Muito se escuta falar da Gestão de Documentos e o quão necessária ela é em uma empresa. Entretanto a dificuldade que a maioria das empresas encontra é a falta de conhecimento prático da instalação e da aplicabilidade da gestão documental.
Acontece que empresários só começam a prestar atenção na problemática dos documentos quando arquivos se perdem repetidamente e o tempo perdido tentando encontrar alguma informação se torna algo preocupante. Impactando algumas vezes em multas ou outros prejuízos financeiros.
Então a pergunta que fica é: Por que as empresas não aplicam a Gestão Documental corretamente?
É para resolver questões como esta que oferecemos aqui um resumo completo da Gestão de Documentos. Aqui você encontrará o básico para começar a se adentrar nesse tema e poder melhorar os problemas com informação na sua empresa.
A definição de Gestão Documental na sua forma mais simples é o processo de aplicar políticas e regras para regulamentar como documentos (e informação no geral) são criados, mantidos, manipulados e excluídos em uma organização. Ou seja, é como uma organização produz, armazena e manipula um documento.
Os documentos têm prazos de guarda definidos pela legislação em vigor. Após esse prazo podem ser descartados, evitando assim acúmulo de informação inútil. O processo de descarte também é importante para evitar custos desnecessários com o armazenamento além de aumentar a segurança da empresa como um todo, se realizado da maneira correta.
Conforme a ISO 15.489, documento é um agrupamento de informações gravadas que pode ser tratado como uma unidade, em tradução livre. Basicamente é um arquivo, físico ou digital, que contenha informações. Por mais complicado que seja, é utilizado diariamente tanto por empresas quanto pessoas físicas.
A Gestão de Documentos prevê 3 fases básicas da vida útil de um documento. São elas:
Elaboração do documento em razão das atividades de um órgão ou setor de uma organização.
Pode ser subdividida em:
Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, assim como sua guarda após cessar seu trâmite.
Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas para organização, classificação e elaboração de instrumentos de recuperação da informação (índices).
Envolve as atividades de avaliação, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente (tabela de temporalidade).
O gerenciamento correto de documentos em uma empresa possibilita a produção, administração, controle e manutenção das informações de forma econômica e eficiente, além de facilitar as fases de elaboração, arquivamento e gerenciamento, trazendo economia sustentável e redução de tempo gasto.
Outra vantagem importante é a recuperação da informação tanto em termos de volume quanto tempo, pois em muitos casos é comum a inviabilidade de se encontrar qualquer documento ou de se perder muito tempo procurando por ele.
Tudo isso vai de encontro com a preservação e manutenção da memória institucional em si, que é onde são guardadas todas as informações cruciais para a empresa e colaboradores que compõem sua história.
Por fim, a gestão de documentos serve, então, para otimizar o uso da informação em uma organização, para tornar seu uso ideal, servindo a todas as partes interessadas eficientemente, e para reduzir riscos operacionais, fiscais e regulatórios.
Vários são os objetivos pelos quais uma empresa decide otimizar sua gestão de documentos. Depende de qual estágio de maturidade e produção documental ela se encontra, de quais as maiores dificuldades que ela tem que resolver em relação à administração de suas informações e arquivos e da disponibilidade, ou melhor, vontade em mudar sua cultura para uma que traga a gestão de documentos para os seus pilares mais fundamentais.
Dentre os objetivos mais comuns, estão:
Entretanto, você pode perceber que mesmo focando em somente um objetivo, a empresa que melhorar sua gestão de documentos irá alcançar todos os resultados acima.
Se você chegou até aqui, você deve estar se perguntando “Ok, vi as vantagens e é disso que minha empresa precisa. Mas como conseguirei fazer isso?”.
Então aqui vamos mostrar os passos primordiais para a implantação correta de uma solução de gestão documental.
Então, como você pode ver, apesar do desafio que é a implantação da Gestão Documental em uma empresa, os seus benefícios são enormes e atingem a empresa como um todo, melhorando sua eficiência e diminuindo gastos drasticamente. Esperamos que esse guia tenha sido útil e se tiver dúvidas, não deixe de comentar.
Se quiser saber mais sobre gestão de documentos e como ela pode agilizar sua empresa, entre em contato conosco, podemos oferecer uma consultoria gratuita sobre as melhores soluções para você.
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