Quando estamos falando sobre gestão documental, o entendimento desses dois conceitos são de vital importância para que as decisões corretas sejam feitas. Ainda mais se sua empresa preza e busca por um diferencial competitivo no seu respectivo nicho ou segmento de trabalho, implementando e dispondo-se de processos automatizados ou de parte deles.

Sendo assim, com a enorme quantidade de documentos gerados diariamente e o avanço tecnológico, as empresas vêm apostando em diversas ferramentas digitais para que uma boa gestão documental seja realizada e para que os processos sejam mais produtivos. E, dentre essas várias ferramentas, podemos citar duas principais, que são: o Workflow e GED.

Portanto, se o seu plano é efetuar investimentos nestes mecanismos, o primeiro passo para que isso aconteça é manter-se informado a respeito deles e compreender suas respectivas diferenças, para assim, tomar a decisão mais coerente com seu negócio.

Ambos são importantes e trabalham juntos, então, torna-se essencial entender exatamente o que são e como funcionam, além de suas vantagens e limitações 

Desse modo, podemos adiantar e dizer que um deles é tão comum e automático que muitas pessoas acabam não se atentando que esse processo automatizado é o que caracteriza um fluxo de trabalho, o Workflow. Isso geralmente ocorre por duas razões: a primeira é justamente a falta de compreensão em relação ao conceito e em como ele pode facilitar alguns processos; já a segunda está mais associada à falta de uma ferramenta que possibilite criar Workflows. Desta forma, a grande sacada de um sistema de GED é que ele pode solucionar a constituição, esquematização e desenho dos fluxos de trabalho.

Por isso, para que tenhamos uma boa fluência na organização e execução das atividades de seu negócio, se faz necessário conhecer suas aplicações no dia a dia e o seu funcionamento em âmbito empresarial. Então, abaixo você confere mais sobre o que foi dito até o momento e como esses métodos contribuirão de modo significativo para o desenvolvimento de sua empresa. 

 

GED e Workflow

Um fato interessante para entender o funcionamento do workflow é que para conseguirmos observar com enorme clareza sua utilidade e como atua no aprimoramento dos processos da empresa, precisamos também entender como ele trabalha em conjunto com o GED. Contudo, vamos analisar primeiramente o conceito de workflow e, logo depois, analisar a sua contribuição com o GED.

O que é workflow?

Primeiramente, devemos esclarecer que quando é iniciado o processo organizacional dos documentos, é primordial conhecer como acontece o fluxo do negócio, e é exatamente isso que se trata o workflow. No entanto, apesar desta palavra ser antiga e bem conhecida, o termo acabou se modernizando com o passar dos anos.

E, como em um mapa mental, onde desenhamos os caminhos que percorremos para chegar às informações, o workflow funciona de modo parecido. Determina ações pontuais com etapas atualizadas e objetivas a fim de mostrar como o fluxo de informações acontece em determinado processo. 

E essas etapas são bastante objetivas, do tipo:

  • Quem realizou determinado trabalho?
  • Em qual momento e/ou ordem aconteceu?
  • De que maneira ou perante quais condições aconteceu?

Além de serem baseadas nos 3Rs do Workflow, dos quais tem a ver com: 

  • Routes (rotas)
  • Roles (papéis)
  • Rules (regras)

Desta forma, assim como em qualquer fluxo de tarefas ou no cotidiano administrativo, os documentos são regidos por segmentos pré-estabelecidos e sistematizados para que ocorra a automatização desses processos. Com isso, podemos refletir em como o Workflow é o componente mais importante para coordenar o fluxo e eficiência dos processos empresariais, permitindo então que o controle seja automático, tendo eventos, tarefas e prazos determinados e cumpridos dentro do objetivo organizacional.

Sistema de Gerenciamento de Workflow

O SGFW  – Sistema de Gerenciamento do Workflow –  como o próprio nome já remete,  é o responsável por coordenar as sequências dos procedimentos empresariais. A fim de constituir melhor os fluxos de trabalho e de que a respectiva empresa perceba as melhores performances em seus mecanismos internos, garantindo eficiência e gestão segura de suas atividades.

Confira assim, algumas execuções disponibilizadas com o workflow e o gerenciamento de documentos:

  • Workflow de aprovação: antes da finalização de algum processo, há a possibilidade – dependendo do seu nível de importância – de estipular um “aprovador”, ou seja, em qualquer momento quando alguém desejar criar algum tipo de arquivo, para a sua conclusão, o fluxo de trabalho avisará ao aprovar e que, por sua vez, concluirá.


  • Workflow de alteração: modificar o valor de algum campo baseado em uma condição também acaba sendo possível. O que, no caso do workflow e gerenciamento de arquivo, é realizável, por exemplo, alterar o valor do índice para “1” toda vez que ele for deixado em branco.


