Ao longo dos anos, a capacidade de compartilhar informação cresceu exponencialmente.  Desde o surgimento da internet como ferramenta de trabalho, vemos cada vez mais plataformas e maneiras de realizar o envio com mais velocidade e novas ferramentas surgindo que auxiliam na hora de compartilhar informação.

No entanto, compartilhar arquivos online com segurança é uma questão diferente que requer muito mais que velocidade ou ferramentas. O objetivo de compartilhar informação com segurança é que não haja a presença de terceiros, no caso, invasores. Em vista disso, as plataformas de comunicação garantem que seus dados sejam mantidos por criptografias. Porém, antes de darmos continuidade, você sabe o que é a criptografia?

“Esta é uma ferramenta que consiste no embaralhamento de informação, os dados são embaralhados de plaintext em ciphertext com um método de criptografia chamado de algoritmo. Qualquer pessoa que queira acessar os dados criptografados precisa primeiro decodificá-los com a chave de descriptografia correta.”

Retomando o assunto: alguma vez você já precisou compartilhar seus documentos com alguém? A popularização das redes sociais e dos aplicativos de mensagem instantânea facilitou essa atividade, algumas empresas possuem o hábito de compartilhar seus documentos por aplicativos de Bate-Papo e por mais que estes aplicativos possam ser criptografados, não é correto utilizá-los como principal meio de compartilhamento de dados.

A pandemia tornou essa prática mais frequente e aceitável até pelas empresas, que precisam manter um relacionamento online com seus clientes, notoriamente percebemos que esta prática continua a ser feita pelas empresas, porém esse costume deve ser interrompido ou alterado o quanto antes, tanto para segurança quanto para melhorar os processos de gestão.

As redes sociais, por mais habituados que possamos ser em relação ao uso delas, não são o lugar correto para compartilhar documentos de sua empresa relacionados a contratos, notas e informações sigilosas em geral, logo que deve haver no mínimo senha para se ter acesso às informações tramitadas entre quem envia e recebe, ou seja, quando um documento enviado por um local sem proteção estiver aberto, qualquer pessoa possui o acesso a aquelas informações.

 

Como evitar cair em golpes de hackers?

 Os hackers agem sempre de maneira silenciosa, em quase 90% dos casos as vítimas acabam caindo em golpes sem se dar conta. Veja a seguir medidas que você pode tomar para prestar mais atenção contra intrusos e possíveis invasões cibernéticas:

 

Desconfie de e-mails:

  • O e-mail é uma excelente ferramenta de comunicação, já que você pode enviar o que quiser a qualquer pessoa, porém, isso também significa que você pode correr um enorme risco de segurança, como os famosos “Phishings”, nome dado aos e-mails encaminhados às vítimas que aparentemente não oferecem riscos algum, mas que direciona a pessoa a sites falsos, pedindo que atualize suas informações pessoas.

Podemos evitar esse tipo de problema comparando se o endereço de email do remetente é o mesmo que o do site que você acredita que ele se origina, caso pareça ser de alguém que você conheça mas não tenha certeza se aquele endereço de e-mail pertence a aquela pessoa, contate ela e a pergunte.

Este tipo de golpe é comum entre emails de empresas, contas se passando por empresas parceiras ou muita das vezes por funcionários ou colaboradores de fora, aproveite para usar essas dicas para não cair em golpes como estes.

 

Downloads em sites suspeitos: 

  • Assim como na questão dos links enviados por e-mail, o download em sites suspeitos funciona da mesma maneira, pois o site em uso é uma cópia do original, criando mais uma vítima de Phishing.

Uma forma das empresas sofrerem ataques de hackers é por conta de colaboradores desatentos que baixam PDF ou documentos em Word com extensões executáveis, como os .EXEs, que acabam infiltrando na rede corporativa, saiba muito bem a procedência dos documentos antes de baixar e executá-los.

