Neste artigo, explicamos mais sobre o que é a digitalização certificada e como ela é uma garantia de um processo de qualidade. A digitalização certificada garante não só a digitalização e automação com sucesso de todas as suas atividades comerciais, mas também um processo de digitalização de documentos de qualidade com todos os parâmetros de segurança e garantia para os usuários.

Digitalização certificada

Ninguém quer encontrar um arquivo crucial no meio de uma pilha de documentos, não é verdade? Algo simples pode virar uma experiência tediosa e frustrante. E o pior de tudo, a perda de documentos essenciais pode prejudicar a credibilidade da sua empresa aos olhos dos clientes.

Quando as imagens digitais são capturadas de documentos em papel, o processo é chamado de digitalização de documentos. Imagens de arquivos físicos são transformadas em um formato digital usando software ou reconhecimento óptico de caracteres; Essas imagens de documentos são digitalizadas e convertidas em documentos de texto. Esta conversão inteligente permite que você pesquise documentos com palavras-chave relevantes, agrupe-os por categorias e muitas mais funções.

Outros benefícios

Você vai ter uma boa qualidade de digitalização superior (já que deve ser uma cópia fiel do documento físico). Segurança do processo que não permite a manipulação da imagem e Inclusão da assinatura digital e do carimbo de hora.

Também uma das funções que a digitalização certificada oferece é que ela se responsabiliza pela digitalização e transferência de qualquer documento que a empresa possua para programas intangíveis.Ou seja, é uma cópia fiel do arquivo físico, e permite validar a assinatura em formato digital.

A digitalização certificada permitirá que a empresa proceda a qualquer procedimento judicial em entidades governamentais, porque mesmo que não seja em formato físico, possuem a assinatura que garante a autenticidade do documento. Ao mesmo tempo, o processo é mais rápido e fácil tanto para a empresa quanto para a instituição estadual.

No entanto, scanners de documentos básicos, disponíveis em qualquer loja, não são muito úteis. Como são apenas imagens digitais, a única coisa que você pode fazer com elas é visualizá-las. Uma empresa certificada de digitalização de documentos pode ajudá-lo a digitalizar seus arquivos com recursos adicionais. Ao realizar este processo com uma empresa certificada, você vai usufruir dos benefícios de dispor dos equipamentos, conhecimentos, pessoal, tecnologia e infraestrutura necessários para ter um processo de digitalização certificado de qualidade.

Da mesma forma, uma equipe de digitalização certificada lhe dará a oportunidade de organizar sua documentação da melhor maneira antes de ser digitalizada, e assim digitalizá-la da forma mais eficiente, agrupando os documentos por tipos ou classes, e podendo localizá-los imediatamente. Muitas vezes, as empresas criam e gerenciam informações e documentos que realmente não precisam manter. Desta forma poderá organizar e identificar os seus documentos, arquivá-los por categorias (contratos, facturas, fichas técnicas, propriedade intelectual, entre outros), saber realmente qual a documentação que deverá guardar em papel e ainda detalhar qual o seu valor comercial.

As empresas de digitalização dispõem de toda a infraestrutura e tecnologia necessária para realizar um processo de digitalização de documentos de qualidade com todos os parâmetros e garantias de segurança. Este processo de qualidade irá garantir a utilização de um bom sistema de gestão documental, o hardware necessário para digitalizar os documentos digitalmente, uma equipe treinada para fazê-lo da maneira certa e o melhor software para indexar essas informações.

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