  • Workflow de exclusão: compreendemos que excluir documentos automaticamente pode ser um tanto quanto perigoso, todavia em alguns casos pode até mesmo ser interessante se feito de modo adequado. Por exemplo: toda vez que um lote for digitalizado sem nenhuma informação (páginas em branco), um workflow pode excluí-lo imediatamente e notificar o responsável. Assim trazendo uma maior segurança à empresa e seus processos, evitando a exclusão deliberada e sem critérios, que pode ocasionar uma série de prejuízos e danos irreversíveis à corporação.

Obs: nesse caso, em específico, seria necessário um software capaz de identificar a página em branco ou danificada.

Essas são apenas algumas execuções que são possíveis com o workflow e gerenciamento eletrônico de documentos. Como a ideia corresponde a automatizar ações com base em condições, as possibilidades são inúmeras.

O que é GED?

Agora que já abordamos sobre os conceitos e os sistemas de workflow, você verá o significado da sigla GED e suas aplicações. Confira:

De modo geral, o GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos – é uma tecnologia essencial para as empresas que buscam algum destaque, no qual realiza e garante a capacitação, ajustes, distribuição, gerenciamento de documentos para apoio aos processos da empresa e atua na otimização dos mesmos, bem como também promove segurança e agilidade quanto ao acesso à informação.

É por intermédio desse software, GED, que acaba sendo possível que quaisquer arquivos sejam disponibilizados de forma imediata e a partir de qualquer lugar. Os arquivos podem ser pesquisados pela organização de pastas, palavras-chave ou conteúdo e podem ser consultados por duas ou mais pessoas ao mesmo tempo. Além disso, todas as informações são contidas em máximo sigilo e com enorme segurança.

Então, desse modo, o GED é a ferramenta perfeita para uma tomada de decisão certeira e com baixo risco de incerteza.

Tecnologias

De acordo com o site de pesquisa Sesin, dentre as principais tecnologias relacionadas ao GED, podemos mencionar:

  • Document Imaging (DI) – Conhecido popularmente como digitalização de documentos, muito utilizada para conversão de papel em imagem, através de processo de digitalização com scanners.
  • Document Management (DM) (Gerenciamento de Documentos) – É a tecnologia que permite gerenciar o ciclo de vida de um documento eletrônico da criação até o descarte.
  • Workflow / BPM – Controla e gerencia processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo correto.
  • Forms Processing (processamento de formulários) – Tecnologia que reconhece e extrai o texto dos documentos e o relaciona com campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitação. São principalmente utilizados o ICR (Intelligent Character Recognition) e OCR (Optical Character Recognition) para o reconhecimento automático de caracteres.

Para que serve?

Resumidamente, o grande objetivo do GED é dar um novo significado ao legado da gestão documental e organizacional, cuja finalidade é contribuir estrategicamente na tomada de decisões, baseadas em informações substanciais.

Entretanto, existem alguns outros pontos que podemos destacar sobre as principais metas da indexação de GED, como:

  • Rastreamento das informações;
  • Redução da necessidade de arquivos em folhas de papel ganhando assim, tempo de busca e espaço;
  • Permite que os usuários acessem os documentos de forma ágil e segura;
  • Pode ser utilizado por empresas de pequeno, médio e grande porte;
  • Não necessita uma infraestrutura vigorosa para instalação da solução e armazenamento, podendo ainda ser utilizada a computação em nuvem;
  • Velocidade de acesso e consulta;
  • Acesso à informação por mais de um usuário;
  • Facilidade de impressão mesmo em condições remotas;

Conclusão: Em síntese, quando abordamos assuntos como a gestão documental e suas ferramentas, não poderíamos deixar de comentar sobre GED e Workflow. Mecanismos que fazem total diferença no âmbito organizacional da empresa. Sendo assim, como foi visto, o workflow trata-se do fluxo de trabalho de seu negócio, já o GED é o software que realizará as tarefas propostas no fluxo. Esses dois mecanismos agindo com cumplicidade podem gerar muitos benefícios e permitir que seja feito uma boa gestão administrativa na sua empresa.

Portanto, vemos novamente como as corporações, sejam grandes ou pequenas, que anseiam em ter o seu espaço e se tornar ponto de referência entre seus concorrentes, devem apostar em temas como a gestão documental. Podendo dizer que os serviços arquivísticos vão muito além de organização, eles trazem automação, segurança, acessibilidade e, claro, aumento de produtividade (um conceito importantíssimo dentro de qualquer empresa).

Sendo assim, para compreender um pouco mais a respeito da diferença dessas duas ferramentas essenciais e como funcionam, entre em contato com nossa equipe especializada para auxiliarmos da melhor maneira você e seu negócio. Conte com a melhor empresa de gestão documental que é referência no mercado há mais de 20 anos, conte com a Destaque!

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