Mesmo que o campo de atuação de empresas varie de segmento para segmento, o objetivo principal de qualquer organização é sempre o mesmo: lucrar. Empresas precisam ser lucrativas para serem bem sucedidas e benéficas para as pessoas por trás dela. Por isso, muitas ações são pensadas justamente para aumentar as vendas — e uma boa gestão de documentos pode ajudar neste processo.

Ainda que uma boa gestão de documentos não tenha o aumento das vendas como uma consequência direta, ela é responsável por diversas mudanças em todos os setores da empresa. Essas mudanças, por sua vez, são as ações que promovem diretamente uma maior eficiência no processo de vendas.

Na sequência deste artigo, nós mostramos como isso acontece. Antes de qualquer outra coisa, relembramos o conceito de gestão de documentos e, por fim, explicamos como ela ajuda a aumentar vendas.

O que é gestão de documentos?

Um problema muito sério que ocorre em muitas empresas — independente do setor — é a falta da devida atenção aos documentos. É muito comum, por exemplo, chegar em organizações e se deparar com pilhas de papéis nas mesas, ou com uma sala qualquer em que os documentos são simplesmente largados de qualquer jeito.

Qualquer método que vise acabar com situações assim, isto é, deixar os documentos devidamente tratados, pode ser chamado de gestão de documentos. É preciso gerenciá-los para manter a ordem e evitar que problemas relacionados à dificuldade de encontrar informações aconteçam.

Aqui, existem algumas opções diferentes. Pode-se:

  • Contratar um serviço de organização de documentos, em que uma empresa especializada no assunto vai até o local e organiza cada arquivo seguindo as melhores práticas de gestão;
  • Apostar na guarda de documentos, em que todos os arquivos físicos são enviados para uma empresa especializada e ela se torna a responsável pela gestão;
  • Digitalizar os documentos e passar a gerenciá-los também de maneira eletrônica.

Como a gestão de documentos ajuda a aumentar as vendas?

Diretamente falando, a gestão de documentos não necessariamente aumenta as vendas. Mas as mudanças que ela causa na rotina de trabalho da empresa sim. Pense em quanto tempo cada colaborador gasta para encontrar um documento perdido. Com uma boa gestão, os arquivos são encontrados instantaneamente, e o tempo que seria gasto com uma busca a fundo pode ser investido em atividades focadas em vendas.

Toda a organização da empresa fica muito mais centrada. A partir do momento em que os funcionários não precisam se preocupar com os documentos, o foco de cada um deles pode ser direcionado ao que realmente importa.

Outra forma indireta de aumento de vendas através da gestão de documentos é a boa impressão que isso causa. Quando os clientes atestam que a empresa é bem organizada, a confiança aumenta muito — e, dependendo do segmento, este pode ser um ponto chave para fechar negócios.

Além de assegurar a eficiência do processo, as soluções de gestão documental também trabalham a favor do aumento da produtividade. Uma vez que agilizam a localização e a organização dos documentos, diminuem o tempo gasto nas atividades e as falhas nas vendas por falta de informações e comprovações indispensáveis.

Benefícios da Gestão Documental para o setor de vendas:

  • Segurança dos dados e documentos envolvidos nas transações;
  • Mapeamento de todas as etapas do processo de compra e venda;
  • Agilidade nos processos, já que boa parte das ações pode ser feita online;
  • Redução do acúmulo de papel, pois é possível arquivar cópias digitais dos documentos que não precisam guardar os originais.

E você, também quer aumentar suas vendas através de uma boa gestão de documentos? Para qualquer uma das soluções que citamos anteriormente, você pode contar com a Destaque Gestão Documental!

Nós estamos há mais de duas décadas no mercado, sempre oferecendo as melhores soluções de gestão documental para empresas de todas as áreas.

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