 

Utilize senhas fortes:

  • Uma dica muita das vezes negligenciada. Uma senha forte contém letras maiúsculas, minúsculas, números, pontuação e linguagem que devem fazer sentido somente a você. Recomendamos que você não faça o uso de nenhuma referência pessoal ou que utilize a mesma senha para um número grande de contas, procure diferenciar as senhas umas das outras.

Uma ferramenta que recomendamos é a LastPass e a 1Password, estes são sites que armazenam suas senhas de forma segura.

 

Autenticação de dois fatores:

  • Atrelado ao tópico acima podemos citar a autenticação de dois fatores, ela exige que o usuário não só digite sua senha, mas também que coloque um código de acesso que muda a cada novos login, geralmente o código é recebido por mensagens (SMS), sendo a forma mais segura de manter sua conta longe de invasores,

 

Desconfie de Wi-Fi público: 

  • O Wi-Fi público é algo tentador quando se está em ambientes abertos e quer se manter conectado a uma rede, como em uma sorveteria ou cafeteria, mas talvez não seja o local mais adequado para verificar sua conta bancária ou realizar compras, por exemplo. Isto porque você não tem a garantia que aquela conexão é realmente segura, sendo ela até vulnerável a ataques de invasores, onde não há nenhuma maneira de um indivíduo saber o que pode ou não estar acontecendo.

Desta maneira, se você precisa mesmo acessar informações privadas enquanto estiver utilizando redes abertas, prefira usar ferramentas como redes privadas virtuais (VPNs), que criptografam o tráfego para que a rede Wi-Fi não possa enxergar onde você está navegando. Ou, ainda melhor, basta configurar um hotspot usando seu smartphone com rede de dados móveis.

 

O sistema McFile e suas ferramentas

Em vista disso, podemos citar o McFile, um sistema operacional dedicado para empresas manipularem e compartilhar documentos entre setores e clientes, oferecendo uma série de ferramentas para realizar essas e muitas outras funções, tudo isso disponível 24 Horas por dia, de qualquer lugar à qualquer pessoa, um software pensado na eficiência e segurança documental.

O McFile possui sua rede de funcionamento baseada em nuvem, local onde todas as informações são contidas. A armazenagem em nuvem garante que toda informação presente seja coberta de segurança na hora de compartilhar os documentos dentro do software entre setores, ou até mesmo para clientes e parceiros, sendo esse compartilhamento baseado em criptografia SSL segura (Um protocolo de segurança projetado para fornecer segurança nas comunicações).

Com o McFile é mais do que seguro, é prático. Você pode configurá-lo de forma que uma pasta inteira fique visível a qualquer um que acesse aquele documento, enquanto limita certos arquivos ou mesmo subpastas a alguns usuários selecionados, garantindo o controle sobre toda a movimentação de seus documentos, quem terá permissão de acesso, quem compartilhou e diversas outras ferramentas que garantem a sua total integração a sua empresa.

Conclusão: Vimos como as possibilidades de compartilhamento cresceram absurdamente com o surgimento da internet e das redes sociais, porém, nem todas elas acontecem com segurança e por isso, deve-se tomar muito cuidado quando for preciso compartilhar dados com outras pessoas para que você não seja a próxima vítima de hackers ou diferentes tipos de invasores. Mas, existem formas de evitar e se proteger, como por exemplo,  utilizando a criptografia de dados, desconfiar sempre de e-mails, evitar fazer downloads em sites suspeitos e outras diferentes formas que vimos, para garantir a segurança de seus documentos.

Lembre-se sempre que segurança nunca é demais e procure por soluções adequadas que visam resolver suas necessidades, ou então, procure contratar serviços especializados nas resoluções desses problemas para te auxiliar da melhor maneira possível.

Mas e você? Possui mais alguma dúvida ou dificuldade na hora de compartilhar seus documentos online com segurança? Deixe seu comentário abaixo.

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