8 sinais de que a sua organização de arquivos físicos está ineficiente

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Data de Publicação: 21 de junho de 2018

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Já notou desordem, acúmulo desnecessário ou dificuldade de localização de arquivos? Algumas atitudes, como, por exemplo, a organização de arquivos físicos e digitais, quando não estruturada de forma correta, pode acarretar prejuízos que vão desde a perda de tempo a problemas financeiros. Por isso, é importante notar indícios de problemas e tomar medidas de acordo!

Todos os anos, cresce exponencialmente a quantidade de dados em diferentes formatos que passam pelas empresas, o que torna a área responsável por gerenciar esses documentos altamente estratégica para o sucesso do negócio. Assim, a gestão de documentos permite a captura fácil e ágil, além de melhor conservação, segurança, ordem, pesquisa correta e praticidade.

A seguir, a Destaque indica os principais sinais de que a organização de arquivos físicos da sua empresa está ineficiente. Veja!

Como saber se a organização de arquivos físicos não é suficiente?

É importante saber que organizar, não significa apenas agrupar, separar e colocar em caixas aquilo que se deseja armazenar. É preciso conhecer os conceitos básicos da gestão documental, além de criar padrões inteligentes, regras e condições capazes de facilitar ao máximo a localização e o acesso aos elementos. O segredo é não hesitar em combinar diferentes ferramentas de organização de documentos e não depender apenas dos métodos atuais.

No entanto, algumas vezes, pode ser que a gestão de documentos de uma empresa não seja suficiente, acarretando, assim, em erros. Sabendo disso, é importante ficar atento a sinais de problemas e ineficiência e buscar, a partir disso, melhorar a organização de arquivos físicos

Abaixo, apresentamos alguns desses sinais. Confira!

1) Ausência de um Manual de Gestão de Arquivos

O destaque inicial nesta lista aponta diretamente para a ausência de um Manual de Gestão de Arquivos, elemento fundamental na administração de arquivos físicos. Este manual é uma compilação de procedimentos e operações técnicas abrangendo a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de todos os documentos, independentemente da fase em que se encontram. A falta desse guia de referência deixa os colaboradores sem critérios claros para arquivamento, resultando em conflitos e perda de eficiência na busca por informações. 

Ao implementar o Manual de Gestão de Arquivos, a empresa ganha controle total sobre sua documentação, tanto na produção quanto no recebimento. Isso:

  • viabiliza a uniformização de procedimentos;
  • facilita a recuperação de informações;
  • contribui para a criação e manutenção de documentos acessíveis;
  • proporciona uma recuperação ágil da informação desejada.

2) Não indexar seus arquivos

Existe um recurso chamado indexação. Apesar do nome complexo, nada mais é que uma maneira eficiente de organizar e encontrar um documento. Indexar é representar um documento com palavras referentes ao seu assunto. Ao realizar a indexação, o documento passa por uma análise, e termos relevantes são extraídos para identificação durante futuras buscas. Essa atividade consiste em arquivar o documento de forma aprimorada, visando facilitar sua localização posterior. 

Essencialmente, a indexação transforma o conteúdo do documento em palavras-chave que otimizam a recuperação de informações. Contribui significativamente para a organização e agilidade no acesso a documentos específicos.

3) Não digitalizar os arquivos

Ainda hoje, existem muitos documentos que precisam ser físicos. No entanto, quando não armazenados em condições adequadas, podem sofrer danos irreparáveis. Por isso, digitalizar um arquivo ou manter a versão digital se torna importante.

Contendo as informações importantes no ambiente de servidores, é possível protegê-las com backups diários. Assim, mesmo que ocorra um incidente, pode-se restaurá-los rapidamente, caso necessário.

Além disso, há possibilidade de acessar os documentos de qualquer lugar e a qualquer momento por meio de uma nuvem. Viabiliza um trabalho em equipe, independentemente da localidade das filiais e clientes. 

4) Não treinar e orientar os colaboradores sobre mudanças

De nada adianta possuir um sistema de organização impecável se todos os membros da empresa não estiverem alinhados às mudanças implementadas. Embora possa parecer algo improvável, é um cenário comum onde empresas introduzem novos protocolos, resultando em desconforto tanto interna quanto externamente.

Quando os colaboradores não dominam as novas práticas, isso pode levar a atrasos no atendimento e a uma demora maior na execução de tarefas que normalmente seriam rápidas. Ao familiarizar os colaboradores com as mudanças no sistema de arquivamento e busca de arquivos, é possível otimizar todo o processo diário de funcionamento da empresa. O treinamento não é apenas uma etapa, mas uma parte essencial do processo de adaptação, garantindo que todos estejam capacitados e confiantes para abraçar as mudanças propostas de forma eficaz.

5) Definir um padrão eficiente para organização de arquivos físicos

No contexto físico, é essencial estabelecer um padrão consistente para a categorização de pastas. Opte por guardar e posicionar as categorias dos documentos mais frequentemente consultados em áreas acessíveis, como o centro de uma estante, evitando extremidades. Leve em consideração a funcionalidade e arranjo das estantes, garantindo uma atualização regular do acervo para prevenir desatualizações e o acúmulo desnecessário de tarefas. Essas práticas não apenas facilitam o acesso rápido, mas também promovem uma gestão eficaz dos documentos, contribuindo para a fluidez das operações cotidianas.

6) Diferenciar documentos com elementos visuais

A adoção de cores para categorizar documentos também é uma prática eficiente na organização de arquivos físicos e é amplamente utilizada. Cada cor pode ser atribuída para representar a importância ou o tema específico do documento. Essa abordagem simplifica as consultas, permitindo que os usuários identifiquem imediatamente onde procurar. 

Em casos de incerteza quanto à categoria, opte por associar o documento à categoria mais pertinente. Essas simples mudanças resultarão em uma otimização significativa das tarefas diárias, aprimorando a eficiência no gerenciamento de documentos.

7) Duplicar os documentos

Embora determinados arquivos sejam acessíveis a todos os colaboradores, duplicar documentos pode resultar em complicações significativas. Por exemplo, se uma pessoa realiza alterações em uma cópia enquanto outro setor trabalha em uma nova versão, a empresa corre o risco de possuir informações desatualizadas e inconsistentes.

Em setores críticos, como o financeiro, essa situação pode acarretar até mesmo em prejuízos. Portanto, é fundamental evitar duplicações para assegurar a integridade e a coesão das informações em todos os departamentos da empresa. Por isso, evite!

8) Hesitar em procurar ajuda de outras empresas

Hesitar em procurar assistência de empresas especializadas pode limitar as oportunidades de aprimorar a gestão documental. Empresas dedicadas exclusivamente à hospedagem e gerenciamento de arquivos oferecem serviços abrangentes, desde categorização até atualização, sempre pautadas pela ética e preservação da integridade documental.

Consequentemente, a complexidade da gestão documental é simplificada quando confiada a especialistas. Ao organizar seus documentos de maneira adequada, cria-se um padrão no acervo, permitindo a rápida identificação de arquivos e resultando em uma significativa economia de tempo.

Conte com a Destaque!

Na busca por excelência na organização de arquivos físicos, confie na Destaque! Somos uma empresa especializada em serviços de hospedagem e gerenciamento de documentos, comprometidos em oferecer soluções completas. Desde a categorização até a atualização, priorizamos a ética e a preservação integral da sua documentação.

Ao optar pela Destaque, simplificamos sua demanda documental, estabelecendo padrões claros no seu acervo. Confie na Destaque para elevar a eficiência e integridade dos seus documentos. Entre em contato!