O que é e como funciona o compartilhamento de dados empresariais?

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As empresas têm se beneficiado cada vez mais das tecnologias, e suas recentes transformações. Nesse contexto, o compartilhamento de dados é uma das principais funcionalidades. Vem sendo utilizado em vários aspectos e áreas do universo corporativo e empresarial. Isso porque oferece desde redução de custos até a melhora na segurança de dados e arquivos, além de aumento da eficiência e flexibilidade às equipes. Quando tecnologias, como essa, são implementadas pelas empresas, é visível o quanto elas ampliam as possibilidades do dia a dia de trabalho.

Quer entender melhor o que é e como funciona o compartilhamento de dados empresariais? Neste artigo, a Destaque esclarece. Confira a seguir mais detalhes sobre o assunto!

Saiba o que é compartilhamento de dados!

O compartilhamento de dados é uma prática que envolve a disponibilização de dados e recursos para serem acessados por diversos departamentos ou partes interessadas dentro de uma organização. Essa prática é fundamental, pois permite que as informações fluam livremente e que as decisões sejam tomadas com base em dados precisos e atualizados.

Essa funcionalidade pode incluir o compartilhamento de dados financeiros, sobre vendas, clientes, recursos de TI e mais. Todas essas informações podem ser partilhadas entre as equipes de uma organização. Garante que elementos relevantes para o trabalho estejam disponíveis para todos.

Outro aspecto interessante é que o uso das tecnologias ajuda a evitar duplicação de dados e desperdício de recursos. Dessa forma, o compartilhamento de dados viabiliza um trabalho mais eficiente, dinâmico e integrado entre os colaboradores da empresa. A comunicação e a colaboração entre diferentes equipes e departamentos também são aprimoradas nesse processo. Mantendo as informações disponíveis para todas as partes interessadas, fica mais fácil que todos trabalhem em conjunto e tomem decisões bem fundamentadas. 

Mas, como funciona o compartilhamento de dados na empresa?

O compartilhamento de dados em empresas opera por meio de sistemas dedicados ao armazenamento e compartilhamento de informações, permitindo o acesso simultâneo por diversos usuários. Atualmente, a maioria dessas soluções é desenvolvida para funcionar na nuvem, viabilizando o acesso remoto por usuários em qualquer local e a qualquer momento. 

Segurança

Seja qual for a solução escolhida pela sua organização, a prática de compartilhamento de dados empresariais deve ser conduzida com cautela para garantir a segurança de informações sensíveis e pessoais, como dados de clientes e informações financeiras. Para isso, é crucial que as empresas implementem medidas de segurança apropriadas. Entre elas, podemos citar:

• adoção de senhas fortes;
• criptografia de dados;
• monitoramento de atividades;
• adoção de ferramentas antivírus;
• escolher locais seguros para armazenar dados;
• autenticação de usuário, dentre outras precauções para garantir a privacidade e proteção dos dados compartilhados.

Também é importante definir as permissões de acesso para garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso às informações. Isso pode ser feito por meio de controles de acesso baseados em funções, que permitem que os usuários acessem apenas os dados necessárias para realizar suas tarefas.

Ferramentas úteis

Atualmente, há várias ferramentas e tecnologias sendo exploradas com essas finalidades. Algumas das mais comuns são:

1. software de gerenciamento de projetos: possibilitam que equipes diferentes trabalhem em um mesmo projeto, com compartilhamento de dados em tempo real;
2. sistemas de gestão de relacionamento com o cliente (CRM): as informações de clientes são compartilhadas em toda a organização. Permitem que os departamentos de vendas, marketing e atendimento trabalhem juntos e forneçam uma experiência integrada ao público;
3. sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED): permitem que vários usuários acessem e trabalhem em documentos compartilhados. Eles geralmente incluem recursos como controle de versão, colaboração em tempo real e segurança de dados.

Por que usar sistemas GED?

A adoção de sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos proporciona inúmeros benefícios para as empresas. Ao implementar um sistema de GED, é possível substituir os tradicionais processos manuais de gerenciamento de documentos, como arquivamento em papel e pastas físicas, por procedimentos digitais automatizados. Essa transição resulta em ganhos substanciais de eficiência operacional, refletindo diretamente na produtividade e reduzindo o tempo com tarefas administrativas.

Além do aprimoramento do fluxo de trabalho, o uso desses sistemas contribui para a redução de custos associados à impressão e armazenamento físico de documentos. A eliminação da necessidade de manusear papel e a transição para documentos digitais não apenas reduzem os gastos com suprimentos de escritório, mas também minimizam custos relacionados à gestão de arquivos físicos.

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A Destaque é especialista na área de gestão de dados e oferece uma gama de soluções abrangentes. Oferecemos software de gestão de documentos, serviços de guarda e digitalização de documentos para atender às suas necessidades específicas.

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