Você sabe a diferença de armazenar arquivos de maneira convencional e armazenamento na nuvem? Muitas pessoas acham que guardar os arquivos na nuvem é o suficiente para mantê-los organizados, porém mesmo assim acabam tendo dificuldade em achar seus arquivos.

É comum comparar o software de gerenciamento de documentos profissionais na nuvem com serviços simples de armazenamento de arquivos, como Dropbox, Google Drive ou OneDrive.

Um software de gerenciamento de documentos não se limita ao armazenamento de arquivos, mas inclui ferramentas adicionais para acelerar a criação, o tratamento e o trabalho diário com esses arquivos.

Você provavelmente está se perguntando quais as principais diferenças existentes entre os dois conceitos para fins práticos, então aqui vai algumas delas:

Organização nos seus arquivos

Em um gerenciador de documentos, você pode organizar seus arquivos por meio de pastas, categorias e consultas de usuários. Em um simples armazenamento de arquivos na nuvem você só pode fazer isso por pastas.

Metadados

Em um software de gerenciamento de documentos, como em uma biblioteca, cada arquivo possui uma guia de metadados para armazenar suas informações mais importantes, em um serviço de armazenamento de arquivos tradicional a única fonte de informação é o nome do arquivo e, na melhor das hipóteses os casos seu conteúdo (STF).

Pesquisas e consultas de usuários

Em um sistema de gerenciamento de documentos, as buscas são realizadas tanto pelo nome do arquivo quanto pelos seus metadados principais, dando origem a consultas e buscas rápidas e precisas.

Ferramentas colaborativas

Em uma ferramenta de gerenciamento de documentos na nuvem, a colaboração entre os usuários é semelhante a qualquer rede social como Facebook ou Instagram, na qual os usuários podem deixar comentários, lembretes ou tarefas sobre seu trabalho conjunto. Em um serviço de armazenamento de arquivos em nuvem, a única colaboração entre os usuários é baseada no compartilhamento de arquivos.

Gerenciamento de fluxos de trabalho

Gestores de documentos na nuvem como o da Destaque possuem recursos de gestão de workflows de documentos (workflow) que permitem conhecer o estado de cada arquivo no processo interno das empresas (oferta sendo criada, enviada, aceita ou rejeitada pelo cliente) e também mostrá-lo aos usuários por meio de diagramas, cores ou nomes de status, enquanto no caso de serviços de armazenamento de arquivos apenas pastas podem ser utilizadas para este gerenciamento.

Gestão de tarefas repetitivas

Tarefas repetitivas em software de gerenciamento de documentos podem ser automatizadas agendando e projetando fluxos de trabalho, enquanto no caso de serviços de armazenamento de arquivos em nuvem você deve sempre recorrer a copiar e colar versões antigas de documentos.

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