Assim como qualquer empresa, em uma indústria, muitos documentos surgem no seu dia-a-dia. No entanto, devido ao tipo de tarefas que desempenham, a Gestão Documental é especialmente importante para elas.

Isso ocorre porque, na grande maioria dos casos, uma ação industrial ou de engenharia tende a funcionar de forma colaborativa. Sua indústria não cuidará sozinha de todas as peças necessárias, mas provavelmente delegará ou subcontratará determinados aspectos do trabalho a terceiros. Ou, se sua indústria for grande o suficiente para assumir sozinha, ela será estruturada em diferentes departamentos, cada um com uma função específica.

Não há dúvida de que esta forma de trabalhar é benéfica, pois quanto mais especializado em uma tarefa específica for o grupo de trabalho que a dirige, mais controle terá da situação e melhores resultados serão obtidos.

Em contrapartida, surge uma dificuldade: é essencial que a coordenação seja perfeita entre todos os envolvidos. Caso contrário, uma discrepância acarreta o risco de que as diferentes partes não se encaixem e o resultado final acabe sendo mal sucedido.

Por isso, deve haver um sistema de gerenciamento de documentos que garanta que todos os participantes do plano tenham acesso às informações necessárias. Desenhos, especificações técnicas e outros materiais de trabalho devem poder ser compartilhados rapidamente com todas as partes envolvidas, evitando qualquer atraso que comprometa a viabilidade da obra.

Também é importante que haja rastreabilidade nos documentos. Muitas vezes acontecerá que informações muito importantes cheguem até você para continuar o trabalho, mas que estão incompletas ou pouco claras. Nesse caso, você terá que saber qual é a fonte original das informações para solicitar os devidos esclarecimentos e para que tudo siga em frente.

Mas também, você precisa de todo esse material potencialmente sensível para chegar às pessoas que precisam trabalhar com ele … e somente a eles. A espionagem industrial pode parecer um filme, mas é uma realidade que existe e deve ser combatida. É por isso que alguma forma segura é necessária para garantir que nenhuma pessoa não autorizada possa ver de acordo com quais documentos.

Todas essas necessidades que surgem em um projeto de engenharia só são resolvidas de forma satisfatória por um sistema de gerenciamento de documentos como o McFile.

Agora que você sabe por que isso é necessário, vamos verificar quais tipos de documentos são aqueles que devem ser cobertos pelo software.

Documentos essenciais em um indústria

Sua indústria, para avançar, precisará gerar e transmitir documentos de diversos tipos. Estes são alguns dos que você encontrará com mais frequência:

  • Estudo de viabilidade – Especialmente na engenharia, são propostas ações que depois parecem desarrazoadas, seja pela dificuldade técnica, seja pelo custo exorbitante que acarretariam, seja por outros fatores (ambientais, sociais, etc.). O estudo leva em consideração todas as dificuldades possíveis e tira conclusões sobre as dificuldades que surgiriam e como resolvê-las.
  • Planos e cálculos – Antes de iniciar o projeto, deve-se definir claramente o que deve ser feito e como. A partir deles, você distribuirá as tarefas e as atribuirá aos diferentes gerentes.
  • Legislação – Todos os textos legais obrigatórios para a atividade que você está realizando, e que você sempre deve ter em mente se quiser evitar problemas com a lei. No campo da engenharia, as normas técnicas são especialmente relevantes, que muitas vezes exigem que a tarefa seja realizada de acordo com determinados parâmetros.
  • Requisições de materiais – Lista de todos os materiais de que necessita para concluir o projeto e as suas diferentes fases de acordo com as previsões efetuadas.
  • Material de referência – Desde manuais específicos para determinados maquinários até enciclopédias, artigos acadêmicos ou mesmo dicionários, esta categoria inclui tudo o que pode ser considerado estranho ao projeto, mas que, se necessário, ajuda a superar uma dificuldade.
  • Opiniões de especialistas – É o parecer técnico emitido por um especialista sobre determinado assunto, e que também pode ser útil (ou mesmo, em alguns casos, acompanhamento obrigatório) em determinadas circunstâncias da tarefa.
  • Documentação econômica – Custos de materiais, licenças, mão-de-obra, faturas, guias de remessa … são muitos os tipos de documentos relacionados com a movimentação de dinheiro que podem ser processados ​​através da gestão documental de um projeto de engenharia.

Dependendo das características específicas da sua indústria e do setor de atividade em que atua, os diferentes documentos terão maior ou menor relevância. Em qualquer caso, dado o número de participantes envolvidos, é necessário estabelecer um fluxo de trabalho adequado.

Se a sua empresa se dedica à execução de projetos de engenharia, você terá a oportunidade de verificar que nem todo o seu trabalho é baseado no desenho da obra e na sua execução.

Desde o momento em que alguém pensa em fazer aquela estrada, ou aquele reservatório, ou aquela ponte, até o último tijolo ser colocado, há um longo caminho a percorrer para garantir que tudo corra bem.

Durante essas etapas, não é apenas inevitável, mas também necessário que um grande número de documentos de todos os tipos seja gerado. Acontece que em muitas ocasiões são tantos que chegam a dificultar a sua atividade diária … a menos que você tenha alguma forma de administrá-los.

Justamente por isso é necessário um sistema de Gestão Documental.

Com a Destaque Gestão Documental todos os seus documentos e projetos serão mais produtivos! Fale conosco!

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