Toda empresa ou indivíduo gera resíduos confidenciais, principalmente se você é um advogado trabalhando com diversos processos jurídicos. O mais importante é garantir que o seu documento seja descartado de maneira eficaz e segura. Uma violação de confidencialidade pode resultar em multas, perda de confiança do cliente e danos permanentes à uma pessoa ou marca. Neste post, oferecemos as dicas para lidar com seu lixo confidencial.

Eduque seus funcionários

A proteção de dados confidenciais é um esforço em equipe e todos na sua organização precisam ver a segurança das informações como uma responsabilidade compartilhada. Seu dever é educar sua equipe sobre a importância de um descarte apropriado e compartilhar as melhores práticas. Ofereça sessões regulares de treinamento prático que permitam que sua equipe veja em primeira mão como os documentos e dados devem ser descartados.

 

Implementar uma política de destarte de informações

Toda empresa deve ter uma política de descarte de informações que contenha procedimentos para lidar com documentos e dados quando atingirem as datas finais de disposição. Por exemplo, sua política de descarte de informações deve exigir que os documentos sejam fragmentados logo após ao final do ciclo de vida de retenção. Também deve identificar procedimentos para descartar e destruir documentos digitais. Cada membro da sua equipe deve ter uma cópia da política de descarte de informações da sua empresa.

 

Limitar o acesso

O lixo confidencial é mais vulnerável a ser comprometido durante o período entre o momento em que é descartado e destruído. Um serviço de descarte seguro impede o acesso não autorizado aos documentos descartados. Armários com tranca podem ser colocados em todo o escritório. Quando um documento, Pen Drive, ou disco rígido é colocado em um armário como esse, ele não pode ser facilmente acessado.

 

Documente suas práticas de descarte

As auditorias geralmente exigem provas de disposição confidencial de resíduos. Um serviço profissional de descarte de documentos e destruição de informações emite um Certificado de Descarte/Destruição cada vez que suas informações são descartadas, para que você tenha sempre uma prova legal da hora e data do descarte.

 

Seja parceiro de um provedor confiável

A terceirização da destruição de seus resíduos confidenciais economiza tempo, mantém a privacidade de suas informações e limita a exposição à responsabilidade do seu escritório. Verifique a experiência e as qualificações de um provedor em potencial e verifique referências de clientes antes de assinar um contrato de serviço.

 

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Se tiver alguma dúvida ou sugestão, não deixe de comentar abaixo. E se quiser bater um papo com nossos consultores sobre como melhorar a gestão de documentos na sua empresa, deixe seu contato aqui.

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