Uma boa solução integrada de Gestão de Documentos trará pelo menos 5 benefícios principais para sua empresa seja ela qualquer setor. Abaixo estão alguns desses benefícios!

 

O Benefício do Espaço

O trabalhador de escritório comum no Brasil usa aproximadamente 10.000 folhas de papel de cópia por ano. Certamente, alguns são enviados ou descartados, mas muitos desses papéis ficam acumulados, para serem arquivados, empilhados ou encaixotados. O relatório mais recente concluiu que o espaço físico médio que o papel armazenado ocupa nos escritórios é de 13,5%. Embora esse número varie bastante entre diferentes setores e departamentos, o mesmo relatório apontou que os entrevistados sugeriram que um armazenamento eletrônico reduziria esse número ao menos pela metade – para 6,7%. Uma solução integrada de Gestão de documentos pode digitalizar todos esses arquivos, e colocá-los em um fluxo de trabalho eletrônico, disponibilizá-los para fácil acesso e compartilhamento ou distribuir automaticamente aos destinatários em muitos formatos de arquivo.

 

O Benefício do Tempo

Um trabalhador pode passar de 1 a 4 horas por semana apenas arquivando papel. É muito tempo que pode ser gasto de maneira mais produtiva! Com uma solução de Gestão de Documentos, os funcionários da sua empresa não precisarão mais digitalizar, copiar, imprimir e armazenar documentos, procurar documentos ou recriar arquivos perdidos. Ao automatizar fluxos de trabalhos tediosos e demorados, você pode remover etapas para aumentar a eficiência do escritório.

 

O Benefício da Segurança

Usando uma boa Gestão de Documentos, é possível definir as permissões de segurança por usuário, controlando o que cada funcionário pode visualizar, editar e criar. Obter históricos de acessos também é possível: O software rastreia quem acessou e editou arquivos. Além disso, manterá seus arquivos protegidos contra desastres naturais, acidentes ou outras eventualidades.

 

O Benefício da Versatilidade

Um recurso importante é que muitos sistemas podem crescer com sua empresa. À medida que sua empresa evolui e sofre alterações, seu número de usuários e / ou documentos pode aumentar. Para algumas empresas, isso pode causar problemas e retardar ainda mais os processos, mas para uma empresa que tem uma boa Gestão de Documentos, isso não é problema. Além disso, se você quer implementar o sistema somente no setor de com Contas a Pagar, mas depois decidir que também deseja que os Recursos Humanos fiquem sem papel, não há problema!

 

O Benefício do Dinheiro

E por último, mas não menos importante, um resultado óbvio desses quatro benefícios (e talvez o mais popular de todos) é a economia de custos. O relatório mais recente da AIIM descobriu que 77% das organizações que ficaram sem papel atingiram o ROI (Retorno sobre o investimento) em seus projetos sem papel em 18 meses. Depois que você ficar sem papel, suas contas de papel, custos com toner e armazenamento diminuirão ou até desaparecerão. Você não apenas economiza dinheiro com uma solução de gerenciamento de documentos, mas esse software irá otimizar os processos de negócios para incentivar e apoiar o crescimento também.

É por isso que a Destaque oferece o software de gestão documental McFile. Nós temos todos os 5 benefícios listados acima e muitos outros. Se quiser bater um papo com nossos consultores sobre como melhorar a gestão de documentos na sua empresa, deixe seu contato aqui.

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