É comum que as mudanças dentro de sua empresa ocorram conforme o passar do tempo. Devemos nos reinventar de maneira saudável conforme nosso ambiente de trabalho. Em uma empresa, nenhum setor funciona sozinho, todos fazem parte de um círculo de processos e funções. O bom funcionamento desse círculo é a peça chave para o sucesso dos processos de digitalização.

Devemos prezar por uma equipe comunicativa e cativada em busca pela eficiência como profissionais. Quando possuímos isso, os processos que fazem parte do enredo de digitalização fluem perfeitamente como o esperado. Porém, nem todas as empresas contam com uma equipe centrada e unida e o principal fator que divide essas equipes é a desordem arquivística de sua empresa, que acaba gerando estresse e desinteresse por parte dos envolvidos.

Existe um número gigantesco de fatores que levam ao famoso efeito dominó. Uma peça atrás da outra, acaba trazendo de maneira silenciosa a desprofissionalização em sua empresa. Devemos enxergar maneiras de descontinuar esse desdobramento e desordem arquivística e uma delas é a digitalização dos seus documentos. O processo de digitalização é o método de transformar objetos físicos em mídias digitais. Esta ferramenta é recomendada para aqueles que prezam ou necessitam desse tipo de gestão para amplificar a visão sobre os processos de gestão de sua empresa.

Este método busca a viabilização de documentos disponibilizados em uma plataforma. Um software totalmente dedicado para arquivos digitalizados, chamado McFile. A plataforma possui um design arquitetado para agilizar seus processos arquivísticos, sendo passíveis de busca através da identificação de caracteres.

Além de possuir o sistema de busca por palavras-chaves são encontradas outras funções sendo elas:

  • Controle de perfis que possuem acesso a certos tipos de documentos
  • Produção de PDF juntamente ao Microsoft Office
  • Indexação por cliente, conteúdo e tipo, por exemplo
  • Compartilhamento por E-mail diretamente pela plataforma
  • Integração completa com o Microsoft Office
  • Controle de vencimento

Agora que você conhece algumas das ferramentas disponíveis na plataforma do McFile, separamos a seguir cinco benefícios que a digitalização e o uso do software entregam para sua empresa.

 

Acessibilidade

É estressante chegar em seu local de trabalho e se deparar com pilhas e mais pilhas de documentos e arquivos, sendo eles de categoria muita das vezes desconhecidas ou desnecessários. Isso acaba levando ao cansaço mental gigantesco, que acarreta com a desprofissionalização da equipe pela desordem visual do local de trabalho. Por isso, a digitalização é o melhor caminho para quem sofre com o acúmulo de espaço físico, pois ela mantém o ambiente de trabalho organizado, sem a necessidade de manter pilhas de documentos, que passam a ser encontrados na plataforma McFile.

 

“Como funciona o processo de digitalização?”

A digitalização possui diversas fases, elas podem ser diferentes dependendo do serviço adotado pela empresa, porém, de modo geral todas as etapas consistem nas mesmas ferramentas. Primeiramente, os documentos passam por uma avaliação. Para que seja possível o escaneio, é necessário retirar todo e qualquer clipes, pastas, dobradiças e amassados. Através do uso do maquinário e softwares próprios, os textos são convertidos em mídias digitais, que acabam sendo passíveis de alteração e criação de novos documentos sobre aquele mesmo tipo de arquivo. Após o escaneio, os arquivos são disponibilizados na plataforma do McFile, fazendo com que todo o processo de manipulação dos documentos se torne mais rápido por conta da catalogação por categorias, clientes, assuntos, tipos, movimentações e dentre outras medidas de realizar a identificação dos documentos. Com isso, as pilhas de documentos estarão por fim.

 

Caso sua empresa já possua algum Software de pesquisa, a Destaque oferece serviços de gerenciamento documental. Sendo a única diferença, o software já estabelecido pela sua empresa. Documentos físicos são mais suscetíveis ao acesso por pessoas que não possuem permissão, sendo expostos ao perigo de serem copiados, roubados ou danificados. Podemos evitar o acesso indevido de usuários sem permissão por meio da digitalização, já que os controles de acesso e auditoria monitoram todo o acesso digital.

 

Armazenamento

O fluxo documental de algumas empresas pode acabar sendo intensivo. Na maior parte das vezes, é uma tarefa difícil manter a constante organização dos documentos físicos e essa desordem gera uma grande necessidade de espaço físico, o que acaba prejudicando a empresa que necessita investir um grande valor em prateleiras, caixas, pastas e outras ferramentas de organização, além do comprometimento de espaço.

