Quando você não faz uma consultoria documental, você corre o risco de afetar diretamente a produção da sua empresa, perdendo oportunidades de aproveitar recursos como o tempo e a competência dos membros da equipe.

Para que uma empresa possa maximizar seus recursos, é necessário que tenha processos fáceis de executar e que possam coexistir sistematicamente. No entanto, a consultoria documental baseia o seu sucesso na forma como são tratados os diferentes dados e documentação de uma empresa, criando um sistema unificado que permite potenciar processos a vários níveis.

A consultoria de documentos permite otimizar custos e reduzir o tempo investido no gerenciamento de dados e para conseguir isso, deve haver um tratamento seletivo e ordenado com uma capacidade de análise alta o suficiente para fornecer resultados rápidos e precisos.

Perda de informações devido à ausência de consultoria documental

O problema mais encontrado na ausência de consultoria documental é a perda de informações em diferentes processos. Isso pode incluir dados que não são classificados, logo o seu acesso é realmente difícil de gerenciar, por não interpretar e organizar os dados nos documentos, eles perdem valor, pois sua contribuição não é classificada. Também é muito comum haver duplicação de processos devido ao gerenciamento inadequado de documentos.

Quando os procedimentos começam a se repetir, fica claro que a consulta documental se destaca pela ausência. Neste cenário, desperdiça-se tempo em processos já realizados anteriormente, é nesta fase que a limpeza dos dados é tão importante. Quando esses dados são gerenciados de forma eficaz, é possível realizar o trabalho até mesmo remotamente, gerando um acesso muito mais imediato e independente às informações.

Descuidos irreversíveis nos processos de comunicação

Na ausência de uma ordem nos processos de comunicação, é muito provável que haja erros diferentes como consequência de um gerenciamento inadequado de documentos. O mais comum é que cada departamento administre seu próprio sistema de informação, fazendo com que trabalhem em paralelo entre si, esse é um erro de comunicação que deve ser evitado, através de um sistema global que gera mais segurança e agilidade nos diferentes processos.

Uma consequência da falta de consulta documental é mostrar a pouca ou nenhuma capacidade da equipe de trabalho, permitindo que se percam dados documentais essenciais, mesmo gerando confusão ou cruzamento de dados, é aí que fica a pouca segurança com que se trata os dados Também fica exposto, pois não existe um sistema de salvaguarda das informações realmente importantes.

O manuseio incorreto da documentação é um erro que deve ser minimizado por meio de consultoria documental, reduzindo os processos de interpretação e acesso aos dados, de forma a não obstruir processos ou gerar riscos que ameacem a segurança e integridade dos dados históricos de as organizações.

Mãos a obra!

E se minha empresa não fez até hoje uma consultoria documental? Fique tranquilo, ainda há tempo de corrigirmos. A consultoria documental da Destaque analisa e define estruturas de informação da sua empresa, e se identificado ausência destes, mostramos os diferentes problemas e situações que podem surgir que colocariam a sua empresa em desvantagem. Para o evitar essas situações, a Destaque elabora critérios organizacionais orientados para o registo de arquivo, com estruturas de séries e tipologias documentais, onde, adicionalmente, se estipula o ciclo de vida de cada documento, sendo este essencial para que o ciclo de informação seja fácil de lidar.

Que tal fazer uma consultoria e ver o que podemos melhorar na sua empresa?

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