Com o avanço tecnológico e as recentes inovações entrando no mercado, os negócios estão enfrentando o desafio de se adaptar rapidamente para sobreviver. Desse modo, mais do que nunca é preciso de ferramentas que possibilitem isso. Um recurso para começar essa transformação digital são as soluções de gerenciamento eletrônico de documentos, que eliminam as diversas pilhas de arquivos em uma empresa.

Essas soluções são responsáveis por armazenar, rastrear, assegurar e gerenciar documentos digitalmente, eliminando o uso de papel. 

Além disso, esse software permite que seus usuários recuperem informações rapidamente; que armazenem seus arquivos em ambientes seguros; que compartilhem documentação com os demais usuários autorizados; e também que gerenciem as revisões dos documentos.

Muitas soluções de GED no mercado hoje são voltadas para setores e tamanhos de empresas específicas, capazes de atualizar suas versões e acompanhar as evoluções da tecnologia, proporcionando experiências cada vez melhores para os usuários.

O que torna um aplicativo de GED importante em uma empresa? Como saber qual das soluções é a melhor para o gerenciamento eletrônico de documentos? Quais desafios ele poderá resolver na minha instituição? 

Se você deseja esclarecer esses questionamentos, continue acompanhando a leitura.

Quais são esses desafios?

É habitual que empresas recorram a pastas compartilhadas, dentro ou fora da nuvem. Contudo, isso pode ser um problema à medida que sua empresa cresce e precisa compartilhar documentos com vários utilizadores e em diferentes departamentos.

Sabendo disso, confira a solução para 4 desafios críticos do dia a dia:

  • Demora na localização dos documentos;

Faça uma análise com base no tempo que você acaba perdendo na busca por documentos físicos, procurando em sua caixa de entrada de e-mail ou navegando pelas pastas de arquivos usadas por várias equipes para encontrar apenas um documento. Será que é mesmo necessário desperdiçar esse tempo, no qual poderia estar sendo aproveitado em outras atividades? A resposta é não!

Com um software de gerenciamento de documentos, o tempo de busca é reduzido drasticamente, facilitando o acesso aos usuários e possibilitando que encontrem o que precisam de forma mais rápida e prática.

  • Controle eficiente de permissão de acesso aos documentos;

Em uma empresa, os acessos aos arquivos e pastas do servidor precisam ser controlados e restritos, ou seja, você só vai liberar acessos a quem precisa utilizar tal documento, assim, ninguém além das partes envolvidas deverá ter acesso aos mesmos. Se houver uma chamada para centralização de informações confidenciais, você poderá restringir o acesso, garantindo que apenas pessoas verificadas possam visualizá-los.

Rastreabilidade de movimentações de documentos;

Um software de GED que possua uma ferramenta de fluxos, também conhecido como workflow, permitirá automatizar os processos de revisão e aprovação com mais eficiência. Você saberá exatamente quem assinou o documento e quem ainda precisa revisar sem buscar aprovação por e-mail ou bate-papo.

  • Confusão no Controle de Revisão de Documentos;

Imagine a situação: você finalmente encontra o documento que passou horas procurando, mas não tem a certeza se é a versão mais recente ou se existe realmente outra versão atualizada em um local diferente da empresa. O que, com certeza, acarretaria em um trabalho duplicado, não é mesmo?

Sabendo disso, um Gerenciador Eletrônico de Documentos eficaz permite que as principais partes interessadas gerenciem o ciclo de vida do documento para obter o máximo de controle. Com mecanismos de controle de revisão, você pode capturar detalhes do histórico para maior responsabilidade e rastreabilidade, sempre tendo a versão mais recente de seus documentos.

Conheça algumas outras soluções GED!

Nos tópicos acima, você pôde entender melhor sobre os desafios e as soluções que um GED pode solucionar no cotidiano. Contudo, além disso, ele contribui em sua corporação em outros aspectos dos quais você confere logo abaixo com mais detalhes:

  • Configurar fluxos de trabalho de aprovação.

