É inegável que a gestão de documentos oferece inúmeros benefícios, o motivo dela ser tão necessária dentro do meio empresarial é a forma como ela resolve problemas gestacionais de forma eficiente e articulada. Para entender como a gestão de documentos funciona, é preciso primeiro esclarecer as categorias, estratégias arquivísticas, como e qual será o método que será utilizado, dentre outros fatores. A estratégia utilizada dependerá dos interesses e demandas da empresa, e para isso existem soluções das quais a Destaque está disponível para levar até você.

Neste artigo, linkamos os benefícios da gestão documental e exemplificamos as ferramentas de otimização aplicadas para solucionar os problemas da sua empresa.

  • Indexação: A indexação de documentos nada mais é do que a identificação do arquivo, este reconhecimento é fundamental em ambas as partes da gestão documental, válida para o mundo físico e digital. Esta etapa consiste em atribuir categorias, nomes, assuntos, tipos e clientes. Isso faz com que a busca por um tipo específico de documento seja mais rápida e fácil de ser encontrada.
  • Serviços de guarda: É indicado para empresas que possuem documentos em sua sede que precisam ser consultados de forma organizada e sigilosa. Com esse serviço, o estado de preservação dos arquivos também é mantido em segurança, preservando assim sua integridade física sem se preocupar com danos.
  • Digitalização: A digitalização é a peça chave para quem deseja administrar documentos de forma fácil e rápida. Através dela é possível transformar qualquer artigo de texto em mídia digital, possibilitando a alteração, cópia e manipulação sem a necessidade de alterar a mídia física. Além disso, a imagem do documento fica armazenada na nuvem ou disco rígido.

Agora que você já sabe os benefícios da digitalização, chegou a vez de entender como ela funciona!

Digitalização é o método de inserir arquivos físicos em mídias digitais, reduzindo o acúmulo de espaço em seu ambiente de trabalho, o que facilita o acesso aos tais modelos manipulados, a criação e compartilhamento dos documentos necessários (como para clientes, por exemplo), este método leva eficiência e agilidade para sua empresa, encurtando os processos de busca, sendo possível também a criação de novas maneiras de gerenciamento.

Sabendo que a tecnologia pode ser a maior aliada da produtividade, desenvolvemos uma gestão via software totalmente integrada com sua empresa, chamada de McFile. Veja a seguir as ferramentas presentes no McFile e em como elas podem ajudar sua empresa:

  • Reconhecimento Ótico:

Esta é uma das maneiras de buscar seus documentos na plataforma do McFile. Quanto tempo você investe na busca de seus documentos? Imagine a energia depositada no ato de busca, isso pode ser muito desgastante para você e sua equipe.

O reconhecimento ótico possibilita a busca utilizando apenas palavras-chave, o que torna o processo de pesquisa muito mais fácil e rápido.

  • Segurança:

A segurança com certeza é o tópico mais importante, afinal, quanto mais seguros estiverem os documentos, melhor! Neste caso, são utilizados sistemas de monitoramento por câmeras de segurança 24 horas, mantendo a seguridade dos arquivos e evitando qualquer tipo de tráfico documental entre empresas.

  • Catalogação:

A catalogação é feita através de uma metodologia criada especialmente para o perfil de sua empresa, que visa trazer mais agilidade para o seu ambiente de trabalho. Logo após identificarmos o perfil da empresa, gerenciamos os arquivos de maneira estratégica por autor, empresa, departamento, tipo, origem e destinação. Essa padronização é extremamente importante para que os processos de gestão possam fluir com excelência, qualidade e agilidade, facilitando a busca e manipulação dos documentos.

  • Adaptação:

A adaptação é a última etapa do processo e será ela quem dirá se o projeto foi concluído com êxito. Quando falamos em mudança de hábitos dentro de uma empresa, precisamos que todos aqueles que contribuem estejam dispostos a fazer a diferença e manter o novo padrão implantado. Sem a colaboração de todos, o projeto não trará os frutos desejados.

Dependendo do número de colaboradores, a adaptação poderá ser feita em grupos, passando por alguns grupos menores e posteriormente para grupos maiores.

Saiba mais sobre o sistema operacional McFile e sua interface de funcionamento acessando www.mcfile.com.br.

 

Desde 1998 a Destaque Gestão Documental vem levando soluções para empresas que buscam sua eficiência e desenvolvimento empresarial, nesse caso, somos seus melhores aliados!

Nossa certificação ISO 9001:2015, 27001:2013, 27018:2019 ISO/IEC 27018:2019 aliada há 20 anos no ramo de gestão documental asseguram a qualidade nos processos de arquivação, catalogação, digitalização e recuperação de documentos.

Selo de padrão internacional de segurança cibernética, Organização Internacional de Normalização (ISSO) 27001:2013.

27018:2019: É concedida apenas para empresas que atendem a requisitos, controles, diretrizes e código de prática específicos para proteger as PII de seus clientes.

ISSO 9001: Proporciona o padrão de qualidade internacional sobre seus processos de gestão dentro da categoria de organização.

 

A Destaque oferece diversas ferramentas para resolver os problemas de sua empresa.Entre em contato conosco e faça a diferença em seu negócio com a Destaque Gestão Documental!

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