Com base no que já abordamos anteriormente, é possível compreender cada vez mais a respeito dos benefícios da gestão documental para ambientes corporativos e algumas maneiras de realizar este processo, como a utilização da digitalização de dados em relação a documentos significativos para a empresa. Contudo, não são apenas os escritórios que se beneficiam, existem outros locais que também necessitam deste tipo de serviço, como é o caso das indústrias.

 

Quando devemos aplicar a gestão documental?

 

A gestão documental deve ser aplicada em empresas que estão em constante crescimento ou que buscam evoluir na qualidade de prestação de serviço, por se tratar da organização de todos os dados e documentos importantes, facilitando a busca e os tornando mais acessíveis. Portanto, por mais que este tema não seja tão abordado, podemos observar que a gestão documental para indústrias é imprescindível se seu objetivo é ter um bom negócio, essencialmente para manter a organização e garantir bons resultados. Entretanto, muitos não conhecem as vantagens que esse serviço proporciona – e, consequentemente, não fazem o investimento que deveriam. Sabendo disso, elaboramos este post para esclarecer os proveitos da gestão documental. Veja a seguir!

 

Como a má gestão pode prejudicar o progresso da sua indústria?

 

Primeiramente, para entendermos melhor como a gestão documental pode trazer diversos benefícios, também precisamos compreender como ela pode prejudicar sua empresa ou indústria, se feita de modo incorreto e completamente desorganizado.

Não é nenhuma novidade que o trabalho coletivo favorece todo e qualquer setor, já que, quanto mais especializado em uma tarefa específica for o grupo de trabalho que a dirige, mais controle terá da situação e melhores resultados serão obtidos. É importante que a comunicação entre os envolvidos seja clara e bem organizada. Caso contrário, um enorme desequilíbrio é acometido, correndo risco de que as diferentes partes não se encaixem e o resultado final seja mal sucedido, atrasando e causando diversos malefícios, não somente no setor e no grupo do qual estamos lidando, e sim para um conjunto de colaboradores e as diversas áreas de atuação de sua empresa. Do administrativo à produção, por exemplo.

Deste modo, deve existir um sistema de gerenciamento documental que garanta que todos que fazem parte daquele grupo, tenham acesso a todas as informações necessárias. Também é significativo que haja rastreabilidade nos documentos. Pois poderá acontecer de você ter as informações que precisa para continuar desempenhando sua função, mas estarem incompletas, rasas ou pouco claras. Diante disso, você terá que saber qual é a fonte original das informações para solicitar os devidos esclarecimentos e para que o fluxo de trabalho não seja interrompido.

 

Por que fazer a gestão documental para indústria?

 

Um dos principais motivos pelo qual as empresas buscam a gestão documental é quando sentem que o setor que lida com essa área está passando por dificuldades em encontrar os documentos que precisam, isso acaba atrasando todo um ecossistema dentro de uma empresa, logo que os processos gestacionais não são bem executados. Sabendo que existem diferentes formas de pôr em prática esse processo, a gestão documental continua sendo a mais indicada. Por meio dela, é possível acessar as informações registradas de maneira rápida, prática e simultânea.

Analisando a situação, o colaborador não precisará se deslocar do seu setor até outro para ter acesso ao que precisa, ganhando um tempo que pode ser aplicado futuramente em outras tarefas. A digitalização oferece segurança, controle e facilidade na visualização de todos os documentos. O custo de arquivamento também é mais baixo, já que o gerenciamento de documentos em papel pode ser trabalhoso e caro. Como parte da gestão documental, a indexação é responsável por segmentar toda e qualquer informação, ou seja, catalogar. Essa parte é responsável por dividir os diferentes documentos em grau de relevância, clientes, temas, datas e diversas outras maneiras de  padronizá-las, dependendo do segmento em que a sua empresa atua.

A indexação é responsável por fazer uma varredura em seu escritório, descartando documentos desnecessários e recorrendo a certo tipo de documento em caso de falta ou danificação. O sistema de Gestão Documental contribui para manter sua indústria mais organizada, economizando tempo e proporcionando um fluxo de trabalho mais ágil, garantindo a segurança de todos os seus documentos e dados.

Com o desenvolvimento da indústria, a demanda por massas documentais começam a crescer cada vez mais, esse crescimento pode acarretar diversos malefícios a longo prazo, pois quanto mais documentos forem gerados, mais e mais pilhas são criadas, surgindo um acúmulo desnecessário de documentos. Com o simples ato de encaixotar tudo sem o reconhecimento e catalogação dos documentos, cria-se toda aquela incerteza de onde encontrar um documento específico, atrasando ainda mais os processos de gestão da sua empresa e criando o “efeito bola de neve”.

A Destaque está há mais de duas décadas levando soluções tecnológicas e inteligentes na guarda e gestão documental, focando na preservação e segurança da informação. Nossa busca incessante pela inovação nos qualificou com os selos ISO/IEC 27001:2013 e ISO/IEC 27018:2019, com reconhecimento internacional, e ISO 9001:2015, que assegura nossa qualidade no ramo da gestão de informação.

Agora que você já sabe sobre as vantagens da gestão documental em indústrias, nos conte aqui nos comentários se você tem alguma outra dúvida em relação ao tema, ou se preferir, fale conosco e daremos todo o suporte necessário para você e sua indústria!

Lembrando que com a Destaque seu negócio sempre estará em boas mãos! Nos dedicamos diariamente para solucionar seus problemas e facilitar o desenvolvimento e organização do mesmo, contando com uma equipe de profissionais qualificados e preparados para realizar qualquer serviço de gestão documental com profissionalismo, visando sempre a busca por um resultado satisfatório para você!

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