A gestão documental em home office é um desafio para muitos empreendedores. Afinal, como gerenciar todos os documentos a distância? 

Quando esse tipo de gestão é falha, a empresa perde produtividade, agilidade e fluidez no trabalho. Logo, os resultados são comprometidos e a concorrência ganha espaço no mercado de trabalho.

Os documentos são de grande importância para análise de dados, os quais são a base de dados de qualquer estratégia de vendas, marketing e até mesmo de relacionamento com seu potencial cliente. Quando não se há um controle adequado, o negócio fica mais suscetível a uma gama de problemas.

Isso torna-se ainda mais difícil quando as empresas não possuem ferramentas de gestão que auxiliem na troca de informações e documentos, podendo resultar em perda de tempo, trabalho redobrado e declínio na produtividade.

Todo esse cenário nos leva a alguns questionamentos significativos, como:

  • Quem garante que todos os documentos produzidos pelos colaboradores serão redirecionados ao arquivo da empresa?
  • Existe alguém em sua empresa que realiza o acompanhamento do fluxo da produção documental?
  • Já considerou quantos documentos gerados não estão retornando e, portanto, não são preservados conforme determina a legislação?
  • Considerou o extravio, possíveis multas milionárias, retrabalho e custos adicionais?
  • E a segurança da informação?

Desse modo, para ajudar você a fazer uma gestão eficiente no home office, separamos algumas dicas indispensáveis para colocar em prática o quanto antes. Confira abaixo quais são elas!

Boas práticas para otimizar a gestão documental no home office.

Apresentamos 5 estratégias para melhorar o controle de arquivos físicos e online:

  • Separar e eliminar documentos.

O primeiro passo para garantir uma gestão no home office impecável é fazer a separação dos documentos e categorizá-los, a fim de facilitar a localização de cada um deles e, com isso, otimizar a produtividade das equipes.

A forma como essa categorização será feita varia de acordo com o seu modelo de negócio, podendo ser separados por datas, por tipos de produtos, por fornecedores, etc. Nesse momento, é importante observar quais desses documentos podem ser eliminados para evitar acúmulos de papéis.

Contudo, também vale separá-los em:

  • Arquivos que precisam ser guardados em sua forma física;
  • Documentos que podem ser guardados em meios eletrônicos;
  • Cópias que são digitalizadas e não precisam ser guardadas

 

  • Identificar os documentos físicos.

Existem alguns documentos físicos que, embora possam ser digitalizados, não podem ser eliminados ou – no mínimo – precisam ser guardados por um determinado período. É interessante também que eles sejam guardados em um local específico, para que não fiquem espalhados pelo escritório. Além disso, esse ambiente precisa ter ventilação para não serem deteriorados com o excesso de calor e umidade.

  • Usar tecnologias para gestão eletrônica.

A tecnologia é uma excelente aliada quando o assunto é gestão documental no home office. No caso da gestão eletrônica de documentos, os processos envolvem duas etapas. Em primeiro lugar, é fundamental digitalizar todos os arquivos, incluindo os físicos, o que vai garantir uma cópia segura e maior praticidade para pesquisar os conteúdos.

Já em um segundo ponto, a utilização de um sistema de gestão documental permite o armazenamento, edição e consulta de arquivos. Assim, é possível padronizar e otimizar os processos e fluxos de trabalho, além de assegurar o fácil acesso aos colaboradores, o controle para gestores e a segurança completa.

  • Criar acessos e permissões.

Com a criação de acessos, você pode restringir a consulta de determinados arquivos a colaboradores que fazem parte de departamentos diferentes dentro da empresa. Dessa forma, informações sigilosas do seu negócio ganham mais segurança, uma vez que apenas pessoas autorizadas terão acesso a elas.

Essas restrições dão permissão aos colaboradores para acessar apenas os documentos que são essenciais para o desenvolvimento de suas respectivas tarefas. Além disso, é possível identificar quem acessou tal documento e quando isso aconteceu.

  • Garantir a organização contínua;

Todos estes processos de organização e gestão documental até então mencionados, não podem ser feitos exclusivamente uma vez e depois serem esquecidos. É preciso manter o registro e o controle dos documentos já existentes, assim como promover a organização de cada novo documento, seja com a guarda física, a digitalização e o gerenciamento eletrônico.

