Muitas empresas se viram obrigadas a se estruturarem para o formato home office devido à rápida propagação do COVID-19. Agora, o que está ficando claro é que o período de resguardo durante a pandemia ainda se prolongará e por isso o home office sairá fortalecido como uma estratégia de negócio poderosa para manter todos os possíveis setores da empresa de forma online, barata e ainda assim produtiva. Isso permite que a empresa possa continuar funcionando mesmo em momentos de crise, garantindo a continuidade do negócio.

Mas e as empresas que ainda não possuem os recursos e ferramentas que possibilitam suas equipes a executar suas atividades de casa?

Essas empresas têm buscado a inclusão de um software de gestão de processos, fluxos de trabalho, gerenciamento de documentos e informações para que seu negócio possa continuar operando, mesmo em momentos de crise. Através de soluções como essas, seus processos empresariais continuam trabalhando intensamente, mesmo com os colaboradores trabalhando home office.

A solução documental para o home office

Nesse sentido, a Destaque Gestão Documental vem se destacando por oferecer a Solução McFile: um Software 100% Online, armazenado na nuvem. Isso permite que ele seja acessado e operado de qualquer lugar, a qualquer hora. Por exemplo, um estudo financeiro ou validação contábil que demande uma pesquisa de dados ou documentos para análise pode ser executada dentro da plataforma.

Na maioria das vezes, as empresas, ao formatarem o seu core business para o home office, deixam de lado a parte de acesso à documentos. Muitas das vezes, os documentos permanecem guardados na forma física (em papel) no escritório de alguém, ou na sala de um gerente, dificultando o acesso de colaboradores que necessitam deste documento para alguma atividade operacional da organização. Ao mesmo tempo, isso também facilita que pessoas que não deveriam ter acesso a algum documento confidencial, o tenham.

Ainda há casos em que empresas utilizam plataformas online como Google Drive, One Drive, Dropox ou compartilhamento de pastas via servidores e VPN. Porém essas plataformas foram feitas para uso pessoal ou para um pequeno grupo de pessoas. Utilizadas em grande escala e com muitos usuários, as plataformas não comportam padrões e níveis de segurança adequados para uma estrutura empresarial.

Uma empresa com especificações de cargos e níveis hierárquicos demandam uma plataforma mais estruturada, segura, e específica, que ofereça:

  • controle de acesso (definição de quais pessoas podem ter acesso a quais documentos);
  • tabela de temporalidade: controle e notificação automáticos de vencimento de prazo de documento, hora de renovação, etc;
  • pesquisa e localização de arquivos por metadados via OCR;
  • informação de LOG (sobre um documento): quais usuários acessaram, em qual data e hora, se o arquivo foi impresso ou não;
  • quais documentos o usuário x acessou.

O McFile oferece tudo isso, sendo uma solução completa para sua empresa!

O McFile oferece todos os pontos citados acima  e além disso:

  • gestão total do fluxo operacional;
  • automações com notificações aos usuários por e-mail para controle de alterações;
  • assinatura digital e eletrônica 100% online e com padrões de assinaturas em conformidade com o ICP Brasil.

Entendendo mais do McFile

O McFile é mais estruturado que outras plataformas, pois foi desenvolvido por profissionais que trabalham na área de gestão documental a mais de 20 anos, e que dominam regulamentações e leis referentes a essa gestão. Além disso, nossos profissionais fazem o estudo da demanda do cliente e entregam a plataforma configurada e pronta para ser usada.

Através de documentos indexados e salvos no GED, suas operações podem ser 100% operacionalizadas dentro do sistema. Ele também permite a criação de usuários ilimitados, com diferentes níveis de acesso e permissões a diferentes documentos de diferentes setores da empresa. Assim, todos os documentos de sua empresa podem ser acessados pela pessoa certa a qualquer momento! E, ao ser acessado, é criado um registro de acesso com data, hora e usuário que acessou o arquivo: Uma importante medida para se preparar para a LGPD.

Os processos internos e externos de sua organização podem ser controlados através do módulo de Workflow, no qual são definidos prazos e responsáveis pela execução das atividades. Através dele, é possível monitorar todas as ações feitas pelos usuários via notificações, assim como prazos para realização de tarefas via fluxo operacional personalizado para sua empresa.

Entre em contato com nossos especialistas para estruturar sua empresa para o home office.

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