O e-mail é uma das ferramentas mais utilizadas tanto para o trabalho como para uso pessoal. Provavelmente, você nem percebe com que frequência e tempo são gastos verificando sua caixa de correio e tentando achar quais são os e-mails de maior prioridade . E isso constitui um perigo real para a sua eficiência, por isso, o uso diário de e-mail pode se tornar uma tarefa assustadora e estressante.

Como o McFile pode te ajudar a melhorar o fluxo dos seus e-mails

Salve e classifique e-mails importantes!

A gestão de e-mails é um componente essencial para preservar decisões, negociações ou mesmo artigos, clippings e outros materiais de referência. Através do McFile você não precisará mais imprimir e-mails para guardar na pasta do cliente. Poderá com um simples comando salvá-los nas pastas eletrônicas através do recurso de hashtags inteligentes ou da integração nativa com o Outlook.

Com o McFile você pode ter mais controle e organização sobre aprovações de clientes, envio de remessas, relatórios e etc. Além disso, para monitorar toda a comunicação eletrônica de seu escritório, o McFile te ajuda a ter total controle, armazenando, classificando e indexando emails enviados e recebidos.

Outra função interessante é que qualquer documento salvo no sistema pode ser enviado diretamente em sua íntegra ou em apenas um link.

Principais funções

  • Interface nativa para o Microsoft Outlook;
  • Auto solicitação de salvamento para mensagens enviadas;
  • Classificação de e-mails por pasta ou por cliente;
  • Hashtags inteligentes para classificação dos e-mails;
  • Busca “full text” no conteúdo de e-mails e anexos;
  • Separação de anexos e do conteúdo do email;

Há muitas possibilidades, não é mesmo? Uma vez que adquirido o McFile, algo que você pode fazer é usar ele o máximo possível para facilitar seu trabalho.

Dicas para facilitar as buscas no McFile:

  • Você pode adicionar uma ou duas tags ao final do assunto para catalogar o e-mail. Isso é muito útil durante a pesquisa. As tags geralmente são precedidas pelo símbolo # junto com uma única palavra-chave. Seja muito exigente com os rótulos. Não tenho um dicionário muito grande. Exemplos: #report #urgent #important #projectX #committee.
  • Organize e classifique os seus emails em pastas, de acordo com a frequência, importância e atividade que atribui às tarefas. Além disso, crie duas pastas operacionais, chamadas “Próximo” (para emails com ação imediata) e “Fila” (para emails não urgentes)
  • Verifique sua caixa de entrada periodicamente. Se o e-mail exigir uma ação urgente (para hoje ou amanhã), mova-o para a pasta “Próximo”. Caso não exija, mova-o para a pasta “Fila”. Sempre termine a revisão com uma caixa de entrada vazia.

Em resumo podemos notar inúmeras vantagens para que sua empresa tenha um fluxo de e-mails mais rápido e de fácil acesso, sem aquela dor de cabeça para achar aquele e-mail perdido ou mal organizado. Veja a solução acontecer! Quer saber mais sobre os benefícios do McFile? Entre em contato com nossa equipe ou acesse nosso site, novos posts são atualizados toda semana.

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