Dessa forma, a empresa não corre risco de perder documentos ou ficar com seu armazenamento bagunçado.

Por que investir em solução especializada em gestão de documentos digitais?

Existem diferentes ferramentas para a gestão de documentos na nuvem, contudo, é preciso ter cuidado com tecnologias não profissionais, que podem expor sua empresa a diversos riscos, como por exemplo:

  • Facilidade de acesso de hackers da informação;
  • Maior chance de desorganização e perda de documentos;
  • Risco dos colaboradores terem acessos indevidos e excluírem dados importantes;
  • Problemas para pesquisar e achar arquivos;
  • Processos manuais sem autorização;
  • Falta de controle da área documental;
  • Inexistência de backups;
  • Ausência de controles de temporalidade;
  • Entre outros.

Portanto, para alcançar ganhos expressivos de produtividade e eficiência, é preciso adotar uma solução tecnológica adequada, com suporte e que seja integrada com os processos de digitalização.

Benefícios de um software de gestão documental.

Quando estamos falando em gerenciamento de documentos no home office, uma grande aliada nesse processo é a tecnologia. Ao usar um sistema digital para gestão documental, é possível obter resultados incríveis.

Sabendo disso, um software de gestão de documentos reúne todas as funcionalidades necessárias para armazenar e gerenciar os documentos em formato digital. Dessa forma, todas as informações ficam seguras e disponíveis com facilidade para as pessoas autorizadas – simplificando os fluxos de trabalho e eliminando a necessidade dos documentos em papel.

Quando você utiliza uma solução digital para gerenciar os documentos no home office, você tem acesso a diversos benefícios, como:

  • Simplificação do gerenciamento de documentos;

Os documentos eletrônicos diminuem a necessidade de arquivar cópias impressas, reduzindo dessa forma, as probabilidades de erros humanos. Assim, um sistema de gerenciamento de registro eletrônico digitaliza um documento, ficando imediatamente disponível para as pessoas autorizadas.

  • Eficiência Operacional;

É recorrente que um profissional que está atuando no home office conduza suas atividades em colaboração com outras pessoas. Deste modo, utilizando um software de gestão documental, várias pessoas simultaneamente podem acessar os respectivos arquivos eletrônicos, eliminando a necessidade do compartilhamento dos documentos por e-mail.

Nos dias atuais, a maior parte dos documentos já são gerados e modificados pelo meio digital. Além disso, ainda existe a possibilidade da digitalização de todos os documentos físicos e armazená-los de forma eletrônica. Podendo assim, que as informações fiquem centralizadas em uma única plataforma.

  • Economia de tempo e redução de desperdícios;

Como já mencionado, um sistema eletrônico de gerenciamento de documentos pode ser grande ajuda para combater o desperdício e gerar uma economia no uso do papel. Além de que, poupa mais tempo e a distribuição de um documento eletrônico por e-mail ou por intermédio de uma pasta compartilhada, por exemplo, exclui a necessidade de preparar arquivos que estejam incluídas cópias para cada membro da equipe.

  • Economia de custos;

A digitalização dos documentos contribui não apenas para a redução de papel e de cópias impressas, mas também gera uma economia com toner, papel e manutenção. Além disso, a digitalização também reduz os custos vinculados ao armazenamento, como armários de arquivos e outros acessórios.

Sendo assim, você também garante que os documentos que devem continuar armazenados por razões legais, fiquem seguros.

  • Segurança Adicional;

Documentos que estão digitalizados não exigem armários ou fechaduras para mantê-los em segurança, basta somente um software confiável, já que com sua utilização os registros eletrônicos não são afetados por desastres, como inundações ou incêndios. 

Isso sem contar com as inúmeras possibilidades de garantir que não corra riscos com seus documentos, como a utilização de protocolos de segurança, controles de acesso e tecnologias de criptografia corretas, minimizando então as ameaças relacionadas ao armazenamento das informações. 

Uma observação importante e que vale ressaltar, é que todos os seus documentos podem ser acessados somente pelas pessoas autorizadas.

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