Em um âmbito empresarial torna-se recorrente o manuseio de diversos arquivos e informações necessárias para o desenvolvimento da empresa, contudo, em razão do grande acervo documental, o risco de perdas e extravios amplia-se consideravelmente. 

Uma pesquisa recente da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD) levantou um dado preocupante. A cada 12 segundos pelo menos um documento se perde nas empresas brasileiras. Para dar dimensão do problema isto significa mais de 7 mil documentos extraviados diariamente em todo o país!

Assim como o fato de os colaboradores perderem até duas horas por dia procurando documentos perdidos. Isso se tratando de um dia, mas se formos considerar o exercício de um ano, os funcionários perdem um mês inteiro procurando papéis importantes que foram extraviados .

Essa situação apenas tende a piorar se seu negócio apresentar uma má gestão documental, já que ela é uma prática essencial em qualquer empresa e que se feita de modo inadequado, pode gerar uma série de prejuízos dependendo do grau de importância das perdas.

Dentre os variados danos, podemos citar os principais, como:

  • Multas ou autuações do governo.
  • Uso de horas produtivas gastas em retrabalho.
  • Duplicidade de pagamentos de taxas, impostos e dívidas.
  • Problemas devido a regras e direito trabalhista.
  • O dobro do preço pode ser pago para o governo e fornecedores caso seja solicitado um cupom fiscal e ele tenha sido perdido, assim não podendo ser verificado o pagamento.
  • Criação de uma imagem negativa para a empresa e que poderá acarretar em perda de credibilidade e de clientes.

Além disso, quando uma empresa não implementa uma política de gestão documental que possa definir o ciclo de vida de toda a documentação organizacional, fica difícil saber quando determinados documentos podem ser descartados ou quais devem ser guardados para fins de comprovação jurídica e fiscal.

E, para impedir que tal cenário aconteça é preciso que haja um investimento e atenção maior neste setor, a fim de incrementar a produtividade em quantidade e qualidade.

Desse modo, para que isso ocorra é fundamental eliminar as brechas que ofuscam o trabalho dos colaboradores, já que uma gestão de documentos precária, como até então vista, acaba causando retrabalho e perda de tempo.

Sabendo disso, nós da Destaque oferecemos as melhores soluções para sua empresa, com uma equipe especializada que garantirá todo o sucesso de seu negócio e contribuindo com uma excelente gestão de todo o acervo documental, impedindo dessa maneira, que problemas como estes possam ocorrer de forma habitual, promovendo uma organização mais precisa e eficiente.

Portanto, se sua empresa passa por essas circunstâncias e gostaria de não ter ainda mais dores de cabeça, continue acompanhando para entender os detalhes em como a Destaque pode te ajudar a superar esse infortúnio.

Confira as soluções da Destaque!

Antes de mais nada, precisamos destacar algumas boas práticas na organização de documentos para uma implementação eficaz na gestão documental da sua empresa de maneira que seja possível eliminar perdas e extravios e não sofrer as devidas consequências até então apresentadas nos tópicos anteriores.

Apuração, sistematização e fragmentação

Um dos primeiros pontos é que os executores da organização documental devem preparar os arquivos de acordo com seu formato, tamanho e materiais. Logo depois, deve-se separar as informações conforme seu segmento ou objetivo.

Então, com os dados adequadamente dissociados, é possível sistematizá-los para facilitar a guarda e a identificação consecutiva, assim como descartar os que não são necessários e realizar a digitalização do restante. 

Guarda e organização do armazenamento físico

Com todos os arquivos separados e classificados corretamente, é recomendado realizar a devida organização em uma sala específica e apropriada, com um espaço adequado para armazenar os documentos e depois ser possível achá-los novamente sem dificuldades e de modo rápido.

Inclusive, ter uma boa iluminação e ambiente arejado, com todas as condições naturais bem estruturadas, são importantes para garantir a preservação e a boa conservação das informações.

