Talvez você já saiba que aplicativos de celular, casas e carros inteligentes são o resumo da conveniência moderna. Dessa forma, por que sua experiência no escritório seria diferente? Com um gesto simples, um escritório sem papel aumenta o fator “inteligência” e ajuda bastante na melhoria dos processos de negócios.

Imagine trabalhar em um escritório sem um único pedaço de papel. Imagine nenhum documento em papel para assinar e distribuir pelo escritório. Imagine se não existissem documentos em papel para examinar, organizar, e para armazenar em seu espaço limitado de escritório. Não existiria necessidade de armários de arquivo! Parece bom demais para ser verdade, certo?

Embora possa parecer uma possibilidade distante, esse é o futuro dos negócios. Muitas empresas já estão se transformando em um escritório sem papel usando softwares de gerenciamento de documentos como o McFile para otimizar os processos de negócios, cortar custos e economizar tempo precioso.

Vamos abordar e explorar em detalhes porque o escritório sem papel pode ser a estratégia certa para sua empresa:

 

1. Custo-benefício

Com as empresas procurando maneiras de cortar custos e ainda obter lucros consideráveis, o escritório sem papel parece uma solução viável. A documentação em papel é uma sobrecarga cada vez mais cara. Suas deficiências, como extravio e perda, também são prejudiciais para os negócios.

Sem papel, nenhum dinheiro será gasto na compra de papel, toner da impressora, impressão ou contratação de pessoal de arquivamento. Nenhum dinheiro será gasto no aluguel de um espaço para armazenamento de documentos ou na compra de arquivos. Além disso, nenhum dinheiro será gasto em serviços ocasionais de equipamentos de escritório, como impressoras.
O MCFile é útil na eliminação de papel, porque permite que você mantenha seus documentos em formatos digitais; assim, as despesas do escritório são reduzidas consideravelmente.

 

2. Segurança aprimorada

Em segundo lugar, o sistema de documentação manual é suscetível a muitas violações de segurança. Mesmo com medidas de segurança como armários com chave e trituradores, documentos confidenciais podem não estar seguros. Invasores podem acessar facilmente arquivos e roubar seus documentos. Em caso de incêndio ou qualquer calamidade natural como um furacão ou inundação, documentos importantes podem ser perdidos. Às vezes, devido a erros de arquivos humano, são extraviados, para nunca mais serem encontrados e isso pode ser muito ruim para os negócios.

O bom de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é que todos os documentos são armazenados em servidores criptografados que podem rastrear quando os arquivos são acessados, por quem, a que horas e quais alterações foram feitas. O acesso a documentos digitais também pode ser limitado a somente pessoal autorizado.

Graças à computação em nuvem, você pode armazenar documentos confidenciais em plataformas baseadas na nuvem para facilitar o acesso e a para ter uma alta segurança. Isso também permite vários pontos de backup. Além disso, os serviços em nuvem podem ser acessados ​​a partir de vários dispositivos; como PCs, tablets e smartphones.

 

3. Melhore o Processo de Negócios

Com o sistema certo de gerenciamento de documentos digitais, como o Mcfile, é possível revisar, autorizar e transferir informações com o clique de um botão. Isso pode acelerar solicitações de compra, relatórios de despesas, aprovações de empréstimos, contratos e muito mais.

Por exemplo, o setor imobiliário é bastante lento devido aos muitos regulamentos que o cercam. O tempo é tudo. Os corretores imobiliários precisarão aprender a usar a automação de escritório a seu favor. Através de um software, os documentos podem ser assinados digitalmente e enviados às autoridades relevantes em tempo real, reduzindo o tempo e os custos.

Além disso, os funcionários podem colaborar em projetos trabalhando em documentos compartilhados simultaneamente. Isso promove a criatividade e um melhor aproveitamento do tempo, permitindo que agreguem valor em outras áreas da sua empresa.

 

4. Satisfação do Cliente

Os clientes são a espinha dorsal do seu negócio. Sua satisfação nunca é uma opção. Atualmente, muitos clientes preferem o autoatendimento ao invés de ligar e ficar em espera. A transformação digital é indispensável.

Com os documentos a um clique de distância, os funcionários não precisam manter clientes em espera enquanto pesquisam manualmente informações relevantes. Com uma rápida resposta, a satisfação dos seus clientes é garantida.

 

5. Pagamentos mais rápidos

Se sua empresa concede algum serviço com pagamento a prazo aos clientes, é provável que você precise faturá-los periodicamente. Primeiro, o uso de faturas eletrônicas permitirá economizar dinheiro que, de outra forma, seria gasto em papel, envelope e postagem do escritório.

Em segundo lugar, o uso de uma fatura por email pode agilizar o processo de pagamento. Os clientes recebem sua fatura assim que você clica em enviar, e isso pode acelerar a rapidez com que eles fazem os pagamentos. Além disso, como a maioria dos softwares de gerenciamento de documentos pode criar e rastrear faturas, você pode facilmente acompanhar as faturas não pagas, quando apropriado.

 

6. Ambientalmente amigável

Adotar a documentação digital não apenas melhora a produtividade dos seus negócios, mas também ajuda a manter o meio ambiente. Em média, os Brasileiros usam 4 Kg por habitante e por ano de papel. A comunidade empresarial usa cerca de 21 milhões de toneladas de papel anualmente. Tais números levantam preocupações sobre o impacto ambiental.

Como você pode ver, ficar sem papel é um empreendimento importante, não apenas para a comunidade empresarial, mas também para toda a raça humana. Além disso, já existem projetos de lei comerciais que promovem transações sem papel em prol do meio ambiente. Com a entrada em vigor dessa legislação, não há dúvida de que um escritório sem papel é o futuro dos negócios.

Conclusão:

Tudo dito e feito, ficar sem papel traz muitos benefícios para você, seus funcionários, clientes, e sua empresa. Além de permitir que você faça negócios de qualquer lugar, elimina os aborrecimentos associados ao processo manual de gerenciamento de documentos, que podem ser lentos, pesados ​​e caros.

Com sistemas de gerenciamento de documentos como McFile, o escritório sem papel não é mais uma possibilidade futura, mas uma realidade que está aguardando para ser adotada. Como um parceiro de soluções experiente, podemos ajudá-lo a fazer uma transição suave do papel para um escritório sem papel, com vantagem competitiva.

Se quiser bater um papo com nossos consultores sobre como melhorar a gestão de documentos na sua empresa, deixe seu contato aqui.

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