Muitos profissionais de diversas áreas diferentes perceberam a melhoria no seu trabalho após decidir escolher uma boa gestão documental para seu dia a dia. Mas hoje vamos falar de um profissional que com certeza é um dos mais beneficiados: o Promotor de Justiça.

Primeiro, cabe lembrar que a função de um promotor exige muita dedicação e responsabilidade já que são eles que ajudam e defendem os maiores interesses da sociedade. No dia a dia, seu papel é instaurar inquéritos civis e ações civis públicas para elucidar supostos crimes e resguardar o direito das partes envolvidas.

Com as provas e indícios reunidos, o promotor denuncia crimes à Justiça, requisita informações oficiais, expede notificações, solicita investigações e garante que as penas impostas aos condenados sejam aplicadas de forma correta.

Em meio a tanto trabalho surge uma grande papelada de dados importantes. Imagine que cada pessoa é um caso diferente com inúmeras informações que rendem páginas enormes.

O promotor que opta por uma boa gestão documental demonstra que quer deixar seu trabalho o mais organizado possível. Já que a gestão traz benefícios relevantes, como:

1- Ter a informação em um lugar seguro.
2-Menos papelada no escritório.
3- Fácil acesso e eficiência.

Para isso você pode contar com um sistema de gerenciamento que traga todas essas vantagens de maneira fácil, veja por exemplo como o sistema do McFile se encaixa nesses três pontos.

Segurança
O McFile (software para gerenciamento de documento) roda sobre a plataforma Amazon AWS, detentora de diversos selos de qualidade e segurança, como IS27001, FIPS, SOC 1,2 e 3, entre outros.
Seus arquivos estão armazenados com replicação automática entre diversos servidores e proteção contra exclusão e alteração de dados.
Testes regulares de penetração e stress complementam uma administração rígida e segura.

Organização
O McFile ajuda a gerenciar seus conteúdos, dessa forma tudo pode ser catalogado e arquivado, inclusive e mails e anexos. E com o controle de versões os arquivos não ficam sobrepostos, já que todos os documentos em papel são digitalizados. Além disso o McFile te ajuda a atender demandas específicas, as tarefas ou informações são visualizadas imediatamente. Ou seja, achar qualquer documento fica muito mais fácil. Além disso possui uma solução completa para administração de arquivos físicos, com controle de empréstimos, tabela de temporalidade, código de barra, suporte a digitalização e assinatura digital, além de hierarquia de caixas, pastas e documentos.

As principais funções são

  • Tabela de temporalidade;
  • Gerador de relatórios;
  • Sistema nativo para migração de dados pré-existentes;
  • Pesquisa full-text ou por qualquer campo do sistema;
  • Fluxo de empréstimos;
  • Fluxo de digitalização;
  • Controle de movimentação via coletor de dados;
  • Inventário dos arquivos via coletor de dados;
  • Controle de localização das pastas;
  • Etiquetas de caixas e pastas;
  • Plano de classificação hierárquico;
  • Restrições de segurança por área da empresa ou função.

Eficiência
Por meio do sistema do McFile você facilita a comunicação com outros funcionários. Por exemplo é possível compartilhar não apenas os documentos e processos com seus colegas, mas também acompanhar toda a vida de um arquivo recebendo notificações sempre que ele for alterado, eliminando assim a cachoeira de e-mails de revisões de diferentes áreas da empresa.

O uso do sistema ainda facilita a geração de inovações e incentiva o empreendedorismo interno, graças à facilitação do processo de comunicação interno gerando um melhor networking entre setores. Funciona como ferramenta de colaboração e integração, além de uma evolução na gestão de trabalho. Sua utilização é uma tendência inovadora, permitindo uma maior agilidade e controle sobre a produção de inteligência das organizações.

Seus casos estarão organizados, terão um fácil acesso e poderão ser resolvidos de maneira mais rápida sobrando até um tempinho pro cafezinho! Já pensou em todos esses benefícios no seu dia a dia? Entre em contato com a gente, e veja a diferença acontecer!

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