Para conseguir um serviço de qualidade, grandes hotéis procuram agilidade para lidar com tantos hóspedes já que devem gerir enormes quantidades de documentação e informação para prestar um serviço de excelência para seus convidados.

Embora o viajante normalmente não perceba, a documentação que implica sua atividade turística é muito grande. Apenas no que diz respeito ao alojamento, falamos de processos de reserva, registro, pagamento e saídas que os hotéis devem processar devidamente para que o hóspede possa desfrutar da sua estadia sem problemas. Além disso, este processamento de informações deve ser estritamente seguro, uma vez que muitos dos dados fornecidos são confidenciais.

No momento da reserva, o hoteleiro recebe os dados correspondentes à duração da estadia, a identidade do hóspede e a confirmação da tarifa. Como esses dados podem variar dependendo dos cancelamentos ou modificações, os hotéis devem atualizá-los periodicamente.

Outro ponto crítico é o momento do pagamento e / ou do depósito das cauções, em que se trocam as informações do cartão de crédito e do comprovativo de pagamento para a realização de eventuais cheques ou reclamações. Como se não bastasse, e somado à transferência de informação com fornecedores, Administrações, etc., existem hotéis que trabalham com ferramentas que geram ainda mais documentação: cartões magnéticos para entrada nos quartos, circuitos de vídeo-vigilância, acesso a outros serviços consumo incluído na conta do cliente (restaurantes, ginásios, minibares) e uma longa lista de etc.

É por esta razão que as empresas do setor hoteleiro estão cada vez mais interessadas em soluções integrais de gestão documental que lhes permitam otimizar os seus processos internos de forma a prestar o melhor serviço ao cliente, empresas como a Destaque Gestão Documental oferecem soluções e serviços que vão desde software inteligente até ferramentas de gestão de documentos de última geração e serviços associados a estratégias de documentos.

Vantagens da gestão documental para hotéis

1. Facilidade no armazenamento de documentos
Em vez de continuar armazenando centenas de papéis em armários e gavetas, você pode migrar essas informações para o formato digital. Dessa forma, torna-se possível armazenar e classificar os documentos em uma única plataforma – que pode ser acessada pelos membros da equipe com praticidade.

2. Organização do fluxo de trabalho
Quando todos os documentos estão em formato digital, torna-se mais fácil organizar fluxos de trabalho para as empresas hoteleiras. Todos os membros da equipe têm acesso em tempo real às informações armazenadas para que possam executar o seu trabalho com eficiência.

3. Cumprimento das obrigações legais
O cumprimento das obrigações legais é uma das preocupações mais comuns na gestão hoteleira. E um sistema digital para organização de documentos também auxilia nesse processo. Trata-se de uma forma de garantir que todas informações necessárias sejam armazenadas corretamente e possam ser usadas na confecção das obrigações contábeis.

4. Aumento da segurança
A segurança das informações é essencial na gestão hoteleira, não é? Com um armazenamento físico, várias informações ficam suscetíveis a imprevistos – seja com o extravio de documentos ou catástrofes que afetam a integridade física dos papéis.

Por outro lado, um armazenamento digital gera mais tranquilidade para os gestores. Todos os dados ficam salvos na nuvem e são criptografados para que não sejam acessados por pessoas não autorizadas.

5. Controle e visibilidade
Quando um documento foi recebido? Onde está o documento no processo operacional? Quem acessou o documento pela última vez? Todas essas informações ficam mais claras quando você usa um sistema digital para otimizar a organização dos documentos.

6. Informações disponíveis imediatamente
Todos os documentos armazenados e todas as informações podem ser recuperados em segundos. À medida que novos documentos são adicionados ao sistema ou ocorrem alterações no status de um documento, um sistema digital atualiza automaticamente os membros da equipe.

Para a gestão hoteleira, que lida com um fluxo constante de documentos diariamente, essa funcionalidade é muito importante para manter a produtividade sempre positiva. E aí, quer saber mais como melhorar a agilidade do seu hotel? Fale com nossa equipe agora mesmo!

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