Como sabemos, arquivo é conhecido como aquele local que é responsável por armazenar os documentos, que as empresas, independente de seu porte e ramo de atuação recebem e também produzem.

Atualmente, as tecnologias digitais cooperam para que algumas atividades possam ser desempenhadas de maneira mais rápida, com maior eficiência; mas mesmo com o uso das tecnologias digitais de maneira frequente, ainda são muitos os documentos que precisam ser armazenados no suporte papel.

Por esse motivo, esses documentos precisam ser organizados e armazenados de maneira correta, para que assim, as suas recuperações aconteçam sempre no menor espaço de tempo.

Existem vários tipos de arquivos e é por essa razão, que será mostrado quais são, e como são definidos os seus objetivos. A caracterização de um arquivo dependerá das competências que são desempenhadas pelas instituições.

Arquivo Público

Os arquivos públicos, como o próprio nome indica, são arquivos que competem ao Poder Público, visando a realização de atividades de natureza pública.

Os arquivos públicos podem ser das esferas federais, estaduais e/ou municipais. Talvez, os mais conhecidos dessa relação, sejam os arquivos públicos municipais.

Esses arquivos armazenam toda a história de um municipio, pois o arquivo público irá demonstrar as funções administrativas e legislativas que foram exercidas pelo executivo e pelo legislativo.

Os arquivos públicos serão os responsáveis por armazenar todos os documentos, independentemente de seu suporte (analógico ou digital).

São enviados para o arquivo também aqueles documentos que foram produzidos ou recebidos por instituições de caráter público e por instituições privadas que executam serviços públicos.

O arquivo público, pode ser considerado como uma importante fonte de informação, e através dele, os gestores podem melhorar questões que se relacionam com a transparência da administração pública.

Os cidadãos comuns também podem se beneficiar dos serviços executados por um arquivo público, afinal, quem nunca precisou da planta de um imóvel para resolver questões de IPTU? Esse é um entre vários exemplos que poderiam ser mencionados sobre a importância de um arquivo público.

O arquivo público é, portanto, indispensável para um eficiente planejamento, controle, transparência e eficácia da gestão municipal.

Embora seja necessário a existência de arquivos públicos nos municípios brasileiros, esse ainda é um braço da arquivologia que precisa ser desenvolvido. A cidade de São Paulo, pode ser mencionada como um exemplo de cidade detentora de um arquivo público.

Para entender mais sobre a missão, visão, competências e atividades de um arquivo público, vale a pena visitar o web site do arquivo público de São Paulo: http://www.arquivoestado.sp.gov.br/site/.

1.1 Competências de um Arquivo Público Municipal

  1. Emissão de certidões probatórias;
  2. Instrumento de gestão e transparência pública;
  3. Reprodução de documentos;
  4. Serviço de informações aos cidadãos;
  5. Serviço de memória local;
  6. Serviços de ação cultural;
  7. Serviços de pesquisa em Diário Oficial;
  8. Serviços de pesquisa histórica e,
  9. Visita guiada.

1.2 É válido ressaltar que:

A Constituição Federal (1988) e a Lei de Arquivos (1991) preveem a criação de Arquivos Municipais, portanto, os municípios que não possuem Arquivos Públicos Municipais estão descumprindo não apenas a Constituição Federal e a Lei dos Arquivos, como também estão descumprindo a Lei da Transparência (lei complementar de 2009) e a Lei de Acesso à Informação (2011).

Arquivos privados

Os arquivos privados também são caracterizados de acordo com as instituições que produziram e/ou receberam os documentos.

Esses arquivos são constituídos a partir de documentos que expressam a vida e as atividades que foram desenvolvidas por uma pessoa física ou jurídica.

Ressalta-se que, esses arquivos podem ser declarados como de interesse público ou social pelo presidente da República, devido o conteúdo dos documentos, que podem registrar marcos ou dimensões significativas da história social, econômica, técnica ou cultural do país e, portanto, podem ser declarados de interesse público e social por meio de decreto presidencial.

A Declaração de interesse público e social é estabelecida na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, no Decreto 4.073, de 3 de janeiro de 2002.

Os arquivos privados podem ser subdivididos em alguns grupos, tais como:

  1. Arquivos eclesiásticos: referem-se aos documentos que são originários das igrejas. Esse tipo de arquivo é rico em documentos que atendem não somente a necessidade da igreja, mas, também interessam aos cidadãos. Os maiores arquivos são da igreja católica, devido principalmente ao fato da tradição católica no Brasil. Esses arquivos podem ser compostos por: livros manuscritos (exemplo: livros de batismo); fotografias; mapotecas; correspondências; músicas (exemplo: partituras) e etc. Saiba mais a respeito em: http://www.arquisp.org.br/curia/arquivo-metropolitano.
  2. Os arquivos empresariais: diariamente crescem as demandas de documentos desse tipo de arquivo. Essas demandas de informações ocorrem devido a necessidades específicas da instituição, isto é, devido a questões referentes a fiscalizações, notificações, auditorias, processos trabalhistas, dentre outras necessidades. Diante desse cenário, é necessário que os documentos estejam organizados de tal forma que possam ser acessados sempre que for necessário, evitando, portanto, prejuízos financeiros as instituições.
  3. Arquivos médicos: nesse tipo de arquivo existem dois grandes grupos de documentos, ou seja, os documentos que se referem a vida dos pacientes (prontuário médico) e, os documentos que fazem parte da rotina administrativa do hospital. Aqui podemos encontrar uma grande variedade de documentos, pois, são originados de inúmeros departamentos que colaboram para o bom e pleno funcionamento do hospital, como exemplo, podemos citar os documentos pertencentes ao departamento de Recursos Humanos, Contabilidade, Financeiro e, assim por diante.

 

Encontram-se também nesse cenário, os arquivos pessoais que contemplam trajetória de vida e/ou a carreira de uma personalidade. E, por essa razão, esses arquivos originam-se sempre de pessoas físicas.

É nesse arquivo que comumente encontramos cartas, correspondências, telegramas, fotografias, diários dentre outros documentos que demonstram a naturalidade, as pretensões, os sentimentos e, até mesmo os relacionamentos do indivíduo. Assim os arquivos pessoais reúnem documentos que se relacionam à vida familiar, civil, política, intelectual, científica, artística, religiosa de um indivíduo.

Graças ao recebimento ou produção de documentos ao longo da vida, que são gerados os arquivos denominados como arquivo pessoal.

Um bom site para se conhecer mais sobre o assunto é o web site do CPDOC- Centro de Pesquisa e Documentação de História Contemporânea do Brasil:  https://cpdoc.fgv.br/acervo/arquivospessoais.

Os arquivos estão presentes em nosso cotidiano, seja esse pessoal ou empresarial, pois, não há como negligenciar que os documentos fazem parte das nossas rotinas. Por isso, os arquivos estão presentes em muitos lugares, porque a produção e, também o recebimento de documentos é uma realidade da grande maioria das instituições.

A Destaque tem uma equipe de profissionais apta a ajudar em relação a melhorias sobre organização, espaço físico e acesso aos documentos. Quer saber mais sobre esse assunto? Entre em contato conosco, trabalhamos com ferramentas que podem transformar seu arquivo, evitando transtornos no seu ambiente de trabalho.

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