Como muito se sabe, os documentos são fontes de informações vitais para qualquer empresa, seja ela de pequeno ou grande porte. Contudo, caso não haja um gerenciamento de documentos adequado, complicações são geradas em uma enorme escala, afetando diretamente o desenvolvimento de sua empresa.

Inclusive, em nosso cenário atual e com os avanços tecnológicos, a privacidade tornou-se uma preocupação de extrema relevância para as empresas, colaboradores e clientes. As violações de privacidade podem evidenciar problemas mais graves em relação à prática de gestão e segurança dos arquivos. Dessa forma, é recomendável que sejam aplicadas estratégias para potencializar a proteção de todo o acervo.

Sendo assim, a questão mais importante de todas, é: “O que você tem feito para garantir a organização e segurança dos documentos de sua empresa?” Caso não tenha ainda uma resposta definida, não precisa se preocupar, a Destaque pode te ajudar em cada etapa de gestão documental e promover resultados promissores em sua empresa, oferecendo as melhores soluções.

Além disso, explicaremos como evitar que informações primordiais sejam perdidas ou extraviadas e como ajudar seu negócio a promover uma maior segurança na hora de realizar o gerenciamento. Por isso, continue a leitura e entenda mais sobre o tema!

Por que é importante garantir a segurança dos documentos da sua empresa?

A organização é a palavra-chave para garantir uma gestão documental eficiente e proteger seus dados. Além de sistematizar cada registro, é por intermédio dela que se estabelecem padrões para a adequada administração, facilitando a execução do trabalho, tornando o processo mais estratégico e, consequentemente, assegurando a preservação das informações. 

E, quando estamos falando sobre segurança, ela é uma parte crucial para seu negócio, o descumprimento de dados confidenciais prejudica de forma significativa a reputação da corporação, além de reduzir a confiança e demonstrar incapacidade de gerir a própria empresa. 

Por essa razão, é necessário realizar o gerenciamento das informações confidenciais de forma correta, para que a organização mantenha-se focada em seus objetivos estratégicos, evitando o vazamento de dados que trazem enormes riscos aos negócios. Porém, claro que tudo isso deve ser feito sem infringir os três fundamentos da proteção de informações, que são a integridade, acessibilidade e confidencialidade.

Desse modo, confira alguns dos obstáculos que originam-se da falha em preservar os documentos e informações sigilosas:

  • Perda de negócios: como já mencionado, a quebra de dados sigilosos pode gerar uma impressão de desconfiança entre clientes e parceiros, o que prejudica os resultados financeiros da empresa.

 

  • Atividade criminosa: falta de segurança é um prato cheio para hackers e criminosos virtuais. Seus dados podem ser usados indevidamente por terceiros, correndo o risco de sofrer diversas atividades criminosas, como a fraude. 

 

  • Perda de vantagem competitiva: quando o plano de negócios, propriedade intelectual ou dados comerciais são divulgados ilegalmente, isso faz com que a empresa fique em uma situação complicada, correndo o risco de perder sua vantagem competitiva.

 

  • Moral abalada: muitos dados de clientes ou colaboradores ficam expostos, permitindo que dessa maneira haja uma possível divulgação e compartilhamento sem consentimento, destruindo a confiança e a lealdade do empregador. 

Exemplos de documentos e informações do local de trabalho que devem ser protegidos.

Até este momento, compreendemos sobre qual a importância da conservação de dados e arquivos sigilosos, demonstrando as respectivas consequências negativas se caso ocorrer uma exposição indevida.

Sabendo disso, agora abordaremos neste tópico como realizar uma divisão dessas informações confidenciais no ambiente empresarial, mantendo-as em máxima segurança, para também contribuir com a organização e evitar o vazamento, como antes mencionado. Vejamos a seguir:

  • Informações dos colaboradores: podendo incluir a divulgação de informações de identificação sigilosas por parte do colaborador, como o número do seguro social, endereço residencial, números de telefone, endereços de e-mail, informações de login e senha, número de carteira de motorista, dados médicos e muito mais.

 

  • Informações de gestão: nessa categoria podem incluir informações sobre questões de relações privadas entre empregador ou ações disciplinares, demissões planejadas, investigações de má conduta de colaboradores no local de trabalho, salários, negociações de contrato e outras informações relacionadas ao emprego.

 

  • Informações da empresa: inserir informações confidenciais da corporação ou dados comerciais que dão a uma empresa uma vantagem sobre a concorrência , incluindo detalhes sobre métodos comerciais secretos, lista de fornecedores terceirizados, planos e acordos lucrativos, dados financeiros, orçamentos e previsões, desenvolvimento de produtos, propriedade intelectual, senhas e logins, estratégia de marketing, pesquisa e muito outros pontos mais.

 

  • Informações dos clientes: englobar a proteção de informações confidenciais, como clientes ou lista de clientes, informações de contato, informações financeiras, números de carteira de habilitação, números de seguro social e etc.

 

  • Informações profissionais: informações que incluem listas e contatos de clientes, diagnósticos e tratamentos de pacientes, informações de impostos e renda, comunicações privilegiadas e conselhos relacionados, dentre outras mais.

