Nestes tempos em que é de vital importância cuidar do meio ambiente e de tudo relacionado à ecologia, o bom manuseio dos documentos físicos no mundo dos negócios desempenha um papel muito relevante. Mas a questão é: temos clareza sobre o quê, quando e como fazer?

Vamos tentar resumir em que consiste um Sistema de Gestão Documental -SGD- e corrigir uma série de mitos que se criaram em torno dele: um deles é cair no erro de digitalizar todos os documentos da empresa, para depois eliminar eles e com isso resolvem um problema de espaço físico, mas além dos altos custos de digitalização, estamos realmente resolvendo o problema ?; Ou o que fizemos foi transferir a desordem que tínhamos nos documentos físicos para uma desordem virtual, com o agravante de não atender às normas de conservação de documentos físicos?, O que poderia levar a empresa a enfrentar problemas jurídicos.

“O sistema de gestão documental é uma política de toda empresa e não de uma área, agência ou gestor”

A primeira coisa que é importante destacar é que o sistema de gestão documental é uma política de toda empresa e não de uma área, agência ou gestor. Confira provas de que sua empresa precisa de um Sistema de Gestão de Documentos abaixo:

Espaço Físico

Documentos invadem a empresa, lugares favoritos, sob escadas, corredores, porões, sob escrivaninhas e qualquer lugar onde você possa colocar uma caixa, um AZ, um tomo ou uma pasta, etc …, digamos em vez de ter um trabalho que o ajude a desenvolver seu objeto social, isso é ocupado com um arquivo inativo e nada lucrativo.

Tempo

Como não há ordem física, não há bancos de dados ou inventários documentais; A procura de um documento ou de uma informação pode demorar horas, dias, semanas e até meses, se olharmos do ponto de vista dos custos ou melhor, dos excessos de custos que a empresa incorre ao gastar milhares e até milhões de pesos, além de perder clientes e acarretar sanções por parte das entidades estatais.

Produtividade

Por não ter documentos ou informações em dia, isso leva a não tomar decisões, não corrigir processos ou atrasar, fica difícil medir a verdadeira capacidade produtiva de funcionários ou colaboradores, tudo isso torna uma empresa lenta e pequena ou nada versátil para as mudanças necessárias para enfrentar um mercado cada vez mais competitivo.

Legal

Atualmente, quase todas as leis empresariais estão solicitando e exigindo que suas entidades reguladas tenham um Sistema de Gestão Documental.

É importante notar que um Sistema de Gestão de Documentos não é um software como muitos empresários pensam. O SGD é uma cultura, uma filosofia, uma política, alguns manuais, que são desenvolvidos de acordo com a personalidade da empresa e as normas legais que regulamentam o arquivo no país.

Um bom sistema traz muitos benefícios, como:

  • A empresa melhora sua eficiência e eficácia, o que a leva a ter melhor produtividade e ser mais competitiva;
  • Reduza custos reduzindo o consumo de papel físico entre 40 a 50% e evite processos desnecessários de reprodução (fotocópia e digitalização) para a empresa;
  • Reduza tempos e melhore processos, tendo fácil acesso a informações e documentos, além de evitar o reprocessamento e até mesmo o uso de pessoal adicional;
  • Libere o espaço físico, que será utilizado para desenvolver o objeto social da empresa;
  • Aprova todos os processos documentais, tanto dentro da empresa como relacionados com fornecedores e clientes;
  • Facilita a implementação de padrões e processos de qualidade, entre outros.

Caso a sua empresa se enquadre em um das provas citadas acima, é hora de tomar medidas o mais rapidamente possível, e entrar em contato com a Destaque Gestão Documental pois com o nosso conhecimento, experiência e capacidade, realizaremos um Diagnóstico de Gestão Documental de sua empresa e com base nisso, aplicar nossos serviços e sistemas mais adequados e ajustado às políticas e orçamento da sua empresa.

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