É difícil saber quando você pode jogar um documento fora sem ter que se preocupar se vai precisar dele meses, ou até anos, mais tarde.

Você sabe que o Brasil é em um dos países mais burocráticos do mundo. Por isso as centenas de diferentes documentos que um cidadão carrega consigo precisam ser cuidadosamente controlados pelas empresas (pequenas, médias ou grandes) a fim de evitar problemas jurídicos ou fiscais

Esse problema pode ser resolvido com um simples projeto de gestão documental que envolva um diagnóstico de temporalidade para cada arquivo, personalizado por organização. Isso visa atender a validade jurídica/fiscal e a validade de uso interno da empresa, que pode vir a precisar de um determinado documento além dos prazos legais, para fins de auditoria, por exemplo.

A orientação a seguir oferece uma visão geral sobre por quanto tempo você deve manter um plano de gerenciamento.

DOCUMENTOS PRAZO
Notas fiscais e recibos 5 anos
Livros fiscais 5 anos
IR (Imposto de Renda) 5 anos
CSLL (Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido) 5 anos
PIS (Programa de Integração Social) 5 anos
COFINS (Contribuição para Financiamento de Seguridade Social) 5 anos
ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) 5 anos
Declarações: DIPJ, DCTF, DACON 5 anos
DASN (Declaração Anual do Simples Nacional) 5 anos
DIRF (Declaração do Imposto Retido na Fonte) 5 anos
GIA (Guia de Informação e Apuração do ICMS) 5 anos
Nota Fiscal de Serviço 5 anos
Nota Fiscal – Fatura de Serviço 5 anos
Livro de Registro de EntradasLivro de Registro de Saídas 5 anos
Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A 5 anos
Carnê de recolhimento – ME e EPP anterior regime de estimativa 5 anos
Documentos fiscais e formulários não emitidos – Desenquad. ME/ EPP 5 anos
Contrato de trabalho Indeterminado
Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13° salário, controle de pontos 5 anos
Termo de rescisão do contrato de trabalho 2 anos
Folha de pagamento 10 anos
Livro ou ficha de registro de empregado Indeterminado
FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) 30 anos
GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e informações à Previdência Social) 30 anos 
GRFC (Guia de Recolhimento rescisório do FGTS e da Contribuição social) 30 anos 
GPS (Guia da Previdência Social) 5 anos
Contribuições Sindicais 5 anos
CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) 3 anos
RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) 3 anos
Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários 10 anos

Por isso surge a pergunta: Como armazenar esses documentos de forma segura?

Se formos considerar que uma empresa pode literalmente gerar pilhas de documentos, isso quer dizer que esses documentos podem ocupar um bom espaço. Também o papel sofre a ação do tempo e pode ser facilmente danificado. Levando tudo isso em conta, precisamos de um lugar seguro e um sistema inteligente para gerenciar todo esse material.

A Destaque pode te ajudar a guardar seus documentos de forma segura e oferece uma forma simples de organizar e gerenciar seus documentos de forma digital. Entre em contato com a gente para mais informações. A Destaque está aqui por você.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Nome *