documentos de qualquer lugar e a qualquer momento por meio de uma nuvem. Viabiliza um trabalho em equipe, independentemente da localidade das filiais e clientes.
De nada adianta possuir um sistema de organização impecável se todos os membros da empresa não estiverem alinhados às mudanças implementadas. Embora possa parecer algo improvável, é um cenário comum onde empresas introduzem novos protocolos, resultando em desconforto tanto interna quanto externamente.
Quando os colaboradores não dominam as novas práticas, isso pode levar a atrasos no atendimento e a uma demora maior na execução de tarefas que normalmente seriam rápidas. Ao familiarizar os colaboradores com as mudanças no sistema de arquivamento e busca de arquivos, é possível otimizar todo o processo diário de funcionamento da empresa. O treinamento não é apenas uma etapa, mas uma parte essencial do processo de adaptação, garantindo que todos estejam capacitados e confiantes para abraçar as mudanças propostas de forma eficaz.
No contexto físico, é essencial estabelecer um padrão consistente para a categorização de pastas. Opte por guardar e posicionar as categorias dos documentos mais frequentemente consultados em áreas acessíveis, como o centro de uma estante, evitando extremidades. Leve em consideração a funcionalidade e arranjo das estantes, garantindo uma atualização regular do acervo para prevenir desatualizações e o acúmulo desnecessário de tarefas. Essas práticas não apenas facilitam o acesso rápido, mas também promovem uma gestão eficaz dos documentos, contribuindo para a fluidez das operações cotidianas.
A adoção de cores para categorizar documentos também é uma prática eficiente na organização de arquivos físicos e é amplamente utilizada. Cada cor pode ser atribuída para representar a importância ou o tema específico do documento. Essa abordagem simplifica as consultas, permitindo que os usuários identifiquem imediatamente onde procurar.
Em casos de incerteza quanto à categoria, opte por associar o documento à categoria mais pertinente. Essas simples mudanças resultarão em uma otimização significativa das tarefas diárias, aprimorando a eficiência no gerenciamento de documentos.
Embora determinados arquivos sejam acessíveis a todos os colaboradores, duplicar documentos pode resultar em complicações significativas. Por exemplo, se uma pessoa realiza alterações em uma cópia enquanto outro setor trabalha em uma nova versão, a empresa corre o risco de possuir informações desatualizadas e inconsistentes.
Em setores críticos, como o financeiro, essa situação pode acarretar até mesmo em prejuízos. Portanto, é fundamental evitar duplicações para assegurar a integridade e a coesão das informações em todos os departamentos da empresa. Por isso, evite!
Hesitar em procurar assistência de empresas especializadas pode limitar as oportunidades de aprimorar a gestão documental. Empresas dedicadas exclusivamente à hospedagem e gerenciamento de arquivos oferecem serviços abrangentes, desde categorização até atualização, sempre pautadas pela ética e preservação da integridade documental.
Consequentemente, a complexidade da gestão documental é simplificada quando confiada a especialistas. Ao organizar seus documentos de maneira adequada, cria-se um padrão no acervo, permitindo a rápida identificação de arquivos e resultando em uma significativa economia de tempo.
Na busca por excelência na organização de arquivos físicos, confie na Destaque! Somos uma empresa especializada em serviços de hospedagem e gerenciamento de documentos, comprometidos em oferecer soluções completas. Desde a categorização até a atualização, priorizamos a ética e a preservação integral da sua documentação.
Ao optar pela Destaque, simplificamos sua demanda documental, estabelecendo padrões claros no seu acervo. Confie na Destaque para elevar a eficiência e integridade dos seus documentos. Entre em contato!
Sabe o que é BPO ou terceirização de processos de negócios, e como pode ser…
Sabe quais são as vantagens e desafios do armazenamento na nuvem para gestão de documentos?…
Veja 5 dicas de segurança de dados na gestão documental! Sabe como garantir a segurança…
Sabe como a gestão documental para empresas e o compliance se relacionam? No artigo, conheça…
Já pensou em integrar o sistema GED com outros softwares que sua empresa usa? Veja…
Sabe como implementar a Gestão Eletrônica de Documentos para pequenas e médias empresas? Leia e…