É cada vez mais comum nos depararmos com empresas que contratam serviços terceirizados de organização, acondicionamento e gerenciamento de documentos. Essa prática acontece porque muitas dessas empresas não estão focadas em organizar seus arquivos de forma correta, devido às tarefas diárias e outras constantes demandas.

A guarda profissional e sistematizada de documentos minimiza riscos e garante agilidade na gestão documental. O mais interessante disso tudo, é que esse tipo de serviço não está restrito somente aos grandes negócios, mas também pode gerar economia e muitos outros benefícios às empresas de pequeno e médio porte. A seguir, veja 5 vantagens em adotar essa prática:

 

Redução de custos

 

Contrário ao que se pode imaginar, é possível economizar recursos financeiros, se a gestão documental da sua empresa for terceirizada. O primeiro ponto a ser considerado, é a liberação de espaço físico, que tem um valor monetário muito grande, principalmente para lojas e empresas.

Outro fator relevante são os danos que tantos papéis impressos causariam ao meio ambiente. Dessa forma, adotar um sistema que utilize software, além de garantir menos poluição, evita também custos adicionais que poderiam surgir caso algum arquivo seja danificado ou perdido. Ninguém quer esse tipo de problema, certo?

 

Segurança na guarda de documentos

 

Por falar em arquivo perdido ou danificado, a segurança sempre foi fator relevante quando o assunto diz respeito a documentos ou informações de terceiros. Dessa maneira, se a estratégia da empresa é manter a proteção e o sigilo, a terceirização da guarda de documentos é uma escolha necessária.

Todos que lidam com papéis ou documentos arquivados fisicamente, sabem como é perigoso ter somente uma cópia, devido ao risco de perda ou da própria deterioração causada por ações temporais. Por isso, ao optar por serviços especializados em arquivamento, questões como as citadas anteriormente, não serão mais problema.

 

Redução de tarifas burocráticas

 

Se os processos administrativos da sua empresa não estão eficientes e eficazes, alguma coisa está errada. Talvez, as pessoas possuam demandas maiores do que são capazes de realizar, e quando a tarefa é arquivar documentos, garantimos que isso não costuma ter fim. Muito pelo contrário, os documentos vão acumulando até chegar a um ponto em que não se acha nenhum.

Quando uma empresa especializada no armazenamento de documentos é contratada para oferecer consultoria e/ou um software, o processo de arquivamento passa a ter um gerenciamento técnico, simples e otimizado, além de claro, economizar recursos humanos da empresa.

 

Agilidade na localização

 

Ter acesso aos arquivos com facilidade e rapidez é o sonho de qualquer pessoa dentro de uma empresa, ainda mais para aqueles que lidam com grandes volumes de informações, que vêm junto às atividades diárias.

Agora, já pensou que ótimo seria uma ferramenta com um sistema de busca hierarquizado? Isso pode se tornar realidade mais fácil do que se imagina.

Ao terceirizar o serviço de guarda de documentos, os arquivos da sua empresa ficam organizados em uma plataforma online, onde serão acessados a qualquer tempo e em qualquer lugar. Ufa!

 

Qualidade no arquivamento

 

Acabamos de ver a facilidade que seria para achar em uma plataforma, um arquivo digitalizado. Mas as vantagens não se resumem somente à localização. Além disso, podemos contar com a melhor integração dos dados, facilidade de visualizar as informações e ainda a possibilidade de ter os arquivos salvos de invasões ou extravios.

Algumas empresas que trabalham com a terceirização, ainda oferecem como serviço, o transporte de documentos por veículos rastreados, o controle da quantidade de arquivo gerado e a destruição segura de papéis conforme a legislação ambiental.

Confiar os dados da sua empresa a um terceiro é um assunto sério. Você não vai querer entregar toda a história de uma empresa nas mãos de qualquer pessoa. Por isso, é importante pesquisar as melhores ferramentas e consultorias do mercado de guarda de documentos para escolher a que seja mais digna da sua confiança e ofereça os melhores benefícios.

Para beneficiar a sua empresa com essas vantagens, o ideal é buscar um serviço que seja mais completo, capaz de acondicionar, organizar e também gerenciar. Outra opção é terceirizar a organização fora ou dentro da empresa e guardá-los dentro da própria corporação. Dessa forma, é pertinente que o serviço seja customizado conforme a necessidade da companhia.

E então? Quer ter todas essas vantagens para a sua empresa? Comece a pensar em terceirizar a gestão de documentos da sua empresa. E se precisar de ajuda em como começar e quais pontos considerar, marque uma avaliação grátis do seu negócio que nossos consultores irão te ajudar a compreender a gestão documental e como ela pode ser benéfica para sua empresa.

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