Digitalização

A digitalização tem sido um tema cada vez mais presente no ambiente empresarial, pois contribui muito quando estamos nos referindo a organização, eficiência e qualidade, palavras vistas diariamente quando se trata de uma excelente gestão documental. Principalmente com os avanços tecnológicos e as disputas no mercado de trabalho. Sendo assim, quanto mais rápido as empresas estiverem adeptas a expandir as formas de gestão e aplicar novos métodos, esse será um diferencial que fará diferença no desenvolvimento e sucesso de seu negócio, garantindo inúmeros benefícios, entre eles: uma maior produtividade da equipe, melhoria no fluxo de trabalho, facilidade de pesquisas, maior economia, redução de espaço físico ocupado, entre outras vantagens.

Parâmetros de identificação dos arquivos

Se outros pontos em sua gestão documental estiverem alinhados e apresentarem uma organização adequada e com uma padronização, absolutamente tudo pode ser encontrado de uma forma incrivelmente fácil e sem complicações no futuro. Por estes motivos, os arquivos devem ser organizados por data e ordem alfabética, bem como devem ser alocados de acordo com sua utilidade diária. Isso vale tanto para o armazenamento físico disponibilizado pela empresa como para os processos de digitalização em determinados documentos.

Viabilização e gestão eletrônica

Depois de todos estes passos, entramos na parte de disponibilização aos usuários da sua empresa os arquivos físicos e digitais. Dessa forma, os colaboradores terão acesso à base de dados e poderão fazer consultas sempre que necessário. 

Valendo destacar dois pontos:

  • Criar diretrizes e políticas de acesso, assim como níveis de permissão de usuários  de acordo com cada grupo de colaboradores para que esteja liberado a saber sobre as informações da empresa.
  • A geração de novos dados e arquivos é diária e, então, o trabalho de organização de documentos deve seguir ativo.

Não esquecendo que você pode contar com o software McFile concedido pela Destaque, no qual possui seu armazenamento em nuvem e apresenta uma sucessão de proveitos, dos quais inclui uma máxima segurança de seus arquivos e uma sistematização superior a qualquer outro programa operacional existente.

“Com o McFile você tem a certeza de que seus documentos serão guardados da melhor forma possível e poderá acessá-los com extrema praticidade e sem gerar dor de cabeça para ninguém! Ele também possibilita configurá-lo e limitar certos arquivos para determinados usuários selecionados, enquanto ao mesmo tempo, uma pasta se mostra visível para os demais colaboradores que possuem o acesso. Assim, garantindo o controle sobre qualquer movimentação documental feita na sua empresa e monitorando quem terá específicas permissões de acesso.

Por meio desse software é muito mais do que possível realizar as operações necessárias no cotidiano de seu negócio, pois ele conta com inúmeras aplicabilidades, como permitir a manipulação de qualquer informação digitalizada, inserção com o e-mail para a realização de todo o procedimento e entre outras das mais variadas utilidades que fazem imensa diferença no proceder das tarefas.”

Conclusão: Em síntese, uma gestão incongruente apenas trará uma série de prejuízos, como a perda e extravio de imensuráveis documentos que dependendo do seu nível de importância, gerará multas, pagamentos de taxas, impostos, dentre muitas outras mais desvantagens que trarão uma imagem negativa para seu negócio e poderá influenciar na hora de um cliente contactar seus produtos e/ou serviços. Então se faz necessário um maior investimento nesse setor, em que talvez possa não parecer o mais importante, porém é o responsável em alavancar e conduzir a evolução corporativa.

Em vista deste cenário, para que sua empresa não corra riscos de apresentar algumas dessas adversidades, o ideal é contratar uma equipe especializada no ramo e que atenda todas as expectativas necessárias, além de tomar as providências essenciais que impeçam que algo desta magnitude possa ocorrer. Posto isto, nós da Destaque oferecemos os melhores serviços em gestão documental do mercado, com métodos de organização eficientes e que melhor se encaixem em seu negócio. Colocando em prática tudo até então visto nos tópicos anteriores e garantindo de um jeito seguro e eficaz, uma estruturação documental coerente e de fácil acesso para os colaboradores.

A Destaque está há mais de 20 anos proporcionando as soluções mais assertivas e auxiliando no sucesso e progresso de demasiadas empresas, com toda qualidade e competência fornecidas pelos nossos colaboradores, portanto, entre em contato conosco agora mesmo e observe os resultados promissores que podemos oportunizar em sua corporação!

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