Na medida em que as empresas vão crescendo, aumenta o fluxo de documentos em papéis que, por sua vez, precisam ser organizados e armazenados da melhor maneira possível, para garantir que todos os dados estratégicos e importantes do seu negócio estejam de fácil acesso, tanto para consultas internas quanto para possíveis compromissos fiscais.

Por isso o armazenamento de documentos físicos pode ser um grande trunfo para muitas empresas. Ele pode economizar dinheiro e espaço para uma empresa, bem como evitar violações de dados mas também, sem os devidos cuidados ele pode ser uma grande dor de cabeça.

A Gestão de Documentos para arquivos físicos bem implementada garante que documentos sem utilidade, com validade vencida ou que não são mais usados por nenhum departamento, sejam devidamente descartados ou organizados em arquivos separados por validade ou utilidade. Tudo isso para garantir a otimização do espaço físico da sua empresa.

Por que fazer a organização de arquivos físicos?

Nada pior do que chegar pela manhã no escritório e encarar uma mesa cheia de documentos empilhados. Ou, ainda, precisar consultar um documento com urgência e perder horas procurando por documentos que não estão onde deveriam.

A verdade é que, quanto mais organização existe na empresa, mais produtiva a rotina fica, uma vez que não é mais necessário destinar muitos esforços na busca por documentos. Além disso, essa organização bem feita também evita a possíveis perdas dos arquivos, o que poderia afetar o dia a dia do negócio.

Com tantas tarefas, uma rotina corrida e sem um padrão de organização de documentos, fica difícil lembrar onde foi guardado um arquivo de dois anos atrás.

Quando arquivos físicos estão organizados, o setor de RH consegue encontrar informações de colaboradores com rapidez, os contadores encontram sem problemas dados para realizar contabilidade e secretários de escolas acessam de modo ágil as fichas cadastrais dos alunos.

A gestão de arquivos físicos é algo diretamente relacionado ao aumento da produtividade no negócio.

Acesso aos documentos
É importante que sua empresa e a empresa de armazenamento de documentos, crie um plano que equilibre sua necessidade de ter acesso aos seus documentos e também os mantenha protegidos. Seus funcionários não devem se esforçar para encontrar documentos relevantes. Assim como é preciso ter o controle de acesso a determinados documentos a cada nível hierárquico empresarial. A segurança não deve ser comprometida por conveniência. Uma empresa de armazenamento seguro e confiável trabalhará com você para criar um sistema equilibrado que siga as diretrizes da cadeia de custódia.

Criar um Registro da Cadeia de Custódia
Uma forma de criar um registro da cadeia de custódia, é realizar ou configurar um log ou sistema que registre quando um documento é armazenado, recuperado ou movido. Cada vez que alguém tem a custódia de um documento, uma anotação deve ser feita no registro para garantir que a cadeia de custódia não seja quebrada.

Cada anotação deve incluir:

  • Nome da pessoa acessando o documento;
  • Data, hora e local de acesso;
  • Nome do funcionário de armazenamento de documentos que ajudou – se aplicável;
  • Descrição do documento acessado e dados obtidos;
  • Esta não é uma lista restritiva; sua empresa pode exigir informações adicionais, dependendo das necessidades do seu setor. Em última análise, é fundamental para a segurança do seu negócio que você mantenha algum tipo de registro da cadeia de custódia.

Revise as políticas da empresa de armazenamento de registros para garantir que não rompam a cadeia de custódia. A empresa de armazenamento que você escolher provavelmente o ajudará a transportar documentos de seu escritório para o depósito. Durante o processo de mudança, é fundamental que os funcionários da empresa de armazenamento não tenham a custódia de seus registros em nenhum momento.

É responsabilidade da empresa de armazenamento de registros estabelecer políticas e diretrizes específicas sobre como seus funcionários devem lidar com documentos. Em nenhum momento um funcionário deve entrar em contato física ou visualmente com os documentos ou então uma falha na cadeia de custódia está em risco de ocorrer.

Quais são as implicações de uma falha na cadeia de custódia?
Uma falha na cadeia de custódia é prejudicial não apenas para o seu negócio, mas também para a empresa de armazenamento de registros. Isso pode levar a problemas tão simples como a perda de um documento a problemas de grande escala, como uma violação de dados em toda a empresa .

Multas também são possíveis, sem mencionar a quantidade de dinheiro que sua empresa perderá se suas informações forem roubadas. Isso representa um grande desgaste financeiro para sua empresa e esse número não inclui as multas ou outras penalidades que sua empresa pode receber por não proteger adequadamente seus dados. Não se esqueça de quanto dinheiro sua empresa perderá se concorrentes obtiverem acesso às suas informações classificadas.

Reputação significa tudo no mundo dos negócios e uma violação de dados pode destruir a confiança que você acumulou com seus clientes. Todas essas consequências são aplicáveis ​​tanto ao seu negócio quanto à empresa de armazenamento de discos.

Dica extra: Minha empresa precisa guardar documentos físicos e agora?

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