Algumas empresas não possuem essa grande disponibilidade de espaço, tempo e dinheiro para a tentativa da organização, muitas delas são pequenas e o espaço que possuem, utilizam para o desenvolvimento e expansão da empresa. Um serviço de digitalização reduz seus custos de armazenamento interno e poupa esforços na busca de documentos.

Com o McFile, todos os arquivos que pertencem a sua empresa são transformados em documentos 100% digitais, facilitando todos os processos gestores em sua empresa. Além de possuir controle de permissão, podendo ser acessados somente por pessoas autorizadas, mantendo a segurança e ordem.

 

Preservação

Documentos de tamanhos maiores são mais suscetíveis a danificação como projetos arquitetônicos ou de engenharia. Esses projetos naturalmente possuem dimensões maiores e por conta disso são mais sensíveis à danificação. É necessário ter sua integridade mantida por toda a execução do projeto, porém sua alta sensibilidade pode levar à danificação, sendo exposto por umidade, amarelamentos, rasgos e amassados dada o local em que são armazenados. Para isso, seus arquivos são manuseados, digitalizados e catalogados por profissionais qualificados para que possamos garantir a total segurança de seus desenhos.

Medidas rigorosas de controle de qualidade verificam a legibilidade de cada imagem. Até mesmo documentos grandes de baixa qualidade pode ser convertidos em imagens de alta resolução protegidas contra incêndios, inundações e desastres naturais.

Um local acumulado pode trazer dores de cabeça! Que tal usarmos a tecnologia a nosso favor? Modernize suas obras com a digitalização dos seus projetos, tenha o acesso 100% remoto e a preservação garantida, sem o risco de danificá-los.

 

Economia

Manusear os documentos exige profissionais qualificados para esta função, além do equipamento custar um elevado fundo de capital, os profissionais precisam ter a qualificação adequada no ramo para que não haja a danificação do documento. Optar pela terceirização é a maneira mais viável para você economizar, o que poderia ser investido em outras áreas da empresa.

A Destaque proporciona a possibilidade de resolver os problemas que sua empresa enfrenta sem custear um valor que você enfrentaria por conta própria. Possuímos profissionais qualificados e todo maquinário e tecnologia necessários para que seja possível realizar a digitalização de seus documentos com segurança, que ficarão disponíveis na plataforma McFile, lhe proporcionando total acesso a qualquer momento, levando a agilidade e economia para a sua empresa.  Ao mover seus dados para a nuvem, pode assim definir permissões por documento, pasta ou gabinete e identificar claramente quem acessou quais documentos e quando.

 

Segurança

Alguns documentos contêm informações confidenciais e apenas um grupo seleto de pessoas tem autorização para manipulá-los. Como resultado, há a necessidade de melhorar sua segurança, e como podemos fazê-lo?

Na plataforma McFile encontramos funcionalidades referente a casos como este, todo e qualquer documento na plataforma possui controle de acesso & trafego, sendo possível restringir o acesso indevido de pessoas não autorizadas, ou seja, você pode manter o acesso de certos documentos direcionado à um grupo de colaboradores específicos.

Anexado a isso a criptografia e backups são a peça chave que manter todo o seu ecossistema digital em segurança, fazendo com que possíveis invasões indesejados não aconteçam. Garantindo assim mais segurança na preservação, manipulação e compartilhamento documental dentro do software.

 

Neste quesito nossa certificação ISO 27001 encaixa-se perfeitamente após conquistarmos a licença de proteção de dados pessoais em nuvem assegura-se a qualidade das ferramentas fornecidas por nós da Destaque com ênfase em capacidade internacional.

 

Gostou de saber mais sobre o mundo da digitalização?! Este é um tema muito abrangente e existem milhares de pontos positivos que podemos discutir, a flexibilidade desta ferramenta que carregamos comumente em nossos bolsos podem trazer infinitas possibilidades para melhorar cada vez mais a profissionalização sobre a gestão documental de sua empresa.

 

A Destaque oferece diversas ferramentas para resolver os problemas de sua empresa.

Caso tenha se interessado, entre em contato conosco e faça a diferença em seu negócio com a Destaque Gestão Documental!

Facilitamos seus processos documentais por consultorias 100% gratuitas.

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