Não importa quantos especialistas em controle de processo tentem persuadir as empresas a serem mais transparentes sobre os processos de trabalho, se formos honestos, isso nem sempre acontece. A gestão de documentos é uma área que pode ser negligenciada.

Todo mundo sabe que nos negócios (como na vida), as pessoas podem nos deixar. Pode haver uma oportunidade de trabalho melhor esperando por elas, ou talvez elas tenham que se mudar por motivos pessoais ou simplesmente porque outra coisa aconteceu, o que significa que elas não poderão mais trabalhar para você.

Depois que a carta de demissão é assinada, desejamos boa sorte para a pessoa e nos despedimos. Algumas semanas podem se passar antes que a pergunta inevitável surja. “Como vou realizar essa tarefa? Onde está o documento que fulano estava trabalhando?” Em seguida, a resposta previsível de “Fulano costumava lidar com isso, não sei como ele fazia …” Isso acontece com mais frequência do que muitas empresas gostariam de admitir.

O que acontece quando uma empresa não automatiza a gestão de seus documentos?

O relato citado acima é algo muito comum em um ambiente onde uma gestão documental não é aplicada de forma efetiva.

A fim de que você entenda bem a importância da gestão de documentos nas organizações, vamos compreender alguns dos riscos que uma empresa se expõe ao não ter um sistema de gerenciamento documental.

Um dos maiores riscos – especialmente nos dias de hoje em que se discute a segurança da informação – está na possibilidade de exposição de dados importantes. Um software de gestão de documentos garante que o acesso a arquivos seja possível somente a quem tem autorização para tal.

Isso sem contar quando documentos críticos ficam armazenados em laptops que podem ser roubados, perdidos, ou danificados a qualquer momento. Nesse caso, ou informações importantes se perdem, ou podem ser acessadas por qualquer pessoa.

E para entender ainda mais da importância da gestão de documentos, temos um outro ponto a acrescentar: sem ela é impossível saber quem visualizou e/ou editou um documento. Dessa maneira, caso queira auditar um processo de negócios para descobrir erros ou ineficiências, a tarefa será impossível.

Entendido o que acontece com empresas que não fazem a gestão de documentos, agora veremos o cenário oposto.

O que acontece em uma empresa que automatiza a gestão de seus documentos?

Um software para gestão documental permite a captura, o gerenciamento, o armazenamento, a preservação e a entrega de documentos. Em outras palavras, empresas que investem na Gestão Documental têm a possibilidade de:

  • Capturar qualquer tipo de conteúdo, guardá-lo de forma segura e torná-lo disponível durante todo o processo, independentemente do local;
  • Rastrear as alterações nas documentações;
  • Organizar de forma eficaz qualquer tipo de informação;
  • Permitir que seus colaboradores procurem e encontrem informações de forma ágil;
  • Melhorar a publicação e entrega dos processos.

Com os pontos acima você consegue ter uma ideia da importância da gestão de documentos, mas podemos detalhar um pouco mais. Uma empresa que é atendida pela Destaque Gestão Documental reduz custos com impressão, envio e armazenamento de papel. Além da redução de custos, o ganho de produtividade.

Um assunto que tem se discutido bastante dentro e fora das organizações é a colaboração. Auxiliamos por meio de processos e sistemas no trabalho colaborativo, uma vez que informações podem ser acessadas a qualquer momento e em qualquer lugar (o que também acaba promovendo a mobilidade da equipe).

Além disso, os colaboradores terão acesso a documentos autorizados e, se necessário, poderão modificar/validar/excluí-los facilmente. Não podemos deixar de ressaltar a segurança, mais um item relevante para descrever a importância da gestão de documentos nas empresas.

Para completar, toda informação armazenada no software da Destaque é segura e, ao contrário do papel, não corre o risco de ser perdida e/ou danificadas. Além de que, logicamente, o acesso é todo on-line.

Precisa saber mais sobre a importância da gestão de documentos?

Se você sente que precisa entender mais do assunto, uma dica é ficar por dentro de alguns conteúdos que podem ajudar:

E caso tenha alguma dúvida, acesse nosso site e entre em contato conosco. Será um prazer conversar com você! E se este artigo foi útil, compartilhe-o em suas redes.

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