Engenheiros e Arquitetos entendem muito bem essa questão. Armazenar e gerenciar documentos de tamanho padrão já é bastante difícil. Mas e se sua empresa tiver desenhos arquitetônicos, projetos de engenharia, mapas ou plantas de construção? Neste artigo, discutiremos os benefícios e o processo de digitalização de documentos grandes.

Armazenamento

O maior desafio dos documentos grandes é decidir onde e como armazená-los. Para muitas empresas, isso significa recorrer ao método de empilhar, empurrá-los em tubos ou investir em armários caros. Isso não é rentável quando você tem um escritório com espaço limitado.

Um serviço de digitalização reduz seus custos de armazenamento interno. Profissionais usam scanners de grande formato para converter documentos de tamanho grande em imagens e enviá-los a um servidor, ou disco rígido. O provedor certo pode até oferecer uma solução eletrônica de hospedagem que armazena suas imagens para você.

Acessibilidade

Dividir um documento grande em várias partes e depois reunir todos em uma mesa para facilitar a visualização, não é uma maneira eficiente de compartilhar dados em grande formato. Uma solução de digitalização, por outro lado, torna plantas e desenhos acessíveis a indivíduos em diferentes locais.

Segurança

Documentos grandes e de tamanho padrão são suscetíveis a acesso não autorizado devido aos desafios de armazenamento que apresentam. Porém, uma vez digitalizados, apenas indivíduos autorizados podem acessá-los. Isso evita a impressão, cópia e compartilhamento não autorizados. Os controles de acesso e auditoria monitoram todo o acesso digital.

Economia

Os scanners de grande formato são caros e sua operação exige treinamento especializado de funcionários, os quais exigem um investimento significativo em tempo e capital. A contratação de um serviço de digitalização qualificado é mais econômica. Eles fornecem a tecnologia e a experiência necessárias para uma conversão bem-sucedida de seus documentos grandes.

Preservação

Freqüentemente, os desenhos arquitetônicos e de engenharia devem ser mantidos durante toda a vida útil de um projeto; um verdadeiro desafio, dada a sua sensibilidade a ambientes úmidos. Com o tempo, as condições de armazenamento podem fazer com que documentos grandes e desenhos não tradicionais desbotem, amarelem e rasguem.

Um serviço de digitalização em grande formato garante que esses documentos sejam preservados em imagens digitais. Profissionais experientes preparam, indexam e digitalizam cuidadosamente cada desenho. Medidas rigorosas de controle de qualidade verificam a legibilidade de cada imagem. Até documentos grandes de baixa qualidade podem ser convertidos em imagens de alta resolução protegidas contra incêndios, inundações e desastres naturais.

Se você estiver pronto para digitalizar seus documentos em grandes formatos, entre em contato com a gente. A digitalização de documentos é uma tendência mundial. Ter todos os seus documentos digitalizados agiliza consultas e aumenta a eficiência de seus processos.

Achou essas informações úteis? Não deixe de comentar abaixo. E se quiser bater um papo com nossos consultores sobre como melhorar a gestão de documentos na sua empresa, deixe seu contato aqui.

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