Gerenciar os documentos da sua empresa está te dando dor de cabeça? Infelizmente, essa é uma ocorrência muito comum – e a causa quase sempre é um problema de gerenciamento de documentos. Talvez seja o seu fluxo de trabalho, a entrada de dados manuais, ou a quantidade de papel. Ou talvez seja uma combinação de tudo isso.

Pode respirar agora. Nesse artigo vamos abordar o problema que muitas empresas enfrentam, o fluxo de trabalho. Você descobrirá como é fácil resolver com uma solução de gerenciamento de documentos da DESTAQUE.

 

Seu fluxo de trabalho está fazendo você trabalhar demais!

Esteja você usando documentos em papel, documentos digitais ou ambos, seu maior problema surge quando você precisa colocá-los nos processos de negócios. É um problema comum – de fato, 53% dos trabalhadores estão procurando uma maneira simples e robusta de assinar e encaminhar documentos internos.

Os processos comerciais de rotina incluem: aprovação, revisão, integração e contratação. Essencialmente, sempre que você precisa rotear um documento do ponto A para o ponto B e assim por diante, é necessário um processo.

Sem o software de gerenciamento de fluxo de trabalho, você precisa rotear e rastrear manualmente os documentos através de um processo. Isso é conhecido como “babá dos documentos”. É uma dor de cabeça enorme e sobrecarrega seu tempo. E se você deixar um documento sem supervisão, corre o risco de perdê-lo ou introduzir um gargalo.

Um gargalo pode manter “escondido” um documento por tanto tempo que você esquece quem o tinha em primeiro lugar. Ou um documento pode ser extraviado, perdido ou, pior ainda, roubado ao longo do caminho. Quando um gargalo acontece, seus processos são interrompidos.

Ser “babá” também não é apenas para documentos em papel. Quando você não possui um software de gerenciamento de fluxo de trabalho, os documentos digitais também precisam de supervisão. Eles precisam ser entregues de uma caixa para outra ou através de uma ferramenta de compartilhamento de arquivos como o Dropbox. Ou eles podem até ser impressos, digitalizados e enviados por e-mail várias vezes.

Assim como nos documentos em papel, é responsabilidade de um funcionário garantir que os documentos sejam revisados ​​e aprovados – e interromper os gargalos.

Existe uma maneira melhor de manter seus documentos no caminho certo e atenuar os riscos do roteamento de documentos.

 

Solução

Realize o trabalho do seu fluxo de trabalho com o McFile. Sua solução começa com uma discussão franca de seus processos.

O que você está fazendo com documentos agora? O papel está envolvido? Quanto papel? Você possui documentos em unidades compartilhadas? Ou na nuvem? Onde seus processos de trabalho dão errado? Existem gargalos? Onde e quem eles são? Como você está lidando com eles? Esses gargalos são realmente necessários em seus processos – ou podem ser eliminados?

Depois que seus problemas específicos de processo e fluxo de trabalho forem identificados, você poderá fazer a transição para implementar a solução certa para as necessidades da sua empresa.

Alivie suas dificuldades no fluxo de trabalho, definindo e reforçando seus processos. Elimine as etapas que não são essenciais. Talvez seja uma pessoa cuja aprovação seja necessária em um processo de revisão ou talvez seja uma etapa manual que pode ser automatizada. Não se preocupe: você terá ajuda para descobrir quais etapas devem ser seguidas e quais devem permanecer.

Em seguida, decida quais ações devem ser realizadas se / quando seu fluxo de trabalho não for conforme o planejado. Por exemplo, determine o que acontece quando um gargalo interrompe seu fluxo de trabalho. O sistema deve empurrar o gargalo? Ignorar o gargalo? Desviar o documento para um funcionário equivalente?

Depois que seus processos são definidos e aplicados, eles podem ser automatizados como cortesia do mecanismo de roteamento interno do seu software de gerenciamento de fluxo de trabalho. Você não precisará mais cuidar dos documentos por meio de seus processos. Em vez disso, você pode relaxar e deixar seus documentos fluírem através de seus processos – nenhuma ação manual é necessária.

 

Resultados

Quando você escolhe uma solução de gerenciamento de documentos da DESTAQUE para gerenciar seus fluxos de trabalho, obtém resultados como:

  • Segurança aprimorada para seus documentos
  • Menos etapas em seus principais processos de negócios
  • Roteamento automático de documentos
  • Um aumento de produtividade para sua equipe, que não precisa mais procurar documentos
  • Alívio do estresse em toda a empresa

Achou essas informações úteis? O McFile torna possível a gestão dos seus arquivos eletrônicos, e-mails, arquivos físicos e bibliotecas de qualquer lugar e a qualquer hora. Um GED completo com recursos de rede social corporativa. Experimente grátis clicando aqui!

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Nome *