Se falamos em perda de documentos na sua empresa, muitas palavras podem vir à sua mente, entre elas, multas e ações judiciais. Portanto, é necessário evitar a sua perda e saber gerenciá-los para decidir quais devemos manter e por quanto tempo. Sem dúvida, isso lhe poupará muitas dores de cabeça e ajudará a garantir o acesso às informações necessárias para a sua empresa.

Problemas devido à perda de documentação

Não é apenas uma questão de perder tempo para recuperar documentos perdidos, se possível. Nos referimos também a reputação do negócio e a vulnerabilidade a que estão expostos os dados dos nossos clientes e funcionários. Corremos o risco de ter nossa metodologia de negócios exposta, entre tantos outros problemas profissionais, trabalhistas e econômicos.

O que aconteceria, por exemplo, se quisessem verificar o pagamento dos seus impostos e você não tivesse os registros? Ou se você pagar a um fornecedor por um material e ele não lhe enviar porque o suporte do seu pagamento não chegou a ele? Seria suficiente dizer a ele que você perdeu a remessa? Poderíamos continuar mencionando inúmeros casos. Mas vamos parar e analisar um exemplo específico que o ajudará a entender a situação.

Histórico de empregos.

Em primeiro lugar, é importante deixar claro que não se trata de um documento único. Na verdade, “são todos os documentos que foram produzidos desde o momento da contratação até o dia da aposentadoria”. Este conjunto de documentos é utilizado para estabelecer se o associado e / ou os beneficiários podem receber algum tipo de pensão por velhice, invalidez, sobrevivência, ou a título de compensação ou auxílio-funeral.

Alguns dos documentos que compõem o histórico de empregos são: currículo, contrato, documentos de identidade, antecedentes criminais, atestados de estudos, cópia da carteira profissional, atestados de trabalho. Certificados de afiliação de EPS, fundos de pensão, memorandos, carta de demissão e, embora pareça incrível, ainda há muitos outros a serem mencionados nesta longa lista.

É muito comum que as empresas guardem históricos de empregos apenas por alguns anos, ou mesmo os excluam quando a pessoa sai da empresa. É importante mencionar que, embora esses documentos percam valor administrativo com a aposentadoria do empregado, eles permanecem legalmente válidos e retêm valor legal ao longo do tempo, podendo o ex empregado exigir que o empregador cumpra suas obrigações e respeite seus direitos. Por outro lado, a guarda desses documentos permite que a empresa forneça as provas que poderiam liberá-la em face de uma ação judicial.

Apesar de a tecnologia avança aos trancos e barrancos e a informação digital crescer exponencialmente, existem informações no papel que sempre continuarão a existir. Esses arquivos com papéis assinados e documentos selados. Trata-se de uma documentação necessária e insubstituível, que acompanha os registros maiores mantidos por outros meios e que precisa ser cuidada e preservada para o bom funcionamento do nosso negócio.

Para alcançar este objetivo é necessário manter uma ordem das informações, pois não só nos permite encontrar os arquivos rapidamente, mas também nos dá a oportunidade de melhorar os fluxos de trabalho internos

Como evitar problema legais

Os problemas legais que você pode ter em caso de perda de documentos são muitos e complicados. Portanto, a melhor maneira de evitá-los é por meio de um bom gerenciamento de documentos. Por exemplo, um ex-funcionário pode ir ao tribunal para exigir o pagamento de benefícios sociais e qualquer outro suposto pagamento pendente. Caso não disponha dos comprovativos documentais dos referidos cancelamentos, alguns juízes podem decidir a favor do trabalhador, não só obrigando-o a pagar o que é devido, mas também exigindo o pagamento de juros. Existem inúmeros casos em que você pode até mesmo acabar tendo que pagar multas e indenizações milionárias.

Com tudo o que foi exposto, fica evidente a necessidade de manter um controle rigoroso da documentação, através de uma boa administração da mesma, tomando cuidado para não perdê-la ou eliminá-la antes do tempo.

Com a documentação organizada corretamente, você atende às expectativas de parceiros e clientes, conseguindo responder em questão de segundos, economizando tempo e dinheiro, transmitindo segurança e gerando um sentimento de confiança necessário para sua empresa ou negócio e, claro, para sua vida, operar mais livremente.

Conte com a Destaque para uma boa gestão documental, assim sua empresa não terá problemas legais graves e poderá manter-se organizada e eficaz.

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