O sucesso de longo prazo das empresas depende da força de sua fundação. O bom gerenciamento de documentos é um componente crítico dessa base – e, de fato, pode ser a parte mais importante – porque é o repositório onde todas as evidências e provas objetivas que cercam os produtos de uma organização estão armazenadas.

Quando as organizações não sabem quando, como ou o que fazer para formalizar as práticas de documentação, isso pode causar uma enorme confusão a longo prazo. Os membros da equipe muitas vezes acabam hospedando e mantendo documentos em seus discos rígidos, ou recorrem à configuração de um armazenamento em nuvem para compartilhar arquivos, mas esses lugares se tornam apenas estações de despejo para “coisas” e documentos aleatórios.

Esses métodos não fornecem nenhuma formalidade verdadeira, que é um componente-chave para ter presente em qualquer sistema de gerenciamento de documentos. É fundamental para as empresas, durante qualquer estágio de desenvolvimento de produto, dar ênfase à melhoria da estrutura e da ordem de seus procedimentos.

Quando os sistemas de gerenciamento de documentos são estruturados de forma adequada desde o início, eles de fato ajudam a estimular a inovação e o crescimento, ao invés de impedi-los. Fortes processos de gerenciamento de documentos garantem que todos em sua organização, independentemente do departamento ou equipe, saibam exatamente onde um documento está armazenado, em qual estágio está no processo de revisão, o que ainda precisa ser adicionado e se alguma ação de discurso pode ser necessária. Ele promove um ambiente colaborativo entre as equipes e ajuda a levar os projetos até a linha de chegada de maneira mais oportuna.

Para qualquer empresa, certas situações podem surgir em que a ausência de um sistema de gerenciamento de documentos pode até atrapalhar suas operações comerciais, resultando na perda de tempo, dinheiro e recursos preciosos.

COMO SABER SE SUA ORGANIZAÇÃO PRECISA DE UMA SOLUÇÃO MODERNA DE GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS

Muitas empresas, tanto iniciantes quanto organizações estabelecidas não têm certeza se precisam ou não de um sistema formal de gerenciamento de documentos. Se sua equipe não tiver um processo formal em vigor, isso pode significar reformular toda a base de seu negócio.

Vale a pena dedicar seu tempo agora (ao invés de mais tarde) implementar processos mais fortes e duradouros que podem ajudar sua equipe a trabalhar de forma mais inteligente e operar de forma mais enxuta no futuro.

Aqui estão algumas situações comuns em que você pode se encontrar que justificam um olhar mais atento para considerar a adoção de um processo formal de gerenciamento de documentos:

VOCÊ ESTÁ ARMAZENANDO DOCUMENTOS E RELATÓRIOS OFICIAIS EM VÁRIAS PASTAS DE ARQUIVOS NO GOOGLE DRIVE.

Muitas organizações começam com soluções de gerenciamento baseadas em papel porque temem a validação de seu sistema.

Infelizmente, isso significa que a ‘cópia mestre’ de quaisquer desenhos, projetos ou ordens de processo importantes também estão em formato de papel. Para mitigar os riscos associados a esse processo, as empresas costumam criar ‘soluções’ eletrônicas ad-hoc que são configuradas em uma estrutura de pastas.

Nessa estrutura, uma pasta é frequentemente chamada de algo semelhante a ‘Rascunhos’ e outra é chamada de ‘Em revisão’ e outra pasta pode ser chamada de ‘Publicada’. O problema aqui é que quando um documento é colocado em uma pasta, ele precisa ser movido manualmente para outras pastas conforme o estágio muda. Esses documentos também devem ser impressos, editados manualmente, digitalizados, carregados de volta para uma nova pasta e, em seguida, removidos da pasta original – tudo sem nenhuma trilha de auditoria clara rastreando essa atividade.

De uma coisa sabemos com certeza – não há como rastrear análises e aprovações online com esse método. Essas edições, alterações e aprovações manuais continuarão a aumentar com o tempo, resultando em oportunidades inevitáveis ​​e excedentes de erro.

VOCÊ ESTÁ TOMANDO DECISÕES DE COMPRA COM BASE EM DOCUMENTAÇÃO DESATUALIZADA OU INCORRETA.

O setor de dispositivos médicos é notoriamente caro em seus custos operacionais, e mesmo uma pequena decisão de compra um pouco errada pode se tornar um erro incrivelmente caro, tanto para os resultados financeiros das empresas quanto para o tempo gasto corrigindo o problema.

Digamos que uma empresa tenha pedido quatro ou cinco peças de ferramentas diferentes que levaram 12 semanas para chegar. Nesse período, a documentação foi atualizada, mas o novo design não chegou ao fabricante a tempo. Essa situação hipotética, embora uma dura realidade para alguns, deixaria uma organização com mais de R$100.000 em materiais inutilizáveis ​​e desatualizados.

VOCÊ ESTÁ ENFRENTANDO UMA PRÓXIMA AUDITORIA ISO OU INSPEÇÃO E NÃO CONSEGUE LOCALIZAR SEUS RELATÓRIOS MAIS RECENTES.

Se você estiver se preparando para uma próxima auditoria ISO ou qualquer outra inspeção legal, a melhor maneira de demonstrar conformidade é por meio de documentação e registros formalizados e oportunos.

Se seus processos atuais incluem documentação e registros desatualizados, e você os entrega ao seu auditor, sua empresa pode enfrentar sérias punições por não conformidade. Se isso acontecer, você não terá escolha a não ser dedicar recursos (tempo e dinheiro que seria melhor gasto em outro lugar) para remediar a situação.

Ninguém quer estar no modo de controle de danos, e essas correções de curto prazo apenas atuam como um curativo para o problema maior em mãos, que é um processo de gerenciamento de documentos insuficiente.

POR QUE O GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS É IMPORTANTE?

Ter um sistema formal de gerenciamento de documentos em vigor é o próximo passo lógico para as empresas na evolução da criação de uma única fonte de verdade para todos os documentos e registros.

Quanto mais robusto e utilizável for um sistema de gerenciamento de documentos, mais rápido ele ajudará a colocar produtos mais seguros e de alta qualidade no mercado e, por fim, melhorar a vida dos clientes e funcionários.

A Destaque Gestão Documental pode ajudar sua equipe a colaborar de maneira mais eficaz, navegar melhor por auditorias/inspeções e localizar facilmente informações críticas, eliminando custos desnecessários, reduzindo o trabalho manual e diminuindo o risco geral do seu negócio.

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