Se sua empresa ainda executa processos manuais baseados em papel, você provavelmente está gastando uma boa quantia em custos operacionais simples. Além do preço do papel disparado ao longo dos anos, as despesas de impressão e armazenamento podem facilmente chegar a milhares de reais por ano, mesmo para as menores empresas.

Neste post, explicaremos como um bom software de gestão documental pode ajudar a reduzir seus custos operacionais e melhorar a produtividade do processo de negócios.

 

Então, o que é um Sistema de Gestão de Documentos?

O Sistema de Gestão de Documental é um software de computador projetado para armazenar, gerenciar, compartilhar e rastrear documentos comerciais.

 

Como esse sistema reduz custos?

Um bom sistema de Gestão de Documental ajuda bastante a tornar as tarefas relacionadas ao gerenciamento de documentação mais fáceis, rápidas e eficientes. Além disso, ele pode proporcionar extrema economia de custos, permitindo cortar despesas das seguintes maneiras:

  • Reduz o desperdício de recursos
  • Fornece métodos de recuperação de documentos
  • Melhora o fluxo de trabalho comercial
  • Evita violações de dados de segurança
  • Elimina a necessidade de arquivamento físico
  • Permite acesso remoto a documentos
  • Promove excelente gerenciamento de relacionamento com o cliente

Para esclarecer um pouco mais, vamos nos aprofundar e explorar cada ponto em detalhes.

 

Reduz o desperdício de recursos

A empresa de pesquisa Gartner Inc. estima que quase 3% do lucro de uma empresa é gasto em papel, impressão, arquivamento, armazenamento e na manutenção de documentos. Além do mais, um funcionário médio gasta 10.000 folhas de papel por ano. Também concluiu-se que 50% do desperdício das empresas é em papel. Isso equivale a 4 milhões de toneladas de papel de impressão usado em um ano.

 

Fornece métodos de recuperação de documentos

Com documentos armazenados em nuvem, é mais fácil acessar, restaurar e recuperar documentos. Portanto, um Sistema de Gestão de Documental ajuda a reduzir os custos de documentos perdidos e arquivados incorretamente. Tempo é dinheiro, e custa tempo para procurar um documento incorreto e recriar um documento perdido, respectivamente.

 

Melhora o fluxo de trabalho comercial

Quanto mais tempo os funcionários gastam com processos manuais, como caminhar até a impressora, máquina de scanner e catalogar arquivos, menos tempo eles têm no trabalho para fazer o que realmente importa. Com um sistema, todos os documentos da sua empresa são armazenados e organizados eletronicamente de uma maneira que faça sentido para o fluxo de trabalho da sua empresa e para as necessidades de acesso.

 

Evita violações de segurança de documentos

O custo médio com processos por violação de dados pode ser alto. O uso de um sistema de gestão de arquivos e documentos no seu local de trabalho aumenta a segurança de seus documentos confidenciais por meio de vários níveis de controle de acesso.

 

Elimina a necessidade de arquivamento físico

Para uma empresa média, o volume de documentos em papel dobra a cada 3 anos, o que equivale a um aumento anual de 22% em papel. Isso torna o gerenciamento de documentos em papel uma das tarefas mais caras do seu negócio. Um sistema eletrônico elimina a necessidade de arquivamento físico.

 

Permite acesso remoto a documentos

Desde a comunicação com os clientes até a rotina de trabalho no escritório, os negócios exigem interação confiável e seu estilo de trabalho precisa atender às técnicas atuais. Em uma era digital, onde a maioria das pessoas opera on-line com documentos eletrônicos, você precisa manter documentos e arquivos importantes em fácil e rápido acesso.

 

Promove excelente gerenciamento de relacionamento com o cliente

O cliente do século XXI é um cliente curioso. Antes de comprar de você, ele vai procurar entender seu produto ou seu serviço. Depois de fazer a compra ou contratar o seu serviço, eles ainda procurarão o seu suporte. Quando eles ligam, eles esperam respostas instantâneas para suas consultas. Não resolver adequadamente os problemas do cliente pode custar perdê-los. O gerenciamento eficaz e em tempo real do relacionamento com o cliente só será possível usando um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.

Todas as empresas que buscam aumentar lucros não devem apenas tentar reduzir as tarefas baseadas em papel, mas também aumentar o acesso aos seus documentos importantes de qualquer lugar e a qualquer momento.

Nada supera um bom software de gerenciamento de documentos. Entre em contato conosco. Ficaremos felizes em poder te ajudar a encontrar uma solução que permitirá reduzir suas despesas comerciais, aproveitando a economia de custos e melhorando seu fluxo de trabalho.

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