A adaptação de novos funcionários é algo essencial em uma empresa, é nesta fase em que o colaborador pode ou não absorver o máximo de informação e em que todo o desenvolvimento de uma possível carreira seja criada. Em relatos de empresas que optaram pela digitalização, vemos que o desempenho de seus novos contratados foi melhor do que em relação ao sistema tradicional, mas por que disso?

A evolução da tecnologia e conectividade está trazendo cada vez mais inovação em todos os âmbitos da sociedade. Temos acesso a computadores, celulares e tablets a qualquer momento de nossas vidas, e o fato de novos funcionários se darem melhor em sistemas digitais se dá por conta do uso no cotidiano das pessoas. Esta integração gera o conforto e a facilidade em manipular os softwares, que gera uma maior adaptação e aprendizado. O uso da tecnologia para promover o avanço da empresa e a profissionalização de novos empregados é essencial nos dias atuais, sendo os documentos tramitados quase que 100% das vezes por meio de mídias digitais.

Desde 1985, ano em que a GED ou Gestão Eletrônica de Documentos, é uma ferramenta que vem ao longo dos anos se desenvolvendo cada vez mais com o surgimento de novas ferramentas e o aumento da velocidade no envio de dados, sendo esta a função da GED, compartilhamento de documentos com velocidade e prontidão. Podemos fazer o uso dessa ferramenta para ampliar cada vez mais os métodos de se profissionalizar novos empregados. O uso de softwares inteligentes dinamiza o ambiente de trabalho e torna as tarefas mais “simples” de serem executadas, o trabalho de encontrar um documento acaba não sendo tão pesado e cansativo quando o documento pode ser facilmente acessado online, através de um software de manipulação digital.

O McFile é um software totalmente integrado aos documentos de sua empresa, nele você encontra todas as funcionalidades necessárias para realizar as operações no dia-a-dia, como ferramentas de manipulação de qualquer informação digitalizada, integração com e-mail que acaba possibilitando toda tramitação, controle de tráfego e acesso, e diversas outras ferramentas que fazem diferença na hora de realizar as suas tarefas.

O ambiente de trabalho e a maneira na qual os colaboradores exercem suas respectivas funções tem influência no desenvolvimento da empresa, quando temos uma ferramenta que amplia a visão e ajuda no andamento das tarefas diárias, temos uma maior produtividade e melhor desempenho da equipe. A comunicação e compartilhamento de informações é melhor desenvolvida com o uso dos softwares. O compartilhamento de documentos acaba se tornando uma tarefa facilmente realizada, isso contribui para o rendimento e acessibilidade de todos.

O rendimento e desenvoltura sobre as tarefas que precisam ser exercidas acabam sendo quase que instantâneos após a adaptação com todo o sistema digital, isso faz com que o tempo seja bem aproveitado para realizar mais tarefas e consequentemente acaba profissionalizando mais rapidamente o novo integrante do setor.

Conclusão:

Conforme as questões citadas acima, é notório como a digitalização pode contribuir ainda mais para um fluxo de trabalho melhor e como torna as tarefas mais simples. Contudo, não é somente para isso que o processo de digitalização pode ajudar e é exatamente sobre esta questão que será exemplificado ao decorrer dos próximos parágrafos.

Um exemplo muito comum do cotidiano de uma empresa é na hora de realizar backups de segurança. Um backup feito da maneira errada oferece grandes riscos para seus documentos, com seus dados digitalizados você pode criar backups para armazenamento externo e garantir a segurança da sua empresa diante de qualquer tipo de imprevisto.

Outro ponto fundamental na questão de digitalização é que você tem mais segurança e controle, pois tem a possibilidade de mover seus dados para a nuvem, podendo definir permissões para cada documento, pasta ou gabinete. A colaboração é facilitada e a pontualidade também, já que se pode obter acessos instantâneos a qualquer documentação e pesquisar um arquivo ou documento em seu computador em vez de pesquisar por ele manualmente. Além disso, pelo fato de serem arquivos eletrônicos, muitas pessoas podem visualizá-los ao mesmo tempo.

Assim, a eficiência no gerenciamento de arquivos apresentará um grande aumento e os resultados poderão ser vistos claramente, pois oferece grandes melhorias de produtividade para sua equipe, além de contribuir na tomada de decisões e reduzir a quantidade de tempo desperdiçado na busca de informações.

Por fim, garantirá que o conteúdo tenha formato, nome e controle consistentes, implementando fluxos de trabalho digitais ou projetando como deseja que seus documentos sejam arquivados.  Sabendo dos benefícios até então mencionados,  percebemos o quanto digitalizar traz resultados significativos, principalmente com o mundo cada vez mais tecnológico e com desenvolvimentos de diversas maneiras que visam trazer mais praticidade para o nosso dia, incluindo principalmente para o ambiente de trabalho em questão.

Caso tenha se interessado entre em contato conosco e agende sua consultoria 100% gratuita, possuímos uma equipe formada por profissionais prontos para lhe ajudar a resolver os problemas de sua empresa.

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