O gerenciamento de documentos é um processo usado para capturar, rastrear e armazenar documentos. De acordo com a Association for Intelligent Information Management (AIIM), o gerenciamento de documentos “incorpora a captura de documentos e conteúdo, fluxo de trabalho, repositórios de documentos, sistemas de saída e sistemas de recuperação de informações”.

O gerenciamento de documentos pode economizar tempo e dinheiro de uma organização. Ele oferece benefícios como segurança de documentos, controle de acesso, armazenamento centralizado, trilhas de auditoria e busca e recuperação simplificadas.

Fundamentos de gerenciamento de documentos

Menos documentos em papel

Os sistemas de arquivamento físico são usados ​​há muito tempo para capturar e armazenar documentos em papel. Mas as organizações enfrentam custos mais altos devido ao processamento manual, risco de erro humano, danos físicos, problemas de recuperação e falta de espaço.

Na década de 1980, um software foi desenvolvido para armazenar e gerenciar documentos em formato eletrônico. A tecnologia de digitalização permitiu que as organizações digitalizassem material de papel para rastreamento e armazenamento online mais simples. Desde então, as soluções de gerenciamento de documentos se expandiram para incluir recursos de segurança, fluxo de trabalho e auditoria.

Capacidade de armazenamento adicional

Embora o mundo não tenha ficado totalmente sem papel, cada vez mais organizações estão aproveitando as vantagens das ferramentas de automação e gerenciamento de documentos online. Um benefício adicional é a capacidade de armazenamento de um servidor em comparação com um arquivo físico ou depósito.

De acordo com o Finances Online: “Os benefícios do software de gerenciamento de documentos incluem manuseio otimizado de documentos, acessibilidade de dados aprimorada, pesquisas de arquivos simplificadas e custos mais baixos de gerenciamento de documentos. Além disso, ter essas ferramentas permitirá que você tenha um controle mais rígido sobre a segurança dos arquivos de sua empresa e, ao mesmo tempo, aprimorar a colaboração, tornando o compartilhamento de dados mais fácil. ”

Atributos comuns

Os sistemas de hoje podem variar em escopo e tamanho, mas a maioria compartilha atributos comuns:

  • Os metadados normalmente são fornecidos para cada documento. Inclui coisas como a data em que um documento é armazenado, título e descrição;
  • A indexação, a recuperação e a pesquisa ajudam os usuários a encontrar documentos e informações com base em identificadores, metadados e conteúdo de documentos;
  • Os recursos de segurança ajudam a proteger as informações e a dar suporte à conformidade. A maioria dos sistemas permite que os administradores controlem quem tem acesso aos documentos;
  • O fluxo de trabalho permite que os administradores criem regras que ditam o fluxo de documentos em uma organização;
  • A colaboração permite que vários usuários visualizem e modifiquem documentos ao mesmo tempo. As mudanças e o histórico de documentos são monitorados pelo sistema;
  • O controle de versão permite que os usuários recuperem versões anteriores de um documento ou continuem trabalhando a partir de um ponto selecionado. O controle de versão é útil para documentos que mudam com o tempo e requerem atualização.

Principais recursos do gerenciamento eficaz de documentos

O software de gerenciamento de documentos arquiva, captura e armazena automaticamente grandes volumes de documentos. Ele otimiza o processo com recursos como consolidação de informações, colaboração, pesquisa e recuperação, segurança e fluxo de trabalho.

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