Todos nós sabemos que em um mundo digital existem violações de dados, hackers e falhas de segurança, mas às vezes perdemos o foco de algumas das maneiras mais fáceis pelas quais “espiões e ladrões de identidade corporativos” podem obter nossas informações.

Documentos impressos são algo que são usados em mais empresas do que você pode imaginar – e se você não os proteger, corre o risco de perder mais do que apenas alguns pedaços de papel.

Você precisa ter uma maneira segura e confiável de gerenciá-los desde o dia em que foram criados até o dia em que foram destruídos.

É aqui que este artigo pode ajudá-lo! Saiba mais sobre as diferentes ameaças aos documentos impressos da sua empresa e deixe-nos ajudá-lo a descobrir as melhores maneiras de proteger sua empresa contra uma violação de dados dispendiosa que pode custar sua reputação e muito dinheiro.

 

Espionagem corporativa

A espionagem corporativa pode ter um impacto tremendo em qualquer negócio. O principal objetivo de qualquer tipo de espionagem é reunir conhecimento sobre determinada organização.

Pode envolver qualquer aspecto de um negócio, de vendas a marketing, pesquisa e desenvolvimento.

Aqui estão apenas alguns exemplos que podem estar em risco se você for vítima de espionagem corporativa:

A aquisição de Propriedade Intelectual, incluindo:

  • Manufatura industrial
  • Ideias, técnicas e processos
  • Receitas e fórmulas
  • Requisição de informações proprietárias ou operacionais, incluindo: Dados do cliente; Preços; Vendas e Marketing; Pesquisa e desenvolvimento; Políticas; Estratégias de planejamento e marketing

A espionagem corporativa pode até descrever atividades como roubo de segredos comerciais, chantagem de suborno e vigilância tecnológica.

 

Roubo de identidade

O roubo de identidade é uma ameaça cada vez maior para indivíduos e empresas. Basta uma violação de dados para expor milhares de clientes a pessoas mal intencionadas ​​que usam essas informações para cometer ilegalidades.

Simplificando, o roubo de identidade é uma forma de roubar a identidade de alguém, onde alguém finge ser outra pessoa, assumindo a identidade dessa pessoa para obter acesso a recursos ou obter crédito e outros benefícios em nome dessa pessoa.

Principais objetivos dos ladrões de identidade em todo o mundo:

  • Nome completo
  • Endereço residencial
  • Endereço de email
  • Número de Identidade
  • Número da placa de veículo
  • Número da carteira de motorista
  • Rosto, impressões digitais ou caligrafia
  • Números de cartão de crédito
  • Identidade digital
  • Data de nascimento
  • Local de nascimento
  • Informação genética
  • Número de telefone
  • Nome de login, nome de tela, apelido ou identificador

 

Fraude

Fraude é oficialmente definido como um ato ou curso de engano, uma ocultação intencional, omissão ou perversão da verdade, para obter vantagens ilegais ou injustas, induzir outra pessoa a se separar de algum item valioso ou renunciar a um direito legal, ou infligir ferimentos de alguma maneira.

Nenhuma empresa é imune – se sua empresa é lucrativa ou trabalha com um produto ou nicho bem específico, há uma chance de alguém tentar tirar isso de você. A melhor maneira de se proteger é ter um plano de ataque para proteger seus negócios e garantir que suas informações estejam seguras.

As violações de dados custam às empresas muito dinheiro todos os anos – e esse número está aumentando! Nosso objetivo é fornecer bons conselhos para ajudar a minimizar o risco de arquivos, documentos e registros impressos comprometerem seus negócios.

 

Protegendo sua empresa contra espionagem corporativa, ladrões de identidade e fraude

Aqui estão 6 etapas que devem ser a base de um sólido programa de gerenciamento de documentos:

Etapa 1: Realizar um inventário completo de todos os documentos.
Ao fazer um inventário completo de todos os registros que você deseja gerenciar, você pode implementar os processos certos e a equipe adequada para manter e melhorar seu programa ao longo do tempo.

Etapa 2: Determinar quem vai gerenciar o processo.
Defina quais etapas do processo precisam ser gerenciadas e quem vai gerenciar cada etapa do processo para garantir que seu processo seja sustentável.

Etapa 3: Determine a melhor maneira de armazenar e gerenciar seus registros.
A maioria das empresas usam sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), para armazenar e gerenciar seus registros. Um mau investimento no sistema errado pode levar a um gerenciamento ruim de registros – e mais dores de cabeça para os seus negócios.

Algumas empresas preferem um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos e um serviço de guarda de documentos físicos, eliminando a necessidade de armazenar arquivos em papel. Todos os seus documentos são digitalizados e indexados, facilitando o gerenciamento e a localização.

Etapa 4: Criar e documentar procedimentos adequados.
Crie procedimentos passo a passo para garantir que seu programa possa ser seguido e documentado facilmente. Pense nisso como um manual de instruções – quanto mais detalhes, melhor!

Etapa 5: Treinamento e Implementação.
Treinamento e implementação são os aspectos mais importantes da implementação de um plano de gerenciamento de documentos. Ter processos e procedimentos bem definidos em vigor será útil em caso de rotatividade ou aposentadoria de funcionários.

Etapa 6: Manutenção e auditoria do programa.
Depois que o sistema for implementado e você concluir todo o seu treinamento, é importante documentar quaisquer problemas ou ineficiências que ocorram. A atualização de processos e procedimentos de auditoria garantirá que você corrija quaisquer gargalos o mais rápido possível.

 

Conclusão

Proteger sua empresa contra ameaças externas é uma das principais prioridades. Com bilhões de Reais perdidos todos os anos devido a fraudes, roubo de identidade e espionagem corporativa, a única maneira de garantir a proteção de sua empresa é tomar as devidas precauções e implementar medidas e procedimentos de segurança para cada etapa de um documento em toda a empresa.

Comece com um sólido plano de gerenciamento de documentos. Quanto mais você planeja,ajusta e aprimora seus sistemas, mais reduz suas chances de ser afetado negativamente por uma violação de dados, roubo corporativo ou vítima de atividade fraudulenta em nome de sua empresa.

Não há nada pior do que a má publicidade de uma violação de dados, que mancha sua marca.

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