A maioria das pessoas que cuidam dos documentos de uma empresa provavelmente perderam um pouco do sono ao longo dos anos. Armazenar e gerenciar registros físicos nunca foi uma tarefa fácil e, infelizmente, o desafio está ficando mais difícil.

Um processo de várias etapas

Lidar com registros em papel requer trabalho em várias etapas, o que inclui políticas internas de cada empresa, bem como as práticas usadas no manuseio e armazenamento de papel. A primeira etapa é estabelecer ou atualizar seu programa de retenção e descarte de registros e isso inclui 5 atividades relacionadas:

Estabeleça uma classificação de registros funcionais.
Como principal ação de qualquer programa eficaz de gerenciamento de registros, essa ferramenta divide os registros em categorias com base nas atividades de negócios que eles suportam. Ao focar no motivo pelo qual os registros são criados ou recebidos, a classificação funcional facilita a identificação de suas obrigações legais em termos de retenção de registros.

Agendamento de retenção de registros.
Quando você souber a qual classe um registro pertence, poderá definir seu período de retenção com base nos requisitos legais para essa classe. Quando você sabe quanto tempo cada registro precisa ser retido, é mais capaz de reduzir o armazenamento desnecessário de registros expirados.

Limpando registros.
Embora muitos dos documentos de uma empresa sejam registros oficiais de seus negócios, muitos deles não são. Isso inclui cópias, rascunhos desatualizados, fontes de referência e outros materiais redundantes. Um programa regular de limpeza de documentos é essencial para reduzir a carga do armazenamento de papel.

Armazenamento externo e local.
Armazenar registros fora do seu centro operacional é uma ótima maneira de reduzir os custos de armazenamento. Mover registros inativos para armazenamento externo é uma abordagem inteligente. Agora é possível mover registros ativos para instalações de terceiros e aproveitar a retirada e entrega desses registros no mesmo dia, mediante solicitação. Novamente, isso reduz significativamente os custos de armazenamento no local.

Destruição de registros.
O descarte de registros expirados é uma parte essencial da redução da área de armazenamento de registros. No entanto, muitas organizações rejeitam essa etapa final devido à incerteza e à falta de políticas claras para destruição e descarte. É melhor estabelecer regras clara e documentadas para destruição de documentos. Isso elimina a dúvida que faz com que muitas organizações mantenham registros expirados.

Juntas, essas etapas fornecem um excelente ponto de partida para economizar custos e liberar espaço de armazenamento.

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