Não é de hoje que a utilização do papel existe no âmbito empresarial, pelo contrário, na realidade esse é um método incorporado há várias décadas e que permanece até os dias atuais. Dessa forma, à medida que avançamos no tempo, com novas tecnologias sendo desenvolvidas, percebemos como acaba sendo difícil controlar pilhas e mais pilhas de papéis, já que torna-se um procedimento complicado e cansativo, além de, principalmente, insustentável.

Sendo assim, você já parou para pensar como os documentos impressos podem trazer prejuízos no cenário atual? Nos próximos parágrafos você poderá conferir uma explicação detalhada sobre quais as adversidades e as limitações da documentação em papel e suas respectivas soluções para gerar o efeito positivo que você deseja em seu negócio!

Problemas dos documentos em papel

 Como explicado no tópico anterior, o uso do papel era e é uma alternativa muito utilizada na gestão e organização dos documentos, que se mantém ainda porque muitas empresas têm um certo receio de que possam ocorrer problemas graves, como a perda de informações importantes e vazamento de arquivos confidenciais. Contudo, o que talvez não saibam é que o acervo digitalizado possui muito mais segurança do que os em papel, inclusive por não correrem o risco de serem rasurados, queimados ou molhados. Além de outras limitações que citaremos logo abaixo.

1.São caros de manter;

O ponto principal que destacamos é no quesito de gastos, não apenas com impressora, tinta e papel, mas as despesas relatadas também são em relação ao arquivo e armazenamento de papel, cópias, compartilhamento pessoal, serviços de segurança e entre outros detalhes.

Algo que acontece de forma muito recorrente, é quando as empresas optam por realizar a armazenagem em um local externo, devido a falta de espaço em seus próprios escritórios, gerando um gasto a mais com o deslocamento toda vez que surge a necessidade de alguma papelada.

Com um sistema de gerenciamento de documentos em nuvem, o custo do armazenamento digital de suas informações com certeza será drasticamente menor.

Os documentos podem ser arquivados de forma simples, levando a maior organização, eliminando a perda de informações. Além disso, você também pode capturar conteúdo, rastrear seus arquivos e compartilhar informações sem precisar imprimir nada.

2. Ocupam espaço;

Assim como mencionado no tópico anterior, uma empresa que está em crescimento contínuo consequentemente poderá sofrer com a quantidade de documentos importantes que vai se acumulando, desse modo, o armazenamento acaba ficando mais caro ou reduzido, precisando de um espaço cada vez maior à medida do tempo.

Ainda podemos citar um problema um pouco mais frequente. Trata-se de como os arquivos físicos podem gerar uma desorganização no local de trabalho, afetando a produtividade e eficiência das atividades, dificultando também a localização dos mesmos.

Entretanto, independente de qual seja o caso, esses documentos acabam ocupando um espaço que poderia ser utilizado com outra finalidade, onde possivelmente seria mais útil.

Dessa maneira, é importante falarmos em como a transformação de documentos físicos em arquivos digitalizados, promove um âmbito empresarial mais alinhado e facilita a armazenagem e o seu manuseio.

 3.Causam atraso e não são de fácil acesso;

Em muitos casos, é preciso examinar um documento para coletar uma informação específica. Em outros, a empresa pode estar envolvida em uma situação judicial que exija a apresentação de documentos específicos. Independente do momento, é fundamental que os documentos estejam acessíveis para quem precisar.

A falta de acessibilidade é mais um dos grandes problemas dos documentos impressos. Isso porque, por mais organizados que eles estejam, existe certa dificuldade em acessá-los com agilidade — especialmente quando o volume de arquivos é grande.

Na maioria das vezes, o colaborador deverá se deslocar até o local em que o documento está guardado e ainda procurá-lo, em um processo que pode atrasar o que ele está fazendo.

Quanto mais departamentos precisarem trabalhar com determinados registros, mais cópias serão distribuídas entre os colaboradores,  ocasionando um crescimento indevido do acervo físico, pois os setores teriam rotinas e procedimentos distintos, muitas vezes até precisando da autorização de outros departamentos para prosseguir com o fluxo. Sendo assim, uma avalanche descontrolada seria criada e esse processo se modificaria para algo cansativo e demorado, atrasando o desempenho de todo o negócio.

