Você não pode jogar documentos em caixas, guardá-los em um armário e esperar sucesso para seus negócios. As práticas de gerenciamento de documentos sem um devido controle levam à perda de produtividade, auditorias desnecessárias e não conformidade regulamentar. Aqui estão vários motivos pelos quais sua empresa precisa de um bom plano de armazenamento e gerenciamento de arquivos.

Custos reduzidos

Para muitas empresas, requisitos regulamentares determinam por quanto tempo os documentos devem ser mantidos, porém, arquivos ocupam um espaço valioso no escritório. Um plano de armazenamento e retenção de registros estabelece protocolos para transferir documentos de arquivo para outro local, para um armazém de guarda de documentos terceirizado, onde eles são armazenados a longo prazo e sem comprometer o orçamento.

Produtividade aprimorada

Procurar arquivos em caixas e armários afeta negativamente a eficiência organizacional. Um plano de armazenamento e retenção de documentos ajuda sua equipe a encontrar documentos rapidamente. Um software de gestão eletrônica de documentos permite acesso a seus arquivos com apenas um clique.

Organização

Nada reduz a produtividade mais do que a desordem. Um plano de retenção de documentos serve como roteiro para quando destruir arquivos expirados. Quando os documentos atingem uma data final de disposição, o seu serviço de descarte de arquivos fornece sacos seguros e os coleta para destruição depois de preenchidos.
Um plano de retenção e armazenamento de documentos garante que todos os dados do consumidor coletados por sua organização sejam descartados com segurança e de acordo com a lei. Um Certificado de Destruição é emitido toda vez que seus arquivos são destruídos, oferecendo uma prova documentada da conformidade da sua empresa.

Prevenção de roubo de identidade

Toda organização tem uma obrigação legal e ética de proteger seus clientes contra roubo de identidade. Um plano de armazenamento e retenção de arquivos estabelece as práticas recomendadas para proteger dados confidenciais do consumidor contra acesso não autorizado. Um serviço confiável garante que seu inventário de documentos arquivados seja protegido com segurança.

Se você precisar de mais orientações para estabelecer um plano de armazenamento e retenção de registros para sua organização, entre em contato com a gente.

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