Gerenciamento de documentos é o processo de tratamento de documentos de forma que as informações possam ser criadas, compartilhadas, organizadas e armazenadas de maneira eficiente e adequada. Assim, implementar um sistema de gerenciamento de documentos é fundamental.

Para muitas empresas, o foco de um sistema de gerenciamento de documentos está na organização e armazenamento de documentos. Eles querem ser capazes de armazenar documentos de uma forma organizada e segura que ainda permita que os documentos sejam encontrados facilmente. Este artigo mostrará como implementar um sistema de gerenciamento de documentos que faça exatamente isso.

3 etapas para um sistema de gerenciamento de documentos

A configuração de um sistema de gerenciamento de documentos envolve três etapas:

  • Plano de gerenciamento de documentos;
  • Implementar o plano de gerenciamento de documentos;
  • Acompanhamento

A primeira etapa é a mais detalhada, então vamos explorá-la mais a fundo.

Plano de gerenciamento de documentos

Quanto maior for o projeto, maior será o rigor e a estrutura necessária para gerenciar os documentos. Se você não pensar antecipadamente em um bom plano de gerenciamento de documentos, você poderá se ver em uma grande confusão ao tentar guardá-los e encontrá-los. A primeira etapa envolve responder a estas quatro perguntas:

1. Quais são as regras para a criação de documentos?
Faturas, cartas de lembrete de pagamento, brochuras de vendas, e-mail, balanços, planilhas, relatórios – todas as empresas criam uma variedade de documentos durante a realização e o acompanhamento dos negócios. E para manter as coisas organizadas, todas as empresas precisam estabelecer regras para a criação de documentos.
Existem modelos internos para alguns de seus documentos comerciais padrão, como cartas e faturas, e onde eles estão localizados? Existe um guia de estilo interno que precisa ser seguido? Os novos documentos devem ter data ou hora? Que procedimentos devem ser seguidos para compartilhar ou revisar documentos?

Para algumas pequenas empresas, o único ponto relevante é onde os modelos de vários documentos comerciais estão localizados e como usá-los. Mas se a criação de documentos dentro de sua empresa envolve diferentes pessoas colaborando, revisando ou atualizando documentos, você precisará de um sistema que saiba identificar em tempo real essas atualizações e possa para garantir eficiência e consistência.

2. Como vamos armazenar documentos?

Existem custos associados ao armazenamento – o maior dos quais, para a maioria das pequenas empresas, é provavelmente o custo do tempo perdido quando as pessoas procuram documentos. Portanto, a questão é: como os documentos serão arquivados? A chave para arquivar documentos é seguir boas práticas de gerenciamento de arquivos. Um sistema claro e fácil de seguir é essencial. Como você lidará com arquivos desatualizados ou apenas prontos para serem movidos para o segundo plano em seu sistema de gerenciamento de documentos?

3. Como a recuperação de documentos pode ser simplificada?

Esta questão é um dos pontos chaves do seu sistema de gerenciamento de documentos. Em uma pesquisa realizada pela Leger Marketing para a Xerox Canada, proprietários e gerentes de pequenas e médias empresas canadenses, em média, disseram que custava USD$ 2.152 por ano para gerenciar e armazenar documentos e cerca de uma hora por dia para pesquisar esses documentos.

4. Como podemos fazer e manter nossos documentos seguros?

A primeira linha de defesa para a segurança de documentos é proteger fisicamente as próprias instalações da empresa . Todas as empresas, mesmo as domésticas, precisam ter sistemas de segurança instalados.

As empresas também podem precisar ou querer investir em outros dispositivos de segurança, como grades nas janelas, câmeras de segurança ou serviços de patrulha. Você pode gastar o tempo que quiser criando senhas e criptografando arquivos na tentativa de proteger seus arquivos eletrônicos, mas não importa muito se alguém pode simplesmente entrar e roubar seu computador.

As medidas adicionais de segurança de documentos incluem:

  • Trancar todos os armários de arquivos após o horário comercial (e durante o almoço, se não houver ninguém de confiança presente);
  • Fazer backup de documentos eletrônicos regularmente, de preferência fora do local para evitar que seus dados comerciais sejam apagados por desastres naturais;
  • Restringindo o acesso do usuário a determinados documentos, aplicativos e pastas em qualquer computador compartilhado;
  • Prevenir o roubo de funcionários realizando verificações de antecedentes e referências como parte de seu processo de contratação.

Implementar

Depois de criar seu plano de gerenciamento de documentos respondendo às perguntas acima, você está pronto para implementá-lo. Certifique-se de que toda a sua equipe conheça os detalhes do sistema de gerenciamento de documentos da sua empresa e que todos sigam os procedimentos apropriados ao criar, armazenar e recuperar documentos.

Acompanhar

Você também terá que se certificar de que todos os que acessam e usam documentos em sua organização seguem adiante, nomeando e armazenando os documentos de forma consistente e apropriada. Faça uma verificação pontual regularmente para testar se arquivos específicos podem ser facilmente encontrados e para evitar erros de arquivamento. Mesmo o descuido ocasional pode prejudicar todo o sistema.

A Destaque Gestão Documental auxilia você e sua empresa em todos os processos citados acima. Seja para otimizar o espaço físico, para evitar a perda de informações, para garantir o controle dos documentos ou para agilizar a busca e recuperação de arquivos, a Gestão de Documentos se faz necessária para a melhoria contínua da empresa.

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