As empresas e organizações têm a capacidade de produzir uma quantidade impressionante de dados e documentos diariamente, dos quais são a linhagem de uma empresa, por isso o gerenciamento eficiente de documentos é essencial para manter as informações da empresa privadas e seguras. Em vista disto, abaixo confira algumas dicas que podem ajudar a garantir proteção no funcionamento desta tarefa!

Dicas para realizar e garantir segurança dos documentos

  • Tenha um espaço apropriado para os documentos físicos

Não é de se surpreender que a circunstância de algumas empresas mantenham seus arquivos em armários e gavetas no escritório, entretanto, não é a prática mais segura e indicada. Isso porque além de reduzir a segurança, também contribui para um ambiente de trabalho bagunçado, no qual consequentemente afeta muito na produtividade e eficiência, aumentando os riscos de perda e extravio documental.

 Dessa forma, é importante que a empresa disponha de um local definido especificamente para o armazenamento desses documentos, com acesso restrito, de modo que apresente organização e ofereça maior amparo.

Todavia, armazenar pilhas e mais pilhas de documentos pode ser bastante questionável, já que reduz drasticamente o espaço no escritório e sua empresa pode não estar equipada com as medidas adequadas de proteção de dados.

Em vista dessa questão, mesmo com as recentes evoluções com a prática da digitalização, ainda existem empresas que demandam cópias físicas e um espaço para mantê-las, portanto, o armazenamento de documentos fora do local de trabalho pode auxiliar na melhora da eficiência e liberação do espaço que poderia ser utilizado.

E, um serviço líder de armazenamento externo oferecerá a indexação, digitalização e acesso online aos documentos, tornando a recuperação muito simples e rápida,  aumentando o rendimento da sua equipe.

  • Estabeleça controle de acesso aos documentos e crie políticas internas.

Com o alto volume de informações de relevância em uma empresa, é indispensável criar uma política de segurança que possa definir as normas de uso de dados, já que essa atitude evita violações mais graves.

Essa política também deve proteger a empresa contra os possíveis equívocos dos colaboradores e gestores, tendo em consideração que qualquer passo tomado de maneira imprecisa, resultará em grandes transtornos. Então, ao conceder acesso aos arquivos, os empregadores devem manter registros de quais informações podem ser disponibilizadas e para quem.

Essa decisão também deve ser cancelada depois da conclusão do projeto, da rescisão do contrato de trabalho ou quando o acesso não for mais cabível.

Não esquecendo, inclusive, da constituição de outras políticas internas. Por isso, comece esclarecendo por que a confidencialidade é tão importante. Em seguida, dê dicas de proteção de dados.

Oriente a todos que usem senhas seguras em seus dispositivos de trabalho, ensine-os a descartar corretamente os documentos e explique as restrições de permissão.

Além disso, se sua empresa possui um local para armazenamento externo, certifique-se claramente de quem terá acesso, para que possa dessa forma garantir uma maior segurança e organização dos arquivos. 

  • Invista em uma solução de Gestão Eletrônica de Documentos – GED

Por fim, atualmente o melhor jeito de garantir a segurança das informações é o armazenamento de documentos em formato eletrônico, no qual é onde, justamente, entramos no tema sobre Sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos – GED.

Um sistema GED garante que seus dados sigilosos sejam mantidos em segurança por meio de senhas fortes, restrições de acesso, armazenamento em nuvem e criptografia.

Estes mecanismos aplicados nos processos organizacionais provoca uma drástica redução do uso de papel, gerando uma economia de recursos. Além de permitir também que você forneça aos colaboradores, clientes e fornecedores de forma otimizada as informações que precisarem, oferecendo vários benefícios importantes para seu negócio.

As empresas que escolhem investir em um sistema de gerenciamento eletrônico fornecem a si mesmas a base para ajudar a simplificar os fluxos de trabalho e avaliar melhor os processos essenciais para as negociações.

Tenha uma solução segura para o gerenciamento dos documentos da sua empresa. Conheça a Destaque!

Hoje em dia existem diversas técnicas para uma gestão documental, incluindo guarda interna, guarda externa/terceirizada, digitalização, microfilmagem, entre outras.

Dependendo da quantidade de documentos que se tem, do espaço disponível e de tantos outros fatores, uma solução pode ser mais interessante que a outra. Algumas empresas são especializadas nesse assunto, podendo indicar o caminho mais adequado e ainda ajudá-lo a implementar essa gestão.

É o caso da Destaque Gestão Documental. Nós estamos há mais de duas décadas neste mercado, oferecendo serviços de gestão documental e tendo um papel ativo na segurança de documentos de inúmeras empresas.

Por isso, se o seu objetivo é não ter mais dores de cabeça e gostaria que sua empresa tivesse um melhor desenvolvimento e organização, conte com nossos serviços de digitalização, catalogação e indexação, consultoria e muito mais.

Para saber mais e entender as soluções eficazes para sua empresa, entre em contato conosco!

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