É natural que haja muitos documentos confidenciais em empresas, como no caso de contratos, notas de pagamento e diversas outras informações que apenas um grupo muito seleto de pessoas possuem acesso.

Mas, o que muitas pessoas têm dúvidas e não conseguem chegar em uma decisão conclusiva e assertiva, é sobre como gerenciar esses importantes documentos e qual o método mais seguro de fazer isto.

Em vista deste problema, iremos discutir sobre o que as ferramentas de guarda ou digitalização documental fazem, suas funcionalidades e benefícios. A partir disso você, nosso leitor, poderá tirar suas próprias conclusões sobre estas alternativas.

Por que optar por terceirizar a guarda de meus documentos?

Você já ouviu falar na guarda documental? Esta é uma alternativa para empresas que possuem pouco ou nenhum espaço disponível para guardar seus documentos, com isso acabam recorrendo a terceirização de guarda documental que garantem a qualidade e controle dos tais. É possível manipular todo e qualquer documento com a guarda, tanto documentos da área contábil, quanto da área trabalhista, como por exemplo: notas fiscais, comprovantes de pagamento e documentos originais.

Optar pela terceirização é pensar em todas as exigências que sua empresa teria que enfrentar, como o alto investimento de capital em galpões, armários, controle contra possíveis acidentes, energia elétrica e principalmente profissionais qualificados para que assim seus documentos possam se manter em segurança e sem correr o risco de serem danificados e muitas outras exigências.

Imagine a economia que sua empresa teria caso optasse por serviços de guarda, neste caso, todo o capital que seria direcionado para criação de galpões poderia ser realocado para outros setores, sendo esta uma vantagem imensa para a ampliação e desenvolvimento de sua empresa.

Quando se trata de questões legais, a falta de certos documentos podem gerar prejuízos e multas à empresa, isso está diretamente ligado com a falta de organização e segurança documental, e para que coisas estes tipos de problemas ocorram devemos encontrar medidas de assegurar a integridade física  dos documentos vitais de sua empresa, optando pela guarda terceirizada ou a digitalização.

Uma das muitas vantagens encontradas é a catalogação e a indexação, que se trata de organizar todo e qualquer documento por clientes, temas e categorias, variando de acordo com o segmento que sua empresa segue e seguindo metodologias arquivísticas próprias para este modelo de gestão.Isso garante ao proprietário da empresa que qualquer documento esteja seguro, principalmente aqueles de extrema importância do tipo sigiloso e legislativo.

Manter os documentos arquivados fora das empresas contribui para que casos de panes elétricas, danos por fungos ou pragas e extravios de documentos sejam evitados. As empresas de terceirização possuem sistemas que asseguram a segurança e a integridade dos documentos, agindo na prevenção de possíveis riscos que podem afetar a integridade física do documento

Com a terceirização de arquivos, o espaço físico antes destinado para a armazenagem dos documentos poderá ser usado para a ampliação de novos setores da empresa, afinal, à medida em que a empresa cresce no mercado, mais espaços serão necessários para acompanhar esse crescimento, abrindo porta para novas possibilidades e novas maneiras de se ampliar a empresa de maneira que todos se beneficiem.

O que é a digitalização e quais os seus benefícios?

A digitalização é uma das ferramentas de se poupar espaço, o mesmo é responsável por transformar todos os documentos físicos em mídias digitalmente editáveis, com ela é possível manipular qualquer documento que passe pela digitalizadora.

Algumas empresas possuem dificuldade de se adaptar na gestão eletrônica e optam pelo formato “analógico” de se manipular os documentos. Algumas empresas não se sentem seguras em adotar a digitalização e a gestão documental por conta do medo de possíveis extravios, hackers ou até mesmo que os documentos desapareçam. Esse comportamento se dá pela falta de informações sobre as medidas de segurança e proteção contra estes “possíveis” problemas. Por consequência, algumas empresas podem sofrer grandes problemas gestacionais por negarem esta ferramenta, logo que grande parte das outras empresas adotaram medidas tecnológicas para se gerenciar, compartilhar e manipular seus documentos.

E por mais que o método de guardar documentos físicos não corra este risco de colocar seus dados em sites/programas não-confiáveis, podemos analisar algumas situações que provam certas limitações, como por exemplo:

– Quantas vezes você perdeu um documento importante? Quantas vezes um arquivo confidencial de muitos anos acabou manchando ou rasgando? Quantas vezes você derramou algum líquido em cima por acidente?

Talvez isso não tenha acontecido com você, no entanto, são acontecimentos mais comuns do que imaginamos, logo, a digitalização é a maneira mais segura de armazenamento (se feita de modo correto), já que vai estar em uma plataforma digital, na qual apenas você e quem você terá acesso.

E agora, confira os benefícios de digitalizar documentos de alta segurança:

Acreditamos que você tenha conseguido compreender e comprovar que digitalizar documentos importantes é a melhor solução para mantê-los seguros das possibilidades de acidentes e rasuras que possam vir a acontecer com o documento físico, não é? Com base nisso, vemos que essas duas ferramentas, a guarda e digitalização, são duas alternativas que abrem um “leque” de possibilidades dependendo de seus interesses.

Veja a seguir os pontos positivos da digitalização:

Economia: A digitalização de documentos permite uma economia de mão de obra, já que não será necessário designar funcionários para cuidar dos arquivos; economia de tempo, pois agora achar um documento ou arquivá-lo será muito mais prático; e economia de espaço, pois os galpões ocupados com arquivos serão descartados, logo que todo e qualquer documento estará presente na plataforma de manipulação.

Acesso 24 horas: A digitalização torna isso real, imagine estar em uma reunião e precisar com urgência um documento específico que por “N” razões você tenha esquecido. Não tem problema, basta utilizar a plataforma do McFile ou software que esteja em uso por sua empresa e acessar o documento de onde estiver!

Trabalho remoto: Praticidade e eficiência resumem esse benefício, logo que todos os funcionários com permissão podem acessar os documentos e compartilhar entre si, melhorando muito mais o fluxo de trabalho, dando a liberdade para o colaborador trabalhar de home-office, em casos de necessidade.

McFile: Uma ferramenta que possibilita tudo isso e muito mais! Esta é uma das ferramentas que nós disponibilizamos para você. Com ela você pode manipular, compartilhar e gerenciar todos aqueles documentos digitalizados, sendo possível também restringir documentos confidenciais para apenas um seleto grupo de pessoas.

Análise e faça a escolha certa!

Destacamos pontos importantes sobre como pode ser mais seguro digitalizar os arquivos do que guardar em físico, entretanto, vale salientar que se deve sempre fazer uma análise profunda com sua empresa e compreender as necessidades dela e se é a decisão mais coerente.

Por fim, caso tenha tomado a decisão de digitalizar, não perca mais tempo e invista nessa tecnologia inovadora que vai mudar completamente a dinâmica de sua empresa para melhor!

Mas e você? Ainda tem dúvidas se deve guardar ou digitalizar documentos de alta segurança? Então deixe suas dúvidas e comentários abaixo! Aproveite para conhecer nossos serviços. A Destaque está aqui por você.

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