Caso determinadas pessoas necessitem abrir arquivos ou pastas restritas, seria preciso enviar uma solicitação aos supervisores ou a outro líder. Mas, com as soluções de gerenciamento eletrônico de documentos, uma empresa tem a possibilidade de sistematizar o processo configurando um fluxo de trabalho de aprovação. 

As regras podem ser determinadas durante o procedimento de configuração para fornecer acesso condicional  a determinados usuários. Fazendo com que possam abrir e visualizar dados confidenciais sem aguardar a aprovação de um gerente.

  • Proteção e cumprimento de regulamentos.

O dever das empresas é garantir a conformidade regulamentar com sua base de dados, ou melhor dizendo, ela precisa garantir que as informações dos colaboradores e clientes estarão seguras e protegidas devidamente. E, para isso, podem assegurar com diferentes soluções de gerenciamento eletrônico, utilizando recursos de criptografia que os mesmos oferecem.

Para certificar uma maior segurança das informações, uma automação pode aplicar a autenticação de dois fatores. Além da autenticação, existem outros recursos de segurança disponíveis, como o rastreamento e registro das atividades, logs de auditoria e gerenciamento do ciclo de vida dos documentos.

  • Personalização completa do sistema.

Quando os colaboradores adotam um novo sistema, esperam que tudo esteja configurado para que possam começar a trabalhar sem mais atrasos. Isso torna importante a personalização de um aplicativo antes de ser implantado na organização. Uma área em que uma empresa moderna prestaria atenção é a estrutura de pastas.

Com ela, é mantido as coisas organizadas e permite que os usuários encontrem determinados arquivos e pastas manualmente ou localizem as pastas onde precisam armazenar documentos. E, quando os usuários entendem de uma só vez como uma plataforma é organizada e como ela atua, podem finalmente gastar mais tempo trabalhando realmente em suas funções.

Nas áreas de trabalho do Windows ou Mac, as empresas já podem possuir certas regras de nomeação de arquivos a serem seguidas, podendo então, ser conduzidas para uma plataforma de gerenciamento, garantindo consistência e uma recuperação fácil e rápida de informações. Além de tudo, as corporações devem dar prazos aos seus sistemas para treinamento, à medida que os colaboradores aprendam o funcionamento.

Como a Destaque pode ajudar sua empresa?

Ao agregar as soluções de GED, uma instituição irá eliminar as mais diversas falhas, como arquivos extraviados e informações inacessíveis. E essa é uma atitude que trará consequências positivas, levando os colaboradores a serem mais produtivos em seu trabalho, uma vez que esses pequenos contratempos são eliminados por completo, permitindo que se concentrem melhor nos serviços que precisam desempenhar. Por isso, eles podem colaborar muito para o crescimento da empresa e dedicar recursos de negócios inteiramente para esse fim.

Segurança nunca é demais, dessa maneira, procure por medidas adequadas que visam resolver suas necessidades, ou então, procure contratar serviços especializados nas resoluções desses problemas para te auxiliar da melhor maneira possível.

Diante disso, a Destaque possui soluções como o McFile, que transformou a gestão das empresas que tomaram a decisão certa de utilizar nosso software. Com ele, você tem a certeza de que seus documentos serão guardados da melhor forma possível e sem dores de cabeça!

É por meio desse software que tornou-se muito mais do que possível realizar as operações necessárias no cotidiano de seu negócio, pois ele conta com inúmeras aplicabilidades, como permitir a manipulação de qualquer informação digitalizada, inserção com o e-mail para a realização de todo o procedimento e entre outras das mais variadas utilidades que fazem imensa diferença no proceder das tarefas.

A Destaque oferece os melhores serviços de gestão documental do mercado, com métodos de organização eficientes e que melhor se encaixam em seu negócio, cumprindo com todos os parâmetros de qualidade e segurança, auxiliando no sucesso e progresso de demasiadas empresas.

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