Descubra como organizar documentos de cada área empresarial!

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Uma empresa lida diariamente com uma considerável quantidade de documentos essenciais, emitidos regularmente. A organização desempenha um papel crucial para garantir que a empresa mantenha sua produtividade e competitividade. Certamente, você já se questionou: “Quantas vezes um colaborador passou horas procurando um documento vital?” Além do desgaste físico, o fator tempo também é crucial, principalmente para a otimização de tarefas. Por isso, conhecer as melhores práticas para organizar documentos em cada área empresarial é importante. Simplifica o cotidiano de trabalho, proporcionando aos funcionários mais tempo para se dedicarem a tarefas prioritárias.

Neste artigo, apresentamos algumas dicas práticas para você separar e organizar documentos em cada área. Confira!

Tentando organizar documentos: quais são eles em cada área empresarial?

Finanças

Para saber como organizar documentos, primeiro você precisa saber quais são eles. No âmbito financeiro, a gestão abrange uma gama de registros contábeis, tais como balanços, demonstrações de resultados, mutações do patrimônio líquido, e fluxos de caixa. Organizar esses documentos é essencial para manter a transparência e eficiência na gestão financeira.

Recursos Humanos

No âmbito de Recursos Humanos, centenas de currículos e documentos relacionados a recrutamento, seleção e contratação. A organização meticulosa desses registros facilita a análise de perfis, o acompanhamento de processos seletivos e a gestão eficaz do capital humano da empresa.

Marketing

No departamento de marketing, a variedade documental vai desde pesquisas de mercado até comunicações com clientes e estratégias. Manter esses documentos organizados é vital para garantir que a equipe de marketing tenha acesso rápido e eficiente às informações necessárias para desenvolver e implementar campanhas eficazes.

Setor comercial

No setor comercial, documentos relacionados a metas de negócios, oportunidades e relatórios são fundamentais. Na área de compras, que abrange desde notas fiscais até dados de clientes e estoques, a organização desses registros é essencial para otimizar processos, melhorar a tomada de decisões e garantir transações comerciais fluidas.

Logística

Na área de logística e distribuição, diversos papéis envolvendo vendedores, fornecedores, fabricantes, distribuidores, clientes e atendimento pós-venda precisam ser tratados de forma eficaz. Organizar esses documentos é crucial para garantir uma cadeia de suprimentos eficiente, desde a produção até a entrega, mantendo a satisfação do cliente.

Como podemos ver, as empresas podem armazenar uma quantidade de documentos muito grande no seu dia a dia. O rápido acesso e disponibilidade dos dados é garantia do bom funcionamento e da imagem da empresa. Imagine um cliente precisando consultar informações específicas. Quanto tempo você investe na busca deles? A maioria das decisões de negócios é baseada nas informações que armazenamos. Tome conta disso!

Como organizar documentos?

Organizar documentos é uma tarefa crucial para garantir eficiência operacional e acesso rápido a informações importantes. Nesse sentido, existem alguns aspectos a se considerar:

• escolher um ambiente adequado, seguro e de fácil acesso;
• categorizar, siga a estrutura funcional da empresa e use etiquetas claras e visíveis para identificar cada seção;
• padronizar a nomenclatura de arquivos físicos;
• fazer backup regular e armazenar cópias digitais em locais seguros;
• restringir o acesso a áreas de armazenamento;
• prestar atenção ao tempo de validade dos documentos.

O que a gestão de documentos pode fazer pelas diferentes áreas de negócio?

A implementação de uma eficaz gestão de documentos desempenha um papel crucial em diversas áreas de negócios, trazendo benefícios significativos para a operação diária e a consecução dos objetivos estratégicos. Contar com um sistema de gestão ou uma equipe especialista na guarda de documentos pode ser fundamental. Ajuda a garantir:

• maior eficiência na busca e recuperação de documentos e arquivos;
• redução de custos com espaço de armazenamento;
• economia de tempo;
• a mesma tarefa pode ser realizada de diferentes maneiras por diferentes áreas, pessoas, etc., o que torna impossível mensurá-la com eficácia, dentre outros benefícios.

Um software de gerenciamento de documentos irá facilitar todos os seus processos necessários. A Destaque comercializa o McFile – um GED completo que permite a gestão dos seus arquivos eletrônicos, e-mails, arquivos físicos e bibliotecas de qualquer lugar e qualquer hora. Nosso sistema reduz o tempo que você perde na busca de documentação, evita a perda de papéis importantes, a desordem de documentos e imagem de baixa qualidade, melhora o acesso e aumenta a produtividade.

Conte com quem tem a certificação certa, ISO 9001, ISO 27001 e 27018. Entre em contato conosco agora mesmo para transformar a gestão documental na sua empresa!