Gerenciar documentos no home office é fundamental para qualquer profissional que deseja ser mais produtivo e eficiente. Ao conduzir suas atividades de forma remota, torna-se ainda mais importante lidar corretamente com as informações que circulam.

Imagine um profissional que trabalha em colaboração com alguns colegas na execução de um projeto e atende seus clientes à distância. Nessa situação, são vários os documentos que são enviados e recebidos diariamente. E, sem um bom controle, é muito fácil criar uma grande confusão.

Neste artigo vamos entender como você pode aliar o home office a gestão documental de forma eficiente.

A importância de gerenciar os documentos no home office

Gerenciar os documentos no home office com eficiência gera diversos benefícios para os profissionais. Veja os principais deles:

  • Melhoria da colaboração e comunicação
  • Redução de falhas e erros
  • Diminuição de despesas
  • Aumento da produtividade
  • Armazenamento até a data necessária
  • Agilidade no atendimento ao cliente
  • Maior capacidade de organização pessoal

Como otimizar a gestão dos documentos no home office?

Para quem deseja gerenciar os documentos no home office com mais eficiência, a grande solução está na tecnologia. Ao usar um sistema digital para gestão documental, é possível obter resultados incríveis.

Um software de gestão de documentos reúne todas as funcionalidades necessárias para armazenar e gerenciar os documentos em formato digital. Dessa forma, todas informações ficam seguras e disponíveis com facilidade para as pessoas autorizadas – simplificando os fluxos de trabalho e eliminando a necessidade dos documentos em papel.

Benefícios de um software de gestão documental

Quando você utiliza uma solução digital para gerenciar os documentos no home office, você tem acesso a diversos benefícios:

Simplificação do gerenciamento de documentos
Assim que um sistema de gerenciamento de registros eletrônicos digitaliza um documento, ele fica imediatamente disponível para as pessoas autorizadas. Os documentos eletrônicos reduzem a necessidade de arquivar cópias impressas – reduzindo os riscos de erro humano.

Eficiência operacional
Um profissional que trabalha em home office costuma conduzir suas atividades em colaboração com outras pessoas. Ao utilizar um software de gestão documental, várias pessoas podem acessar arquivos eletrônicos ao mesmo tempo, eliminando a necessidade de compartilhar documentos por e-mail.

Atualmente, grande parte dos documentos já são gerados e manipulados em formato digital. Porém, ainda existe a possibilidade de digitalizar todos os documentos físicos e armazená-los de forma eletrônica. Dessa forma, todas informações ficam centralizadas em uma única plataforma.

Economize tempo e reduza o desperdício
Um sistema eletrônico de gerenciamento de documentos pode ajudá-lo a economizar papel e reduzir o desperdício. A distribuição de um documento eletrônico por e-mail ou em uma pasta compartilhada, por exemplo, pode eliminar a necessidade de preparar arquivos que incluam cópias dos respectivos documentos para cada membro da equipe nas situações em que você possui reuniões presenciais.

Economia de custos
A digitalização dos documentos reduz a necessidade de fazer impressões – gerando uma economia com toner, papel e manutenção. Além disso, a digitalização de documentos também reduz os custos relacionados ao armazenamento, como armários de arquivo e outros acessórios.

Além disso, você também garante que todos os documentos que devem ficar armazenados por razões legais fiquem seguros. Dessa forma, você evita quaisquer penalidades que poderiam ser aplicadas – o que poderia incluir juros e multas.

Segurança adicional
Documentos eletrônicos não exigem armários ou fechaduras para mantê-los em segurança. Quando você usa um software confiável, os registros eletrônicos não são afetados por desastres, como inundações ou incêndios.

Com os protocolos de segurança, controles de acesso e tecnologias de criptografia corretos, você pode minimizar todos os riscos relacionados ao armazenamento das informações. Todos os seus documentos podem ser acessados somente pelas pessoas autorizadas.

Você gostou das dicas para gerenciar os documentos no home office? Não perca tempo e ajude sua empresa a adaptar-se a nova realidade do trabalho, invista em um sistema digital de gestão documental! A Destaque Gestão Documental está há 20 anos no ramo de gestão documental assegurando a qualidade nos processos de arquivação, catalogação, digitalização e recuperação de documentos. Além de oferecer o poderoso e versátil sistema de gestão de documentos McFile! Entre em contato agora mesmo.

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