Você já conhece a Destaque? Fundada em 1998, a experiência da Destaque no ramo de gestão documental assegura a qualidade nos processos de arquivamento e recuperação, tudo através de um rigoroso controle de arquivos e infraestrutura moderna.

Sendo assim, a Destaque desde o início, distingue-se pelo o cuidado na preservação e segurança da informação, aliado à agilidade na prestação de serviços. 

No entanto, para que toda empresa seja de sucesso, ela precisa contar com diferenciais, e com a Destaque não é diferente! Abaixo listamos 3 pontos que nos tornam a empresa com maior relevância no mercado de trabalho e que podem fazer você contratar nossos serviços. Confira:

  • Prezamos pela inovação e qualidade em cada processo;

O primeiro ponto que ressaltamos é que a Destaque se dedica em incorporar novos métodos inovadores nos processos, comprometendo-se junto de nossos colaboradores a garantir a qualidade em cada mínimo procedimento, a fim de chegar em resultados promissores para o desenvolvimento de seu negócio.

Um exemplo de inovação oferecida por nós, é um software de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) conhecido como McFile, tendo recursos de rede social corporativa, totalmente na nuvem, hospedados em servidores seguros e monitorados 24 horas por dia.

Com o McFile você garante uma solução completa para ajudar a sua organização a deixar de usar o papel, com um conjunto de ferramentas agregadas para um gerenciamento eficaz, que visa agilizar a rotina de trabalho e certificar o controle de segurança das informações.

Além do mais, você tem a possibilidade de limitar certos arquivos para determinados usuários estabelecidos, enquanto ao mesmo tempo, uma pasta se mostra visível para os demais colaboradores que possuem o acesso. Assim, garantindo o domínio sobre qualquer movimentação documental feita na sua empresa e monitorando quem terá específicas permissões de acesso. 

  • Oferece soluções práticas na gestão documental;

O segundo ponto é que a Destaque também oferece às melhores – e mais práticas – soluções de assessoramento à sua corporação, com atividades que contribuíram para uma gestão documental mais eficiente, juntamente com métodos de catalogação e indexação, guarda de documentos e digitalização.

E para que se possa entender melhor como a gestão de documentos funciona, é preciso primeiro esclarecer as categorias, estratégias arquivísticas, como e qual será o método utilizado, além de outros fatores.

A estratégia aplicada dependerá dos interesses e demandas da empresa, e para isso existem soluções das quais a Destaque está apta a levar até você! Abaixo listamos algumas ferramentas de otimização empregues para solucionar os mais numerosos problemas:

  • Indexação: a indexação consiste na atividade de identificação de um arquivo, em que é crucial esse reconhecimento independentemente do local armazenado, valendo assim, tanto para o mundo físico quanto para o digital. Sendo assim, essa etapa consiste em atribuir categorias, nomes, assuntos, tipos e clientes. Fazendo então,  que a busca por um tipo específico de documento seja mais rápida e fácil de ser encontrada.

Alguns exemplos de metadados que podem ser utilizados na indexação de documentos: 

  • Para faturas, os ramos mais comuns de indexação podem incluir o número da fatura, nome do fornecedor, ID do fornecedor, número do pedido, data da fatura e informações do item de linha.
  • Se os registros estiverem relacionados com instituições de ensino ou do setor médico, os campos de índice podem incluir nome do aluno/paciente, número do registro/matrícula, além de todas as outras informações do paciente/aluno com registros médicos ou escolares.
  • Já em sinistros de seguro, os campos de índice podem incluir um número de apólice ou número localizador, provedor, número de controle de documento, número de controle de imagem, etc.

Lembrando que os termos de pesquisa irão variar conforme a categoria, mas podem ser quaisquer dados característicos que eventualmente você buscaria em um documento, desde um número de uma ficha, até o nome do cliente.

  • Serviços de guarda: o serviço de guarda é indicado para as empresas que possuem arquivos em sua rede, assim precisando ser consultados de forma organizada e sigilosa. Com esse serviço, o estado de preservação dos arquivos é mantido em segurança, garantindo a integridade física sem se preocupar com danos.

Mas sabia que a terceirização da guarda de documentos é a mais indicada?

Como até então já se sabe, é fundamental que as informações armazenadas sejam localizadas de maneira ágil, apresentando a organização do acervo como parte de um processo de guarda de modo seguro, prático e eficiente. Por essa razão, é cada vez mais comum que as empresas optem pela terceirização da guarda física.

Posto isto, entenda os benefícios dessa terceirização:

  • Preservação do acervo documental: adquirindo um serviço de guarda, você garante que seus arquivos estejam armazenados em ambiente seguro, com acondicionamento adequado e manuseio correto dos documentos, propiciando a integridade física dos mesmos.

