Por mais que a tecnologia tenha avançado bastante, muitas empresas ainda parecem ter dificuldade em evoluir quando o assunto é documentos em papel. Por isso, separamos 10 vantagens da documentação em formato eletrônico.

Mas surge a pergunta, por que isso ocorre mesmo durante o período tecnológico que estamos vivendo? Porque muitas vezes existem barreiras técnicas e operacionais que devem ser superadas durante a implementação de sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos. Porém também há benefícios significativos a serem obtidos quando esses sistemas estiverem em funcionamento, confira abaixo essas vantagens:

1. Backups confiáveis: O backup do conteúdo pode não ser feito corretamente e muitas vezes descobrimos isso quando é tarde demais e o conteúdo é perdido. É um requisito regulamentar ser capaz de produzir cópias legíveis e originais de registros e é importante ter uma solução de backup robusta. Uma vez que seus dados tenham sido digitalizados, você pode criar facilmente backups para armazenamento externo. Isso também garante que sua empresa sobreviverá a qualquer desastre.

2. Maior segurança e controle: os documentos podem ser extremamente confidenciais e é fundamental ter segurança e controle adequados sobre quem pode recuperar suas informações. Alcançar o controle usando um papel manual ou sistema de arquivamento é extremamente difícil. Ao mover seus dados para a nuvem, você pode definir permissões para cada documento, pasta ou gabinete e identificar claramente quem recuperou quais documentos e quando.

3. Colaboração facilitada: A capacidade de criar e implementar seus fluxos de trabalho de informações melhora muito a colaboração interna e externa. Por exemplo, um funcionário ou gerente pode identificar onde um arquivo está no processo de aprovação a qualquer momento.

4. Maior pontualidade: a equipe que trabalha em um escritório ou em locais remotos pode obter acesso instantâneo à documentação necessária. Ser capaz de pesquisar um arquivo ou documento em seu computador em vez de pesquisar manualmente em um arquivo economiza tempo. Além disso, como os documentos agora são eletrônicos, muitas pessoas podem visualizá-los ao mesmo tempo.

5. Custos de arquivamento mais baixos: Gerenciar e arquivar documentos em papel pode ser trabalhoso e, portanto, caro. O processamento, armazenamento e recuperação de registros arquivados podem ser melhorados significativamente com a mudança para ambientes eletrônicos.

6. Controle de versão aprimorado: a capacidade de pesquisar um documento ou arquivo específico permite que os usuários identifiquem qual registro é a versão mais atual. Além disso, ver a data e hora da última atualização deste documento oferece grandes benefícios para os usuários que desejam fazer referência ao registro mais recente.

7. Maior eficiência e gerenciamento de arquivos: O processo de gerenciamento de documentos também oferece grandes melhorias de produtividade para sua equipe. Em vez de pesquisar em arquivos para encontrar informações evasivas, basta pesquisar as informações em seu computador. Depois de encontrar os documentos, você pode imprimir uma cópia ou apenas lê-la na tela. Os documentos não são perdidos, pois não há necessidade de arquivá-los novamente.

8. Melhores recursos de pesquisa: Ser capaz de encontrar facilmente informações e conhecimento do conteúdo indexado nos permite melhorar a tomada de decisões e reduzir a quantidade de tempo desperdiçado na busca de informações. A maioria dos softwares de gerenciamento de documentos usa o reconhecimento óptico de caracteres, que é uma tecnologia que permite converter diferentes tipos de documentos, como documentos em papel digitalizados, arquivos PDF ou imagens capturadas por uma câmera digital em dados editáveis ​​e capazes. pesquisa.

9. Conteúdo mais consistente: garantir que o conteúdo tenha formato, nome e controle consistentes não é fácil. Implementando fluxos de trabalho digitais ou projetando como deseja que seus documentos sejam arquivados, você gera conteúdo consistentemente arquivado da mesma maneira. Por exemplo, todas as suas faturas serão arquivadas digitalmente com as mesmas informações exigidas (número da fatura, data, nome do provedor, código de despesas, etc.).

10. Melhor gerenciamento de tarefas: A digitalização de suas informações permite atribuir tarefas aos usuários, se necessário. Recursos avançados de fluxo de trabalho também estão disponíveis e permitem que você encaminhe documentos por toda a organização, mantendo a capacidade de rastrear seu progresso e assinar notificações por email sobre seu status.

Você acha que sua empresa precisa resolver essa questão da modernização de seu sistema de arquivamento? Conte com a Destaque Gestão Documental para deixar tudo mais moderno e acessível!

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Name *