Contudo, essa desvantagem pode ser superada facilmente com a digitalização documental, onde pode ser utilizada uma ferramenta de workflow, impulsionando a interação entre os usuários participantes com mais facilidade, compartilhando de maneira rápida os arquivos e rastreando as informações com mais segurança, comodidade e eficiência.

4. Estão sujeitos a danos ao longo do tempo;

Os documentos em papel, no geral, estão mais sujeitos a sofrerem danos irreversíveis. Dessa maneira, a manutenção de arquivos no formato físico é bastante arriscada, já que eles podem sofrer graves detrimentos com a exposição de umidade, poeira e condições climáticas, sendo algo irreparável em relação às informações nele contidas.

Além de que algumas práticas como o manuseio documental inadequado, a ocorrência de agentes biológicos como fungos e insetos, incêndio ou um desastre natural, podem causar uma deterioração do acervo e uma perda significativa de informações essenciais, sobretudo quando não há cópias de segurança. Contudo, essa adversidade também pode ser facilmente resolvida com a incorporação de um método mais eficiente de guarda documental, no qual consiste na adesão aos documentos digitalizados.

Ao digitalizar os arquivos, eles deixam de ocupar espaço físico da empresa, tornam-se muito mais acessíveis para todos os colaboradores autorizados que precisarem deles e ainda não corre riscos de danos até então mencionados.

 5. Não são ecologicamente corretos;

O tema sustentabilidade está cada vez mais presente na sociedade, e em especial nas empresas, por isso, colocar em prática ações ecologicamente corretas, como a redução do uso de papel, é essencial para todos.

Mas, para que possa entender mais desse cenário atual, analise a seguinte situação:

Para produzir 1kg de papel, são necessários 324L de água. A produção do papel impulsiona a demanda de celulose, o que ocasiona o desmatamento. No entanto, precisamos de árvores para limpar o ar que poluímos de inúmeras outras maneiras.

Com esses fatos e a medida que as tendências “verdes” ganham mais relevância atualmente e nos próximos anos, é recomendável adotar políticas amigas do meio ambiente o mais rápido possível. Sendo assim, o incentivo a essa prática precisa ser trabalhado pelos empresários e gestores, ajudando na conscientização da equipe.

Não esquecendo, claro, de que práticas sem papel como o armazenamento e gerenciamento digital e a redução de impressões desnecessárias, irão economizar dinheiro na sua empresa e tornar sua marca mais atraente para clientes ambientalmente conscientes.

 Conheça a Destaque!

 Para finalizar, precisamos ressaltar que as empresas que estão aderindo a novas práticas conscientes e métodos mais modernos (como a digitalização), provavelmente terão um desempenho maior do que as empresas que continuam com procedimentos tradicionais, isso porque a digitalização reduz de forma bastante considerável os custos e melhora a produtividade.

Rompa com as limitações dos documentos em papel e invista em soluções de gerenciamento de documentos digitais!

Quando o assunto é digitalização e as melhores soluções de gestão documental, ninguém entende tanto quanto a Destaque! Nossa empresa está há mais de 20 anos no mercado de trabalho, se destacando como a mais eficiente empresa nesse segmento e oferecendo os melhores recursos para você e seu negócio.

Nossos serviços vão desde a gestão documental, como a digitalização, catalogação e indexação, além da disponibilização de um software chamado McFile.

Com o McFile você tem uma solução completa para ajudar sua empresa a deixar de usar o papel, com um conjunto de ferramentas integradas para o gerenciamento eletrônico de documentos e processos de negócios, que visam agilizar a rotina de trabalho de sua empresa e garantir o controle de segurança das informações.

E, de forma mais detalhada, você tem a possibilidade de limitar certos arquivos para determinados usuários selecionados, enquanto ao mesmo tempo, uma pasta se mostra visível para os demais colaboradores que possuem o acesso. Assim, garantindo o controle sobre qualquer movimentação documental feita na sua empresa e monitorando quem terá específicas permissões de acesso.

Portanto, não perca mais tempo! Acelere os processos de negócios e aumente a eficiência operacional da sua empresa eliminando o uso de papel nas rotinas de trabalho. Entre em contato conosco agora mesmo e garanta ao desenvolvimento de sua empresa os resultados que você sempre quis!

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