Muitos escritórios de advocacia estão adotando a tecnologia e mudando sistemas de arquivamento de papel para soluções baseadas em tecnologia. No entanto, simplesmente comprar um servidor para armazenar arquivos e instruir os funcionários a salvar documentos no servidor não aumentará a eficiência, acessibilidade ou segurança. Embora esse seja um grande progresso em um setor que tem papel pesado há décadas, as empresas se beneficiarão muito com a mudança para um sistema de gerenciamento de documentos.

Muitos advogados optam por migrar para sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) para seus escritórios, por vários motivos. Independentemente do motivo pelo qual sua empresa busque um GED, todas as empresas enfrentam a mesma situação: como determinamos o melhor GED para nossas necessidades?

Com base em experiências de usuários, essas são as cinco áreas de maior consideração ao avaliar suas opções de GED.

 

Usabilidade

A usabilidade normalmente mede a eficiência e a facilidade de uso de um software. Quando se trata de sistemas GED, os controles também são um fator importante de usabilidade.
Um bom GED deve ter usabilidade excepcional tendo recursos de pesquisa bem construídos. A indexação que ocorre com um sistema GED permite procurar documentos não apenas pelo nome do arquivo, mas também pelo conteúdo (cliente, caso, tipo e descrição), oferecendo uma grande vantagem.

 

Acessibilidade

Considere onde estão os usuários quando precisam acessar seus documentos. No setor jurídico, um número crescente de funcionários trabalha remotamente, seja um dia por semana, noites e fins de semana ou como funcionários remotos em período integral. Para servidores de arquivos e servidores locais, os usuários remotos precisam se conectar a uma estação de trabalho dentro da empresa para obter acesso aos documentos de que precisam. Por outro lado, para uma empresa que muda para uma solução baseada em nuvem, os usuários remotos podem fazer login diretamente no GED. Esta opção simplifica significativamente o acesso aos dados para funcionários remotos.

 

Segurança

Certificações do especificas do setor estão em vigor para estabelecer a confiança de que os dados estão sendo armazenados e movidos da maneira mais segura possível. Além das certificações, muitos dos melhores sistemas GED elevam a segurança a outro nível, armazenando seus arquivos com replicação automática entre diversos servidores e com proteção contra exclusão e alteração de dados. Essas medidas de segurança adicionais adiciona outra camada de proteção de dados contra ameaças internas e externas.

 

Integração com outros aplicativos

Um GED que oferece integrações adicionais com outros aplicativos de software como Microsoft Office, aplicativos de email como Outlook e Gmail e editores de PDF como o Adobe Acrobat oferecem maneiras eficientes de acessar e salvar documentos.

 

A melhor maneira de implementar seu novo DMS

Primeiro escolha um parceiro confiável, que fará o possível para entender sua situação atual e projetar o melhor caminho para a implementação. Isso pode fazer toda a diferença para sua empresa. Na DESTAQUE, trabalhamos com muitas soluções, com uma variedade de ofertas para atender às necessidades específicas dos escritórios de advocacia. Nossa equipe tem 20 anos de experiência trabalhando em soluções para o setor jurídico. Para saber mais sobre a migração para um novo GED, entre em contato com com a gente.

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