 

  • Aproveitamento do espaço físico: um dos principais benefícios da terceirização da guarda de arquivos é que a sua empresa pode aproveitar o espaço antes utilizado para outras finalidades que possam gerar mais rentabilidade e agregar valor para o seu negócio.
  •  Redução de custos: outro benefício importante propiciado é a redução de custos, já que com a contratação de um serviço especializado, não há possibilidades de possíveis perdas de documentos importantes, evitando processos judiciais e multas elevadas.

 

  • Segurança da informação: com a guarda, sua empresa conta com maior segurança, pois além de possuir um ambiente propício para a preservação, também possui acesso restrito aos arquivos. Dessa maneira, somente pessoas autorizadas poderão acessar e manusear esses documentos, garantindo a confidencialidade das informações.

 

  • Agilidade nos procedimentos: com os documentos guardados de maneira correta e organizada é possível garantir agilidade na localização. Com um sistema GED associado a guarda de documentos, o acesso torna-se instântaneo, promovendo ainda mais agilidade nas rotinas e procedimentos da sua empresa. 

 

  • Digitalização: por fim, a digitalização é o método de inserir arquivos físicos em mídias digitais, reduzindo o acúmulo de espaço em seu ambiente de trabalho, levando eficiência e rapidez, encurtando os processos de busca, sendo possível também a criação de novas maneiras de gerenciamento. 

Por isso, ela é a peça chave para quem deseja administrar o acervo de forma mais ágil. Através dela é possível transformar qualquer artigo de texto em mídia digital, possibilitando a alteração, cópia e manipulação sem a necessidade de alterar a mídia física. Além disso, a imagem do documento fica armazenada na nuvem ou disco rígido.

E, sabendo que a tecnologia anda de mãos dadas com a  produtividade, novamente citamos o software McFile desenvolvido por nós da Destaque. Com ele, além dos benefícios citados em tópicos anteriores, também são oferecidas ferramentas que podem auxiliar ainda mais. Confira abaixo:

  • Reconhecimento Ótico: o reconhecimento ótico possibilita a busca utilizando apenas palavras-chave, o que torna o processo de pesquisa muito mais acessível.

 

  • Segurança: são utilizados sistemas de monitoramento por câmeras de segurança 24 horas, mantendo a seguridade dos arquivos e evitando qualquer tipo de tráfico documental entre empresas.

 

  • Catalogação: a catalogação é feita através de uma metodologia criada especialmente para o perfil de sua empresa, que visa trazer mais agilidade para o seu ambiente de trabalho. Essa padronização é extremamente importante para que os processos de gestão possam fluir com excelência, qualidade e agilidade, facilitando a busca e manipulação dos documentos.

 

  • Adaptação: essa é última etapa do processo e será ela quem dirá se o projeto foi concluído com êxito. Sem a colaboração de todos, o projeto não trará os frutos desejados. Dependendo do número de colaboradores, a adaptação poderá ser feita em grupos, passando por alguns grupos menores e posteriormente para grupos maiores.

 

  • Se preocupa com o atendimento ao clientes.

Concluindo, o terceiro e último ponto que nos faz ter a prestabilidade que você procura, é que a Destaque é 100% comprometida com a qualidade em nossos serviços de atendimento, oferecendo todo o suporte que possa necessitar. 

Nosso time de especialistas em Gestão Documental está sempre à disposição para entender tudo sobre o seu negócio. Somos o parceiro ideal para construir com você o progresso que almeja!

Dessa forma, confira o depoimento de um de nossos clientes:

“Caro Arthur,

Venho aqui agradecer a rapidez e eficiência com que estamos sendo atendidos pela Destaque.

Desde o primeiro contato, quando apenas buscávamos um simples orçamento e recebemos uma verdadeira aula de digitalização e tratamento de documentações, até aqui não temos a fazer outra coisa senão elogiar e agradecer.

Ontem fizemos o primeiro pedido de envio de um prontuário e, em poucos minutos, o mesmo já estava disponível. Foi surpreendentemente sensacional!!

Obrigado Arthur e todos!!!

Cordialmente,

José Luís Pilar

Gerente Administrativo

Clínica da Gávea S.A.”

Nós conquistamos a certificação ISO/IEC 27001:2013 e ISO/IEC 27018:2019. Ambas as normas, reconhecidas internacionalmente, se juntam à já existente ISO 9001:2015, criando o nosso sistema de Gestão Integrado (SGI), que une qualidade com segurança da informação.

Está esperando o que para tomar a decisão certa para sua corporação? Entre em contato agora mesmo com algum de nossos consultores e conheça mais de nossas soluções!

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